大学会计教学运用数据仓库

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1建立高校财务数据仓库的必要性

随着计算机网络和Internet的快速发展,高校的财务已经基本实现了会计电算化,会计人员从传统的手工核算模式已经过渡到了用计算机进行会计核算的模式,使会计人员从繁重的会计核算工作中解脱了出来,逐步实现了从核算性会计向管理性会计的过渡。目前,高校的财务部门已经积累了丰富的会计信息资源和一些人才储备,并在很大程度上提高了会计核算的效率,提高了财务管理的水平。然而,这些会计信息相对孤立,并没有形成系统的联系,没有很好地发挥出它应有的作用,没有很好解决会计分析和财务决策等重要问题。其主要原因不是会计人员的能力差和使用会计核算软件的效果不好,而是现有的会计信息系统本身所固有的缺陷,只注重了会计预算、会计核算和自动生成会计报表等功能,缺乏从多角度对会计指标进行详细的分析,同其他相关的管理系统也没有良好的接口。其缺陷主要表现在以下几个方面:

(1)数据缺乏可信性。比如领导需要某一部门人员的平均年收入的数字,不同的会计人员核算出来的数字可能会不同,这是因为要核算的数字不能从同一个数据源中取得,而且有些信息需要从外部数据源取得,也有可能存在数据算法上的差异,这是会计核算系统所解决不了的问题。

(2)生产率问题。在进行会计分析时,往往需要取多年的数据,在会计指标多的时候,生产率是相当糟糕的。比如领导要分析近四年的收入和支出情况,要完成这项任务,需要找到四年的报表来获取数据并分析数据,再编辑数据和进行对比分析,这就需要大量的资源才能完成。

(3)无法将数据转化为信息。在会计分析中,我们会问“今年的收入同过去五年中的各个年份有何不同?”这样的问题,会计信息系统不能准确地回答出该问题,这是因为系统并没有集成以往历史年度的数据。

为从根本上解决以上问题,必须建立同会计核算和财务管理相适应的一套新的系统,该系统不但能集成财务部门所需要的会计信息和与其相关的信息,而且能从多角度对会计指标进行分析,并能根据需要进行决策,方便财务部门的管理和领导查询和决策,提高财务的管理水平。该系统也就是被业界所称道的数据仓库。数据仓库是一个面向主题的、集成的、非易失的,随时间变化的用来支持管理人员决策的数据集合[1]。高校财务数据仓库是集成了财务信息的数据仓库,为财务管理进行决策的信息系统。

2高校财务数据仓库的内容和用途

根据高校财务管理要求,高校数据仓库应包括如下内容:

(1)会计核算信息,主要包括会计明细账、会计总账、科目代码、部门代码、项目代码、应收款明细账、应付款明细账和项目明细账等。

(2)人员工资信息,包括人员代码、工资项目代码和人员工资发放表等。

(3)学生学费信息,包括班级代码、学生信息、收费项目、收费学年、学生交费明细、学生应交费明细、学生欠费明细和学生交费总账等。

(4)学生奖贷助勤信息,主要包括学生奖学金发放表、贷学金发放表和勤工助学金发放表等。

(5)其它信息,主要包括国家的相关财政法规、高校财务管理和会计核算方面的制度和会计人员相关信息等。

高校的财务数据仓库的内容主要有以上信息,这些信息是随着时间不断变化和更新,并随需要进行动态的增加或减少,其变化完全取决于财务管理和决策者的需要。

从数据仓库的定义可知,建立数据仓库的最终目的是为了支持管理人员进行分析和决策,具体来讲,高校财务数据仓库的用途主要有以下几个方面:

(1)整合数据资源,方便师生和财务人员进行查询。财务信息是分布在各个相关的管理信息系统中的,教师和学生要查找相关的信息,必须连接不同的数据源,到不同的信息系统中去查询,不但查询的效率低,查询的命中率也很低,更有甚者不知道到那里查找自己所需要的信息,因此有必要整合数据资源,把财务的相关信息集中存放在数据库中,统一各异构数据库的基础信息代码,在此基础上建立财务信息查询平台,来实现对财务信息的集成的有效的管理。

(2)进行有效会计分析,提高分析效率与准确率。在高校财务管理中,经常要进行会计指标的比较和分析,不但要对学校的整体财务运行效率进行分析,而且要对学校的各二级学院的财务运行情况进行横向的和纵向的比较和分析,这些分析需要从不同的年度不同的信息系统提取相关的数据。从集成的、随时间变化的数据仓库中提取这些数据将会变得更加便捷和准确,例如我们要分析各二级学院的教师的近三年的平均年收入和学生的学费交费率,再到账务系统中提取各二级学院的三年来的平均人数(根本就不存在平均人数),再到账务系统中提取各二级学院的工资发放总额(在账务系统中,还需要财务人员累计各二级学院工资、津贴、奖金和其他补贴),再把计算出来的数字进行计算和比对,准备数据效率很低;计算各分院的学费交费率就更加困难,当年的交费率还可以到学费管理系统中取得和计算得到,前两年的交费率将无法获取,因为同它相关的基础数字并不存在。在数据仓库中做这些工作就轻松多了,只要在相关的事实表和维度表中聚集数据,便可自动取得所需信息。

(3)方便计算生均培养成本。数据仓库中已经集成了会计信息和学生相关信息,只要有适合的生均培养成本的计算方法,很容易构建出相关的事实表和维度表,计算生均培养成本也就比较容易。

(4)提高高校财务风险控制和财务预警水平。高校在办学资金筹集、教育经费的使用方面,都有了很大的自主权,高校的财务运行状况将必然存在风险,这就需要建立财务风险控制机制和财务风险预警系统,来化解与防范财务风险。高校财务数据仓库能同高校财务风险评价指标[2]有机的结合,高效率的对指标进行比对和分析,从而来防范财务风险的发生。

(5)为二级学院绩效考核提供基础数据。在高校的财务管理中,为提高资金的使用效益,往往会对各二级学院的财务运行情况进行绩效考核,考核的指标体系的建立和反馈,都需要会计相关的基础数据,从数据仓库中提取基础数据不但准确、效率高,而且结合考核指标,还比较容易得到相关信息。

(6)进行财务决策。财务数据仓库最大的优势是进行数据挖掘和财务决策,利用数据仓库,可以用决策树和聚类等算法来进行数据挖掘和财务决策,为制定相关财务制度提供依据,并可以分析相关财务制度执行的效果。

3高校财务数据仓库的建立方法

数据仓库主要有数据源、数据的存储、应用工具和用户界面等四部分组成。数据仓库的创建也是对这四部分用数据仓库的技术和体系结构来进行开发的,本文不再对高校财务数据仓库的创建进行详细讨论,它的具体创建过程已经在别的文献(如文献[3])里有详细叙述。本文只对财务数据仓库的建立方法进行阐述。

财务数据仓库是基于MSSQLServer2000创建的,它基本上采用了规范化的设计方法,采用了总线结构,有统一的事实表和维度表,使用星型和雪花型的数据结构,如图1所示的一个雪花模型。

数据结构创建好后,要把账务系统、工资系统和学费系统等中的相关数据经抽取、转换、清洁和装载等过程,导入到数据仓库中,其数据准备工作如图2所示。在数据装载到数据仓库时,不但要进行数据的转换,还必须注意基础代码的统一,如在图2中的三个数据库都存在部门代码表,该表的部门代码表示可能有所不同,在导入到数据仓库时必须做到代码统一。数据准备好后,便可以用工具软件如Excel、AnalysisServices等进行数据分析、数据挖掘和财务决策。

4高校财务数据仓库在会计分析中的一个应用事例

在财务管理中,财务人员经常需要分析各二级学院的经费使用情况,由于二级分院的经费都是使用项目来进行管理,所以在数据仓库中使用项目支出分析立方,其结构参见图1。从图1可以看出,财务人员可以从4个维度(时间维、科目维、部门维、项目维)来对二级学院的经费使用情况进行分析。可以分析各分院的经费组成情况、经费收入和支出情况、经费支出的分布情况(用科目代码分析经费在那些方面支出)和支出时间分布情况(经费都集中在何时支出)等,能从纵向和横向的角度来分析各二学院经费的使用效率。

在数据仓库系统中,后台服务器使用了SQLServer2000数据仓库,前端用Excel工具通过数据透视表服务来分析2004年和2005年各二级学院经费的使用情况。以下步骤将在Excel中实现一个数据透视表,向财务人员显示从立方中获取的数据:

(1)打开MicrosoftExcel。在数据(Data)菜单中选择数据透视表和透视视图(PivotTableAndPivotChartReport),启动数据透视表和数据透视图向导。

(2)在向导的第1步中,选择外部数据源以及要创建的是数据透视表;在步骤2中,单击获取数据按钮来定义要读取的数据源。Excel将自动启动MicrosoftQuery,并弹出选择数据对话框。选择OLAP立方选项卡,可以看到所有已经定义好的立方列表。选择新建数据源立方,出现新数据源对话框,在标识为1的字段中输入“项目支出分析”,在字段2选择MicrosoftOLEDBProviderforOLAPServices8.0[4]选项,然后单击连接按钮。

(3)出现多维连接对话框,允许分析人员建立OLAP服务器的连接,输入OLAP服务器的名称,单击下一步,并选择财务数据仓库数据,接着单击完成按钮。回到创建新数据源对话框中,在字段4中选择数据透视表使用立方,选择“项目支出”,单击确定按钮。回到选择数据对话框,选择已经建好的“项目支出分析”立方,单击确定按钮,回到Excel数据透视表和数据透视图向导。

(4)单击下一步,向导的第3步将提示分析人员选择显示数据透视表的位置,选择现有的工作表选项,单击单元Sheet1中的某一单元。

(5)单击完成,Excel就在工作表中上嵌入了一个新的空的数据透视表对象。同时显示透视表工具条和数据透视表字段列表。分析人员可以从字段列表中将项目拖放到数据透视表中,就可显示数据,用于分析了。

经过上述步骤后,生成了二级学院经费支出数据透视表,如图3所示。从图中可以看出管理学院几个学科的教学经费在2004年和2005年支出分布情况,上图显示的数据仅分析比较了办公费、毕业设计费、差旅费和学生实习费的支出情况,如果要分析比较其他科目支出情况,可以选择相应科目。从图3可以看出有4个维度,这4个维度可以根据需要任意组合,来分析各二级学院经费的支出情况。Excel还可以设置报告格式,自动生成报告,本例生成的报告如图4所示。

Excel还可以生成图形显示,来分析经费的支出情况,本例生成的图表如图5所示。可以根据比较分析的需要,可以选择不同的图形,以便更好地为分析服务。

5结论

高校财务数据仓库对财务管理和财务决策分析都有很大的促进作用,是会计电算化的有益的补存和扩展。本文中的事例是直接在Excel中使用数据透视表来进行会计分析的,这对财务人员的计算机应用水平相对要求较高,这种方法并不是分析人员使用的最有效的方法。我们可以用VBA和.NET技术编程来实现数据透视表,这样可以更好地控制显示给分析人员的数据,并可以根据不同的人员的使用权限规则来控制安全机制,也可以实现数据的动态操作。