探讨高校财务会计凭证规范管理

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摘要：高校财务档案中会计凭证档案由于数量较大、保管期限较短、装订独特，不利于归档整理及查找利用。保管期限的延长和凭证装订格式的改变，不仅有利于预防法律风险和安全管护，同时也促进了高校会计档案的规范管理。

关键词：高校财务档案；会计凭证；规范管理

2016年6月1日起实施的中华人民共和国财政部国家档案局令第79号《会计档案管理办法》对1998年颁布的《会计档案管理办法》进行了修订,新的《会计档案管理办法》修改了会计档案的定义：“会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案”；调整了行政事业单位的会计凭证范围，具体到原始凭证、记账凭证和传票汇总表，并明确的把行政事业单位的凭证保管期限由原来的15年调整为30年。高校财务档案主要包括高校财务工作中产生的财务报告、会计凭证、会计帐簿和会计报表等，在高校馆藏档案中财务档案不仅数量较大、利用率较高而且专业性也很强。2008年9月1日起施行的教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》中在归档范围内把财会类档案单列一个大类：“财会类：按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。”。高校财务档案中会计凭证档案由于数量较大、保管期限较短、装订独特，在财务档案归档整理及查找利用方面都非常繁杂。对高校而言新《会计档案管理办法》的实施对会计凭证保管期限的延长，不仅有利于预防法律风险也促进了高校会计档案的规范管理。

一、会计凭证保管期限的延长有利于促进高校会计档案的规范管理

高校会计凭证是学校经济业务发生或完成的原始记录，是记录经济业务、明确经济责任、按一定格式编制的据以登记会计账簿的书面证明。会计凭证记录经济业务的合法性与合理性，保证了会计记录的真实性，加强了经济责任制。会计凭证的意义在于：记录经济业务，提供记账依据；明确经济责任，强化内部控制，监督经济活动，控制经济运行。1998年颁布的《会计档案管理办法》把会计凭证类档案的保管期限定为15年,由于保管期限短，到期凭证要及时销毁，部分高校认为凭证装盒造成浪费，一直是不装入凭证盒就将凭证入库，直接摆放在库房柜架上造成库房管护及查阅利用的不安全和不方便。多年来,由于会计档案中相关会计凭证因满足《会计档案管理办法》和《银行会计档案管理办法》规定的销毁条件已被依法销毁，查找不到相关收缴款项证明,“导致部分经济案件事实难以查清，司法部门向财政部、国家档案局发出司法建议，建议修订《会计档案管理办法》同时建议细化会计档案交接流程、规范会计档案销毁制度、加快推进电子档案长久保存，以便发生纠纷时分清责任、预防法律风险。”财政部、国家档案局采纳了司法建议，修订后的《会计档案管理办法》将会计凭证、会计账簿等主要会计档案的最低保管期限延长至30年。新颁布的《会计档案管理办法》“明确将电子会计档案纳入会计档案范围，将大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更具参考价值的会计信息，肯定了电子会计档案的法律效力同时要求建立会计档案鉴定销毁制度，推动会计档案销毁工作有序开展”[4]。新的《会计档案管理办法》把行政事业单位的会计凭证范围具体到：原始凭证、记账凭证和传票汇总表，并明确的把行政事业单位的凭证保管期限由原来的15年调整为30年，对高校而言不仅有利于预防法律风险也提高了对会计凭证档案的重视程度,促进了高校会计档案的规范管理。

二、会计凭证改为A4规格装订既符合工作需要，更有利于长期保管利用

新《会计档案管理办法》将会计凭证档案的最低保管期限延长至30年，提高了国家对会计凭证档案的重视程度。高校财会人员和档案管理人员在贯彻落实《会计档案管理办法》的同时，更要坚持做好各项基础工作。认真进行分类整理，对每张凭单仔细核查,凭证汇总后要检查凭证是否顺序排列，其中是否有缺号断号，要及时查明原因进行调整或补缺，同时还要认真检查凭证附件以及凭证上财务主管、复核、记账、制单、附件等印章是否齐全。会计凭证装订后要对凭证封面的凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章进行核查。最后按照规定编好卷号，在凭证盒脊上加盖年月号、分类号以及凭证起止号码后将装订好的凭证装入盒内，按照顺序入柜，以便于会计凭证的日常保管及查阅。高校会计凭证多年来一直沿用24厘米*12厘米的大小，必须要专门印制。由于近年来会计政策的变化，凭证中所附资料越来越多，大部分都是A4大小的，比如各种审批合同、说明等等，导致每月装订凭证时工作量特别大，就A4纸折叠成凭证纸的大小，即费时又不方便查找利用。规整的A4纸非要叠成凭证纸那么大，每次查阅凭证还要再翻开来看，查阅的次数多了特别容易损坏凭证。部分财务部门在归档整理会计凭证时规格也不同，有24厘米*12厘米窄长条的，也有A4纸规格的，给会计档案装盒、排架造成极大困扰。由于规格不同，相关附件不能排在一起，形成断号等问题，给查询利用工作也带来了不便。就此问题，多年来各行业都有反映，要求将会计凭证改为A4规格。通过咨询专家以及查阅中国现行会计制度和记账规则都没有对“会计凭证装订规格”做过硬性规定。也就是说只要符合工作需要，可根据本单位的“原始会计凭证”来源确定会计凭证的规格，根据实际规格装订，只要装订整齐，采用A4规格的方法装订也是可行的，国内很多大型企业都早已改为A4的规格装订凭证。新《会计档案管理办法》实施后，部分高校开始启用A4规格装订会计凭证，由于纸张规格统一，不需要折叠裁减，装订简单，省去了折叠裁减的麻烦，查阅复印也很方便，装盒后排架也很美观。

三、结语

“高校财务档案是高校经济活动记录的凭证和依据，也是高校档案资料的重要组成部分，是高校档案管理中一项专业性、技术性较强的独立性学科，它在高校建设事业中起着重要的作用”。高校会计凭证作为记录经济业务、明确经济责任的书面证据，体现了高校经济责任制度的执行情况。新的《会计档案管理办法》将会计凭证档案的保管期限延长至30年正是为预防法律风险，规范会计档案销毁制度，推进会计凭证档案的长久保存。会计凭证改为A4尺寸即符合工作需要，更有利于装订以及长期保管利用。高校财务部门和档案管理部门不仅要认真《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》，落实新的《会计档案管理办法》，进一步加强高校财务会计档案管理工作，研究制定与新的《会计档案管理办法》相适应的财务档案管理细则，逐步完善高校会计档案管理制度，提升高校会计信息质量和财务档案管理工作效率、管理水平，更好地为高校财务管理工作提供相应服务，全面促进高等院校经济业务发展的需求。加强会计档案的管理工作，保证会计档案妥善安全的管护，有序存放，方便查阅，严防会计档案的损毁，散失和泄密。高校财务工作人员和档案管理人员要加强法律意识，严格履行会计档案查阅、登记制度，严禁查阅会计档案人员在查阅时拆封、抽换或涂划，更要善于改变传统的工作方法，强化会计档案重要性、完整性、机要性的意识，为高校经济活动的记录提供真实可靠的凭证和依据。

参考文献：

[1]财政部、国家档案局令第79号.会计档案管理办法[Z].2015-12-11.

[2]教育部、国家档案局教育部第27号令.高等学校档案管理办法[Z].2008-08-20.

[3]窦京京.会计档案保管期限延至30年[N].人民政协报，2016-01-12.

[4]商务服务.肯定电子会计档案的法律效力，新的《会计档案管理办法》即将实施[EB/OL].http:www.laiwunews，2018-03-12.

[5]温晓云.关于提高高校财务档案利用率的几点建议[J].经济师，2009，（04）：110-111.

作者:詹晋强 王春莉 单位:兰州城市学院