会计档案科学管控思索

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每个单位在会计核算中，都无时无刻不在产生着经济的活动往来及财务的收支变化。经济活动的往来与财务账目的收支变化，都需要通过会计工作来记录和反映，这是由凭证到账簿、再从账簿到报表的连续的过程，也是一项复杂且要求细致严谨的工作。会计档案是会计工作所产生的专业的材料，是由会计核算总结出的会计资料，也是单位会计工作过程的客观体现。会计档案对发展社会主义经济具有非常重要的作用。第一，从微观方面，增强对基层单位内部的管理，不仅可以促进其经营管理水平的提高，还可为其社会效益的发展提供大量的原始数据；第二，从宏观方面，可以为国家制定经济发展计划开展国民经济的管理及监督等工作，提供稳定真实的会计数据；第三，可以为打击各种经济领域的不法现象提供有力的证据，保护国家财产不至于流失；第四，可成为财政、经济的发展历史的可靠的研究史料。可见，会计档案管理工作科学与否，会直接影响到国民经济的运行、公正经济秩序的确立以及国家各项财政政策的贯彻和实行。下面，笔者就会计档案的科学管理问题谈谈个人的看法。

1.统一领导，分级管理。新中国成立后，有很长一段时间，我国一直没有确立统一的会计档案管理制度，同时也未明确会计档案由哪些部分构成。为此，国家财政部及档案局在1984年联合下发了《会计档案的管理办法》（以下简称《办法》）。这一《办法》的出台，不仅加强了对会计档案的科学化管理，还确立了统一的会计档案管理工作制度。由于计算机不断在会计核算中被广泛运用，纸质记录的方式作为重要的媒介在《办法》里有所规定，但并未禁止采用磁带、磁盘等其他具有磁性的介质记录会计档案。按照《办法》的规定，会计档案应实行统一领导、分级管理的模式。一方面，会计档案管理工作是会计工作重要的组成部分，必须遵循会计工作的相关管理制度；另一方面，《办法》是由国家档案行政管理部门统一制定的，而档案的行政管理部门又是会计档案的主管部门，会计档案工作也必须接受档案行政管理部门的监管。因此，各级档案行政管理部门应结合当地的实际，对会计档案实行统一领导、分级管理，并负责对各地的下级部门进行业务指导，同时对持有会计档案的单位进行监督和检查。而那些持有会计档案资料的单位，则需要对会计档案进行具体的管理活动。通过增强对管理工作的领导，建立起对会计档案收集、立卷、归档等相关的管理制度，从而做到科学化的管理，尽量做到会计档案能被妥善的保管、有序的存放，避免其受到毁损、散失及泄密。

2.健全制度，加强监督。每个单位都要建立起与会计档案管理相关的整套制度，包括对其的收集、保管、鉴定、借阅及利用，以便让工作人员做到有章可依。而档案管理部门则要做到定时监查、鉴定会计档案，销毁去除那些超过保管期、没有保存价值的会计档案，对那些有价值的进行妥善保管，以保证会计档案的完整安全。

3.收集齐全，妥善保管。会计主管部门应将与会计业务相关的会计资料收集并整理齐全，妥善保管起来，以利于工作的开展。这些财会工作的资料主要包括：方针、政策、预决算、工作总结等，在与文书部门的相互配合下，集中对材料进行保管。除了可依据归档制度来收集，还可在历任的会计那进行资料的收集，包括已经离职的人员。资料被档案部门接收后，要将凭证、账册等同报表一同编目存放在指定的地方，同时要排列整齐，方便调阅。尤其要在财会档案数量很多的部门，更要让专人负责保管。

4.严格手续，合理利用。会计档案应该既可以为本单位所利用，也可以为上级单位所利用。但在调阅时，要严格遵照程序办理相关手续。当本单位的人员调阅时，要获得会计主管人员的同意；而外单位的人员借阅时，则要由调阅单位先开具正式的介绍信，然后注明要调阅的会计档案的内容，最后得到单位领导及会计主管的批准后，才可办理调阅的手续。调阅时，只能浏览与所调阅的内容相关的资料，而不能浏览与所调阅的内容无关的资料。而且，档案的原件禁止被借出，更不能拆掉原卷（宗）册。当外单位来调阅会计档案时，对于其想抄录及复制的内容，须由会计主管签署意见，本单位领导批准同意。特殊情况下，只要得到本单位的负责人的批准，即可为其提供查阅及复制，并办理登记手续。因此，各个单位应该建立起规范的有关会计档案的查阅、复制的登记制度，从而为合理利用会计档案提供依据。

5.注重培训，提高素质。为了维护我国经济的正常发展记录的完整，会计人员及会计档案管理人员应具备良好的职业道德素质。坚持履行自己的职责，坚守党的原则，遵纪守法，规范地执行会计档案工作的各项制度，做到廉洁与公正。同时，要对会计人员进行思想道德、纪津责任等方面的教育，并通过将岗位职责的考核与奖惩制度挂钩，最终促使从业人员的政治思想素质及职业道德修养得到提升。