信息化会计档案的问题及战略

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一、事业单位会计档案管理工作现状

（一）会计档案管理制度相对滞后

由于多方面的原因，会计档案的管理目前还没有及时制定相应的管理办法。从技术条件讲，首先是操作系统的版本偏低引起生成的会计信息出现运行问题；其次是系统软件的升级可能会造成旧数据无法读取。这不仅会导致信息资源的流失，而且也会对将来的会计核算带来很多不必要的负担。

（二）会计档案得不到充分利用

在单位内部，作为重要资料管理的会计档案工作，对事业单位的发展具有重要意义。可是由于受到传统思维的影响，事业单位内部通常对支出和收入状况相对重视，没有做好会计档案的管理工作。在经济管理和活动中，会计档案管理也未能发挥它应有的作用和效能。对档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，严重影响了这样工作的开展。

二、事业单位会计档案管理工作应当采取的措施

（一）完善事业单位会计档案管理制度

以事业单位的实际情况为基础，同时，财务部门也要参考财政部《会计档案管理办法》，从实际出发制定会计档案管理制度。细节内容包括定期规范打印产生的会计账簿、报表、凭证、日志等数据条款，然后通过统一装订并存档处理；会计账簿的处理一定要填制科目目录以及启用表，并把单位和账簿名称工整填于封面。同时，文件目录和卷宗目录也要正确填写，并在打印的时候必须附上相应的页码；事业单位的档案移交工作也必须制定专门人员来负责，认真做好交接任务，确保会计档案完整无损和送档和归档无误。对于电算系统产生的会计档案，事业单位要进行必要的备份管理。首先是专用计算机的备份；其次是使用光盘和磁盘备份；然后是对于一些特殊的档案进行异地备份；最后是会计电算化的管理和保存。

（二）加强事业单位会计档案管理硬件管理

事业单位应该设置专门的电子会计档案室，在硬件条件上要具备防潮、防尘和防磁的功能。会计电算化在入库的时候，管理人员必须装入软件盒子中，并且要把这些盒子进行防磁处理后放置在统一的固定位置。建立有效的授权批准制度，便于对这些电子数据的查询和归档。除此之外，研制计算机防火墙和病毒库，确保计算机数据安全，以避免数据丢失和外泄带来的损失。对计算机系统加强监管，一般的计算机不要安装光驱和软驱设备，系统员统一安装必要软件，根本上避免中毒的可能。

（三）加强组织领导，提高会计档案管理水平

在国内，搞好会计档案工作的关键的前提条件是得到领导的高度重视。在会计档案管理人员的招聘上，单位要站在全局利益的高度，择优录取。把那些有能力、有经验、有责任心的人员引进到事业单位的会计档案事业上。设置奖惩措施，优则奖，劣则罚，公平对待。定期组织人员积极学习相关业内知识，把激励制度引进单位内部，不断提高会计档案人员的综合素质和业务能力。与此同时，会计档案管理制度以及《会计档案管理办法》也可以作为会计人员学习的参考内容，让他们从知识和思想上认识到会计档案的重要性。会计档案的借阅手续制度和和使用权限制度也需要不断完善，避免数据流失和泄漏。定期检查存储会计档案数据的盘片，从而避免档案数据的流失。

总之言之，不断完善会计档案管理制度，改进和加强会计档案管理工作，充分利用单位会计档案信息资源，提高信息资源利用效率，使会计档案在行政管理、科研、和后勤服务工作上发挥应有的作用。

本文作者:高宁工作单位:河北广播电影电视局机关服务中心