浅谈物联网RFID技术在资产管理的应用

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一、学校固定资产概述

(一)学校固定资产的定义学校固定资产是指使用年限在一年以上、一般设备单位价值在1000元以上，专用设备单位价值在1500元以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态不变的资产。单位价值虽未达到规定标准，但是使用年限超过一年的大批同类物资(如图书、家具、用具、装具等)，也应当确认为固定资产进行管理。学校固定资产一般分为六类：房屋及构筑物；专用设备；通用设备；文物和陈列品；图书、档案；家具、用具、装具及动植物。(二)杭州市教育局直属学校固定资产管理现状在2018年度杭州市行政事业单位国有资产年度报表中，杭州市教育局直属学校的固定资产占据学校国有资产总量的90%以上，学校的绝大部分国有资产是以固定资产的形式呈现的，固定资产总体规模庞大。目前杭州市教育局直属学校固定资产管理使用杭州市财政局的资产云系统。通过资产云系统运行，资产管理员完成资产录入、报废、统计、查询、折旧、月结、月报等功能，并与财务管理员逐项逐月进行资产数据核对。从资产账务核算的角度，资产云系统能较好地完成学校资产新增、报废、计算折旧等财务核算方面的需求，财产会计与财务会计达成良好的制衡内控。但资产云系统的服务对象主要是市财政局，它的设计功能更多致力于满足政府宏观管理和统计需求，对固定资产使用过程中的精细化管理需求无法兼顾。对于学校固定资产生命周期内的日常管理，大部分学校借助EXCEL电子表格进行统计分类管理。

二、现阶段杭州市教育局直属学校固定资产生命周期管理存在的问题

(一)固定资产具有价值高，周期长，使用地点分散，使用人或使用地点容易发生变动等特性，使得管理难度较大。特别是近年来，科技迅猛发展，教育投入逐年加大，一些新型固定资产日趋复杂化，很多固定资产不再是传统意义上的一个单件，而是由很多的组件集合成一套设备，如学校的网络系统、视频监控系统、广播系统等等。在其生命周期内如何对这些固定资产进行有效管理，避免成套设备组件的流失和监管缺失，成为学校固定资产日常管理中的重点和难点。(二)固定资产管理制度不健全。从各级各类财务专业书刊查阅，涉及到固定资产的管理多为财务核算方法的要求和规范，对于固定资产生命周期内的日常使用管理并没有太多明确的规范。学校购入固定资产后，对资产的整个生命周期没能做到有效的跟踪管理。(三)随着学校办学规模扩张，一校多区办学的情况越来越多。资产下发后，分属不同校区、不同部门。因教学需要，部分固定资产会在校区内不同部门之间流动，更有部分固定资产会在不同校区之间产生流转，这些情况给固定资产管理提出了新的挑战。(四)固定资产盘点采用手工记录方式，工作量大，盘点周期长，效率低。

三、学校固定资产生命周期管理改进对策

(一)运用物联网rfid技术设计建设固定资产管理信息化系统，实现固定资产信息化智能化管理百年大计，教育为本，近年来政府对教育部门固定资产投资规模庞大。传统的固定资产管理模式手段陈旧，效率低下，已不能满足新时代固定资产管理的需求。改变传统管理模式，促进学校固定资产管理制度化，规范化，智能化，可以运用物联网RFID技术设计建设固定资产信息化管理系统。RFID(RadioFrequencyIdentification，即射频识别)技术是一种利用射频信号在空间耦合实现无接触的信息传输，并通过所传输的信息自动识别目标对象的技术。RFID系统如同物联网的触角，使得自动识别物联网中的每一个物体成为可能，是构建物联网的基础。运用RFID技术设计建设固定资产信息化管理系统可以实现固定资产全生命周期自动追踪管理，实现资产管理中的人、地、时、物同步管理，实现固定资产信息化智能化管理，以精细化管理实践提升固定资产管理能力。这是学校固定资产管理工作的创新。(二)固定资产信息化智能化管理设计方案如何设计固定资产管理信息化系统，实现学校固定资产的生命周期管理活动与系统有效整合，发挥物联网RFID技术优势呢？本人经过与浙慧科技有限公司陈总和软件工程师多次沟通，对RFID物联网技术优势有了一定了解，结合学校固定资产生命周期管理实际需求，对固定资产信息化管理系统的设计建设提出以下架构方案和功能模块。1.权限设置。权限由系统管理员统一管理。系统管理员可根据实际工作需要调整权限分配。一般情况下，系统管理员由财产会计兼任。财产会计负责系统资产数据的全面维护，进行全部业务操作。行政校长、总务主任、财务会计可以查询学校资产的全部数据，校区资产管理员可以查询本校区资产的全部数据，各分类资产管理员可以查询分管的资产数据。2.固定资产分类。在系统设置固定资产分类上，与市财政局资产云系统相统一：相同的国标分类编码、国标分类名称和预计使用年限(月)。3.数据导入导出工具。系统支持固定资产数据的批量导入导出。通过设定格式实现对历史数据的迁移，完成系统初始数据库建设。在后期应用过程中可以根据管理需要导入或导出相关资产数据。4.查询功能。系统需要具备强大的查询功能，可以从不同的维度查询，以满足不同的管理需求。如按校区、分类资产管理员、处室、资产类别、单价、金额查询等等。5.固定资产入库管理模块。当购置的固定资产送达验收时，财产会计需要填制固定资产入账单，根据填制的入账单，系统自动生成固定资产卡片。每月末系统可进行固定资产增减变动汇总，并可以导出汇总表，以方便财产会计与财务会计核对。根据入账单填制固定资产记账凭证。根据记账凭证生成固定资产、固定基金总账记录。月末结账，自动生成固定资产明细账汇总表和固定资产报表。6.固定资产借用管理模块。教职工借用学校固定资产，在系统设定模块中填制借用单，系统根据借用单信息自动获取固定资产存放地点变动信息。7.固定资产校区调拨管理模块。部分固定资产购入在某个校区使用一段时间后，因教学需要调拨到另一校区使用，需填制固定资产校区调拨单。在系统中填制校区调拨单后，该项固定资产相关信息实时变更更新所属校区，并且事后可追踪设备调拨时间及信息。8.固定资产汇总表和固定资产报表模块。在系统设置固定资产汇总表和报表功能时，与杭州市教育局要求报送的季报表项目相统一：不仅按照六大类固定资产进行分类统计，还要对市财政预算管理要求单独统计的十大类资产及当前资金投入较多的新型设备进行单列统计。十大类资产是：台式机、便携式计算机、打印设备、扫描仪、复印机、投影仪、照相机、速印机、传真通信设备、摄像机。资金投入较多的新型设备或管理上需要单列统计的资产有：网络设备、掌上电脑、各类车辆、视频会议系统设备、视频监控设备等。9.固定资产盘点管理模块。系统通过RFID标签为每一个固定资产提供唯一标识，俗称“二维码”。系统提供二维码生成和打印功能，打印内容除了二维码，还可以设定提取资产卡片中的关键字段，如：单位名称、资产名称、资产编码等。固定资产盘点时，可按部门或管理人员生成盘点表。通过手机扫描二维码阅读资产信息，进行固定资产核查，并借助互联网网络实现实物与固定资产管理系统的连接，实现数据的互联互通，实现盘点结果统计信息化，提升固定资产管理效率，保障资产账实一致。对固定资产二维码扫描清查后，系统能够对已清查资产显示反显色，以明显区别尚未清查盘点的固定资产。系统可以通过查询功能查询并导出尚有哪些资产还未盘点。通过统计查询功能，全面掌握应盘，已盘，盘盈，盘亏数据。10.固定资产报废管理模块。杭州市财政局对固定资产报废有一套规范的操作流程，必须在市财政局资产云系统进行。因此报废模块在学校资产管理信息化系统中不做重点开发，但为了保持固定资产管理的完整体系，系统应当可以查询全部已到达使用期限的固定资产。报废时，可调用固定资产台账中的信息了解情况，资产报废后，从固定资产台账中消除该固定资产信息，转移到资产报废管理列表。11.固定资产成套设备管理模块。对于按成套设备核算计量的固定资产，在建立一条资产卡片的同时，需要对每套设备各组件建立档案清单，每套设备指定管理负责人。成套设备管理模块是学校成套设备数据集中营，集中学校所有成套设备的详细组件清单。成套设备清单具备导入导出功能，成套设备组件清单可以直接根据合同清单通过格式转换导入系统，转换成为EXCEL可编辑状态，资产管理员根据学校管理需要增加相应资产信息，诸如大件组件的资产编号、各组件资产的存放地点等。成套设备购建时，对组件清单中大件设备逐个粘贴资产编码。每年资产清查时，打印成套设备组件清单，对设备组件逐一清点核查。12.对重点资产的精准化持续管理。结合RFID标签及相关设备构建RFID智能识别网络，形成一个集电脑、智能手机、平板电脑于一体的固定资产智能跟踪管理平台，完成对电子类固定资产生命周期全程监管，实现对电脑、投影仪、打印机、交换机、空调、广播设备、视频监控设备等带电运行资产的精准定位，实时了解它们的使用状态，及时警报故障，减少资产闲置，提高资产使用效率。对实训室、机房固定资产进行可视化管理，提高学校实训设备和机房设备的使用效率。(三)固定资产信息化智能化管理系统的设计建设总体要求：采用全面的权限管理机制，确保固定资产数据库安全可靠；在设计上考虑可扩展性，为后续的管理需求深化扩展预留空间；操作简单、方便、快捷；节约人力资源投入，减轻资产管理员工作量，提高资产管理效率；与市财政局、教育局主管部门相关管理要求无缝对接，同时满足学校固定资产日常精细化管理要求。运用物联网RFID技术设计建设学校固定资产信息化智能化管理系统，让学校的资产管理达到质的飞跃。

四、结束语

固定资产是学校资产的核心，是保证学校教育教学正常进行的基础。保护学校固定资产完整无缺，杜绝国有资产流失，充分挖掘资产潜力，提高固定资产使用效率，是固定资产管理的目标。将物联网RFID技术应用于固定资产管理可以大幅提升固定资产管理水平与管理效率。感谢浙慧科技有限公司陈总和软件工程师，他们耐心听取我的意见，充分理解学校财产会计在资产管理工作中的难点和痛点，运用物联网RFID技术设计建设一套固定资产信息化智能化管理系统，把文章中提及的管理诉求在系统中一一加以解决，让学校的资产管理水平和管理效率达到质的飞跃。但技术与实践的结合不是一蹴而就一成不变的，二者之间还有很长的磨合、融合、提升、完善过程，RFID技术优势需要在实践中不断挖掘、总结、再应用，以发挥更大作用。

参考文献：

[1]高建良，贺建彪著.物联网RFID技术与原理[M].电子工业出版社出版，2013，07，01.

作者:黄赛勤 单位:杭州市开元商贸职业学校