构建适应大学后勤企业的责任会计

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1999年11月,经国务院批准,国务院办公厅在上海召开了第一次全国高校后勤社会化改革工作会议,对高校后勤社会化改革工作进行了全面动员和部署。会议指出在管理体制上,改革就是把高校的后勤服务经营人员和相应的资源从学校行政管理系统中分离出来,按照现代企业制度,组建自主经营、独立核算、自负盈亏的学校后勤服务实体,一般叫后勤公司。

后勤社会化改革的核心是适应市场的需要,告别福利性质的行政管理,在保证为教学科研、师生员工提供良好服务的同时,考虑自身发展需要,同时兼顾社会效益和经济效益。要达到这一目的,需要在管理体制上进行深刻变革,就财务核算管理方面而言,传统的会计模式已经不能适应后勤服务公司的发展要求了,应当引进适合高校后勤社会化改革的新的财务模式,责任会计应运而生。

责任会计是现代管理会计的重要组成部分,是按照分权管理的思想划分企业内部各个管理层次的相应职责、权限及所承担义务的范围和内容,通过会计数值同经济责任、会计控制同业绩考评相结合,对企业内部各有关方面履行责任的情况及工作业绩进行计量、检查和考核的一种内部控制制度。

一、责任会计制度的基本原则:

(一)责任原则。即确定责任单位,明确责任指标,使企业内部的各个单位都有定量的经济责任指标,企业的总指标都能分解落实到责任单位。有些高校后勤的服务公司,根据实际职能需要,设有近十个责任中心,每个中心都签订目标责任书,明确各部门的经济责任。

(二)定价结算原则。即按一定价格,分各个责任中心或单位进行核算,包括各中心或单位之间往来结算和各责任中心或单位的责任指标完成情况的核算。如物业管理中心从学校承接的物业管理合同,其中的维修费要按照一定的比例转入修建中心,会议室接待服务费按照一定的金额转入接待服务中心。

(三)利益原则。即对各责任单位指标完成情况进行考核,在考核的基础上进行奖罚。对于我校的餐饮服务中心,每层食堂实行食堂主任负责制,单独核算,自负盈亏。食堂主任月收入原则上控制在月营业额的0·5%以内。并计入职工工资总额,考核第一名奖励工资额的8%,第二名5%,第三名不奖不惩,考核不合格者扣工资额的10%。

二、责任会计制度的内容

(一)划分责任中心

实行责任会计制度,首先应根据企业内部管理的需要,合理的划分责任中心。所谓责任中心,是指企业内部可在一定责任范围内控制成本发生、收益实现或资金使用的组织单位。我校后勤服务公司分为餐饮服务中心、物业管理中心、修建中心、接待服务中心、公寓管理中心、绿化服务中心、公共服务中心、小车车队等。不同的中心有不同的考核指标。如物业管理中心主要是合同指标。主要承接学校的物业管理合同,保证所有校区、教学楼、行政楼及各分院楼宇的环境保洁,做到垃圾日产日清。公寓管理中心主要是经费管理。公司按照300元/人·年的标准给公寓划拨经费。这其中包括公寓员工的工资支出、生活区保安队的各项支出,还包括寝室文化费、卫生费、生活区绿化费和维修费等。

(二)为各责任中心规定权责范围,制定责任目标

依据各责任中心的经营活动特点,明确的规定出其相应的权责范围,使其能在权限范围内,独立自主的履行职责;而且,要按责任中心重新编制责任预算,落实企业的总体目标。实际上,我校后勤服务公司就是按照不同的权责范围,划分为不同的经营部门。物业管理中心负责保证所有校区、教学楼、行政楼及各分院楼宇的清洁卫生;公寓管理中心负责做好学生住宿的安排、调整和内务、保洁、水电、安全保卫等日常管理工作等。只有明确权责范围,才能更有效的履行职责,把能量最大限度的发挥出来。

(三)建立数据系统,监视和衡量预算的执行情况

为了实现经济责任的制度化和数量化,必须要建立一整套记录、计算、评价和考核责任预算执行情况的数据与指标体系,以监督和衡量预算的执行情况,为检查、考核各责任中心的业绩提供可靠的依据,为实现经济责任同会计数值的有机结合创造条件。在财务系统中,我们对每个责任中心单独进行考核,并按照会计法规的要求和每个部门的实际情况设置会计科目。对于营业费用中其他费用的具体分类,就应该按照部门的实际情况进行记录。例如寝室文化费只有公寓管理中心有,会议费只有接待服务中心才有,而采供部的其他费用主要是运费和零星费用等。

(四)考评工作业绩,建立奖罚制度

要经常的根据各项标准,对各责任中心的业绩进行评价和考核,及时发现各责任中心存在的问题和取得的成绩,对成绩要继续发扬,对问题要采取措施加以解决。责任会计不仅要求提供客观的业绩评价信息,而且要有明确的奖罚制度,鼓励先进,鞭策落后,强化会计控制,完成责任预算。如我们规定,若出现重大责任事故,对每个中心的主要责任人和当事人除按公司岗位津贴月度考核办法处理外,年终奖励一票否决。公司规定,公寓管理中心通过资源盘活取得的收入扣除有关费用,中心可获得5%的经费分成;全年开支未超出核拨经费的,公司给与一定额度的奖励,;完成年度考核指标,经费有节余的,公司按节余额度的6%给予奖励。餐饮服务中心非主营业务收入按收入总额奖励20%;完成年度各项经济、质量指标后,公司按风险金35%给予中心奖励;若经济指标完成,质量指标未达标的,公司在中心按比例提取的奖励金中,按质量指标1%:奖励金10%扣减中心奖励金等。

(五)编制业绩报告

业绩报告是有关责任中心在一定期间内生产经营情况的集中反映,也是其预算执行情况的概括说明。通过编制业绩报告,可以帮助责任中心主管人员对预算与实际业绩之间的差异进行深入的分析,查明原因,有针对性的采取相应措施,控制和调节本中心权责范围内的生产经营活动,以保证企业总体目标的顺利实现。在我校后勤服务公司,财务部按月编制每个责任中心的经营目标考核明细表,定期对其进行考核,经营目标考核明细表,分发到每个中心的责任人,使其从数值上对自己负责的中心的经营情况进行了解。每月编制公司总的资产负债表和损益表、费用表及经营情况表,并与年初制定的公司目标进行对比,及时发现问题,根据实际情况调整公司的政策、目标等。

三、实行责任会计的效果

由于责任会计以责任预算为对象进行核算,考核兑现以责任会计资料为依据。通过责任会计核算责任预算并据以考核兑现的经营管理模式,使我们找到了如何将财务预算落实到责任主体,并通过科学量化的核算方式进行考核的办法,取得了很好的效果。

(一)通过全成本核算,加强了成本管理。不仅节约了原材料等各种直接生产成本,同时各种间接成本也有了一定程度的降低。

(二)通过授予各部门管理人员一定的决策权,以及通过为他们提供许多发挥其创造力的机会,可以提高各层管理人员的工作积极性。

(三)通过业绩评价和奖惩措施,将各部门管理人员的利益同其经营业绩紧密联系,从而使管理人员的利益与企业保持高度一致。由于各中心的管理人员是直接责任人,他们不但要保证按照目标责任书完成各项任务,同时还要有安全意识,杜绝出现重大事故。

四、存在的问题

尽管实行责任会计能够降低成本,提高人员的积极性,提高我们的工作效率,但我们在实际的工作中发现,划分责任中心势必会造成某种程度的分权。当下层管理人员拥有决策权时,也会出现一些值得注意的问题。例如,有些人可能会以牺牲企业的整体利益或长远利益为代价,以使自己的业绩达到最大;各分权单位之间也可能相互推卸责任,产生不必要的内部冲突、摩擦,增加内耗;有的单位也可能为了避免承担责任而放弃某些可能获得的利润;有的也可能为了获得好的评价而制造假情报,假信息,而使上级管理者做出错误的决定。

高校后勤社会化改革要继续深入就势必要健全、完善财务管理制度,而责任会计是管理会计的一个方面,是重要的内部控制制度,后勤的社会化改革的深入就应当切实的加强责任会计。

责任会计从责任预算制定到责任业绩评价的整个实施过程,要始终围绕责任主体进行,保持其自身的完整体系,并应与财务会计核算相结合,即充分利用其与财务会计核算的某些相同之处,在责任信息的记录反映上尽可能“借道”财务会计,以避免重复劳动,既满足微观经济管理需要,又适应宏观经济管理的要求。怎样建立更适合高校后勤发展的责任会计,避免出现上述问题,不仅是我们财务工作者要研究的问题,更应该是公司管理者共同探讨的问题。