校园资金的财务核算研究

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校园一卡通系统资金平衡及流转分析

校园一卡通系统的资金平衡是指流入一卡通系统的资金等于流出的资金与滞留系统内的资金之和［8］。如果用MI来代表流入一卡通的资金，用Mo来代表流出的资金，用Ms来代表滞留的资金，一卡通系统的资金平衡可表示为MI=Mo+Ms，其中，流入资金流MI包括:圈存充值总金额、现金充值总金额和已领取的补助总金额。当系统资金不平衡时，通常以系统资金差异表示，用MD代表系统资金差异，则MD=ABS(MI－Mo－Ms)，即流入系统的资金总额与流出系统的资金总额的差额再减去滞留在系统内的资金总额的差额的绝对值［9］。正常情况下，卡的流入资金是所有持卡人的校园卡增值类交易之和，流出资金是所有持卡人的校园卡减值类交易之和，一卡通系统内的滞留资金是在账务日终结转后所有持卡人的校园卡余额之和，系统资金差异应该为零。图1为校园一卡通系统整体资金流转图，每——实际货币流转;－－—电子货币流转张校园卡与银行卡之间为唯一的对应关系;每个商户在一卡通系统中只有一个独立账号;学校在银行设有一卡通独立账号［10］。从图1可以看出，校园一卡通系统的资金流动主要沿两条线，一条是以校园卡为物理载体的虚拟电子货币的流转，如图1中虚线所示;另一条是以校园卡专户资金为会计核算对象的实际货币的流转，如图1中实线所示。资金具体流转过程如下:持卡人通过校园各区域的人工服务点向校园卡内现金充值，或者在圈存机上转账，将银行卡上资金向校园卡账户划转，资金开始流入一卡通系统;结算中心根据各人工服务点现金充值的存款单和银行的转账凭证核算校园卡专户资金的增加［11］。持卡人通过刷卡消费，资金从持卡人账户流向系统中的商户账户;结算中心以一卡通系统提供的清算报表为依据，将资金定期划拨给商户，一卡通专户资金减少。一卡通系统资金按日清算并生成各种清算报表，而结算中心对商户的清算是定期清算，清算日校园卡专户资金的结存为持卡人的校园卡账户余额之和。综上所述，校园一卡通系统和结算中心会计核算系统都以持卡人的校园卡账户为会计核算的主体，两者的资金流程反映的是同一个问题的虚实两个方面。

系统资金的财务核算与核对

一卡通系统以卡户、商户和银行为主要数据处理对象，对当天的业务数据进行收集、核对，相符后再将业务数据传递到系统中作为正式档案归档;对各实体之间的往来关系，系统经过自动采集、处理、严格审核后形成正式记录，最后形成各种业务报表如清算报表、财务报表等。一卡通系统数据记录是结算中心对校园一卡通系统资金进行财务核算与核对的依据。现金充值业务的财务核算与核对是以现金充值汇总及明细表为依据，对各人工服务点现金充值的存款单进行核对，相符后记录会计凭证，借方为银行存款，贷方为校园卡专户资金;若借贷不相符，就会出现现金长短款，当出现该情况时应仔细分析原因并及时处理问题。一卡通系统中任何一笔充值和交易都包括写卡和写库两个过程。现金充值汇总及明细表是根据各充值员现金充值业务的写库流水编制的，各充值员每天收款结账以存款机上打印出的数据为准，该数据为各充值员现金充值业务的写卡流水的汇总。一般情况下写库与写卡一致，现金充值表和存款机结账数据两者也一致。当两者不一致时，很容易让充值员和对账人员误认为长短款，此时需要仔细分析才能发现错误。例如:现金充值表显示某日某充值员现金充值额为18650元，而充值员当日的现金存款为18600元，少50元，并且充值员当日的现金存款却与存款机结账数据相符。查询该充值员当天的交易流水发现某同学在同一时间先后充入两个50元，因此该同学则是需要查询的主要对象，通过查询发现该账户由于卡库余额不一致已经被系统冻结。一卡通系统具有卡库对账功能，超过警戒额度时系统会自动对该账户作冻结处理。据了解充值员在为该同学充值时，突然断电，写库50元，写卡没成功，充值员认为没充上，又操作一次，于是就出现了上面的情况。查明了原因，以库为基准做卡片校正后再取款50元使问题得以解决。圈存系统是第三代校园一卡通的主要子系统之一，其功能为与银行合作，共同完成由银行卡向校园卡转账的操作，结算中心根据银行的转账凭单进行财务核算。由于系统涉及两个网络，即校园网和Internet网络之间的通信，当网络通信出现故障时，就会出现转账不成功的记录(持卡人银行卡的钱已下账，而校园卡未上账)。一卡通系统虽然提供了银行卡转账的流水与校园卡存款的流水自动对账功能，并能够在生成的银行转账汇总表和对账清单中提供转账不成功的金额、笔数及每笔的详细信息，但是根据实际操作过程可以发现，系统自动对账功能提供的信息未必完全正确:有时提供了个别转账已成功的记录;有时将个别转账未成功的记录遗漏。工作人员以两表提供的信息进行银行圈存业务核对时，应特别注意以上两种情况。应以日报表数据为标准，将日报表中银行存款借方发生额与银行转账汇总表中本地发生额相核对，如果相符，可断定两表提供的信息正确;如果不相符，若日报表中银行存款借方发生额小于银行转账汇总表中本地发生额，可断定两表提供的信息中包含个别转账已成功的记录，工作人员还应进一步根据对账清单提供的详细信息，将持卡人的银行交易流水与校园卡流水相核对，确认转账不成功记录，剔除转账成功记录;若日报表中银行存款借方发生额大于银行转账汇总表中本地发生额，可断定两表将个别转账未成功的记录遗漏，工作人员应查询银行转账流水、一卡通转账流水等信息，进一步发现未被提供的转账不成功的信息。通过以上核对，确认转账不成功的信息后，工作人员以向持卡人校园卡充值的方式补上未转上的资金。这样在该环节中产生的错误就可以被发现并更正，从而保证了持卡人的资金数额正确。结算中心以系统提供的清算汇总表为依据，定期将校园卡专户资金支付(划拨)给各商户。借方为校园卡专户资金，贷方为银行存款(商户账户)。结算中心的主体单位可以是银行、校内银行(资金结算中心)或财务处。当结算主体是银行或校内银行时，各商户在所属银行或校内银行开户的，可定期划拨到商户开户账户。持卡人消费时，一卡通系统中持卡人账户资金减少，同时通过网络将记录上传到商户，商户资金增加。由于各种原因，比如在脱机消费的情况下，有可能造成数据不能上传到商户，因此一卡通系统中设置了平账账户，系统根据平账处理的原则，将丢失的数据计入平账账户。正常情况下平账账户的发生额极少，不会影响商户的收入状况;如果平账账户发生金额较大，一定有异常情况。处理异常情况的程序一般如下:无论商户、结算中心或卡务中心，谁发现问题都应该及时向卡务中心反映情况，卡务中心排查造成异常情况的原因，处理问题。同时分析交易流水，向结算中心提出调账处理的书面报告，由结算中心工作人员通过一卡通系统调账功能，调整系统账，借方为平账账户，贷方为＊＊商户。这样就将商户丢失的流水从平账账户还给了商户，保障系统的正常运行和商户资金的安全。

资金余额调节表的编制

通过分析校园卡系统资金的流转，可知校园一卡通系统和结算中心会计核算系统都以持卡人的校园卡账户为会计核算的主体，两者的资金流程反映的是同一个问题的虚实两个方面。清算日两者结存资金均为持卡人校园卡账户余额。由于一卡通系统交易存在脱机消费等原因的特殊性，平账账户也滞留了部分资金。一卡通系统中的日报表是各种报表的核心，也是系统对账、发现错账、编制调节表的主要依据。因此结算日，日报表中持卡人校园卡账户余额+平账账户余额=结算中心校园卡存款余额。与编制银行调节表类似，可编制一卡通系统与结算中心专户资金余额调节表。通过余额调节表可以调整两者由于处理错账、清算时间差造成的余额不等，检查一卡通系统资金的安全性和结算中心会计核算的正确性。余额调节表如图2所示。图2中，结算中心已收，一卡通未收的主要情况为:圈存中的错账(转账出现的银行卡已下，校园卡未上)未及时处理等;一卡通已付，结算中心未付的主要情况为:结算日＊＊商户的资金未及时清算，暂存在结算中心等;而结算中心已付，一卡通未付的情况很少。一卡通已收，结算中心未通过以上调整，若左右两边的试算平衡数相等，则表明结算中心财务核算的一卡通资金完全正确，与一卡通系统中资金相符;若左右两边的试算平衡数不相等，则应该继续查找核对，直到相等为止。

本文作者：龚林红工作单位：武汉理工大学