会计档案监管工作困境以及应对举措

导语：会计档案监管工作困境以及应对举措一文来源于网友上传，不代表本站观点，若需要原创文章可咨询客服老师，欢迎参考。

会计档案是会计信息系统的产物在时间维度上的积累，其所包含的会计信息内容具有一定的原始凭证性、系统性、连续性和规律性，不仅能完整呈现出企业组织发展的历史画面，而且能为管理当局的会计预测、决策、控制提供依据。

但是，近几年来，会计档案非法隐匿、销毁的案件时有发生，许多重大经济犯罪案件也都涉及会计档案，在规范证券市场的过程中也发现不少关于会计档案管理不善的问题，使原本就不完善的会计档案管理体系的许多问题不断浮出水面。如何改善会计档案的管理，加强会计档案信息资源的开发和利用，为提高企业管理水平和经济价值服务，是本文关注的焦点。

一、会计档案保管工作的现状

目前，大部分企业过于注重经济效益，忽视了会计档案的保管工作。尽管会计档案的作用无庸质疑，然而在会计档案保管的实际工作中，经常会出现一些问题，主要反映在以下一些方面：

1．会计档案保管制度不健全

《会计档案管理办法》第四条规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”但据笔者调查所知，多数公司除了建立健全财会等岗位人员的会计制度外，很少或根本没有建立会计档案的立卷、归档、保管查阅和销毁等管理制度。

由于没有建立这些制度，就会造成会计档案管理的不规范、责任的不明确。有的公司虽设有档案室，由公司指定专门人员管理档案，但公司的财务部门却自己保管会计档案，并不向档案室移交。有的公司并未设档案室，所以由财务部门自己保管会计档案，但是，在公司会计机构内部没有指定专人保管会计档案。这种情况下，实际上是财务部根据分工的不同，由谁经手的会计档案便由谁保管，比如报表就由做报表那个会计保管，制凭证的那个会计就保管凭证等等。导致会计档案被零散地保管在会计人员个人手中。

2．会计档案随意丢失、损毁的现象时有发生

这种现象主要发生于单位的合并、再合并。合并后原单位的会计人员由于工作内容可能发生变更，无力谈档案保管，而新单位也因为重视不够，责任心不强，极易忽视对会计档案的保管工作，容易给别有用心的人故意损毁会计档案的机会。

3．档案销毁工作不及时，出现“储藏式”保管

将所有会计档案全部一并保管，但常年无人问津，不能按规定销毁，使许多失去价值信息的会计档案占用大量资源，造成资源浪费。其形成原因一般是当事的会计人员唯恐落下“不规”之嫌疑而不愿意提出销毁建议，其他人员则有事不关已的思想，因此形成无人牵头销毁会计档案的现状。

二、会计档案管理现状的成因分析

会计档案管理记录和总结了公司的财务运作情况和各项经济业务往来，利于公司对财政进行预算，促进公司长期平稳发展。针对上文提到的会计档案管理现状，笔者总结了出现这些问题的原因。

1．对会计档案的现实作用缺乏客观认识

其一，会计档案涵盖的是过去一定时期的经济信息，由于会计核算的继承性和连续性，它对当前的会计核算有不可替代的作用，对未来的财务预测和会计管理有着信息支持的作用，此外作为档案的根本功能——凭证功能，也为企业在经济纠纷或反倾销应诉中挽回或降低损失发挥着举足轻重的作用。而大多数企业并未意识到这点，认为会计档案只是过期的“船票”，除了外部审计和行政检查以外，无法为企业带来任何经济效益，这种短期、片面的认识造成了会计档案管理的混乱。

其二，缺乏面对现实、敢于创新的观念。会计档案管理工作本身就比较单调琐碎，而且有的企业并没有专职的会计档案管理人员，更谈不上对会计档案信息的加工和增值信息的生产，会计档案利用工作举步维艰已是客观现实，我们却没有勇气面对，不能从主观上查找自身存在的问题，以提高工作能力来应对这一挑战。

2．措施单一

如何做好档案利用工作，有的企业建立了有关会计档案的收集、整理、鉴定、保管等一系列工作规范，上述这些措施虽有一定成效，却不能从根本上解决问题，其原因是这些措施都是只在围绕会计档案本身做文章。然而，会计档案参与管理和支持决策的作用发挥并不明显，会计档案利用工作仍然具有巨大的挖掘潜力。这些作用的实现有赖于会计信息系统的完善、计算机信息处理技术的提高、管理层观念的转变以及会计人员自身素质的提高。

三、加强会计档案保管工作的优化对策

会计档案为企业加强内部微观管理、提高经济效益和社会效益提供准确的原始数据。因此，必须加强会计档案的保管工作。

1．优化对会计档案资料的收集与整理

由于会计程序执行过程中的误差或会计档案管理制度的不健全，有些会计档案资料并未按正常程序归档，而是散见于某些部门或个人手中。因此，对会计档案资料的归类整理与保管，有利于企业相关信息的长期利用。

会计档案的整理是会计档案管理有序化工作的开端，按会计档案立卷模式的不同可以从以下三种思路对会计档案进行整理：（1）年度-形式-保管期限：即首先按年度将会计档案分类，然后以凭证、账簿、报表、重要的经济合同、会议记录、外部会计资料等类别划分，最后按规定的保管期限再分别整理。这种思路适用于只有一个会计类型的单位，其优点是简便易行，便于查找利用；（2）年度-保管期限-组织机构-形式：这种思路适用于拥有多个分支核算单位的组织，它能清楚地反映会计档案形成的部门，体现了会计档案的完整性；（3）年度-会计类型-形式：如果某企业组织采取多角化经营，存在不同的会计核算类型，选用这种思路比较恰当，它能反映不同性质会计活动的内在联系，体现了会计档案的系统性。

2．建立健全会计档案规章制度，开展会计档案鉴定和销毁工作

首先，只有建立并逐步健全会计档案的立卷、归档、保管、鉴定和销毁等管理制度，才能规范会计档案工作，明确目标职责，使会计档案的管理有章可循。会计部门应严格按照规定，编制会计档案保管清册，并移交本单位档案机构统一保管。未设立档案机构的，在会计机构内部指定专人保管。

其次，逐步开展鉴定和销毁工作。对已经到保管期限的会计凭证、账簿等进行鉴定，在鉴定中除按照本单位制定的规章制度外，还应遵循会计档案的鉴定原则。对已经到期应该销毁的会计档案，不能过于谨慎，当毁则毁。

最后，可以根据企业自身的具体情况，完善会计档案的保管设施，给会计档案创造好的保管条件。

3．引入先进的档案管理技术和手段

会计信息化的日益普及对会计档案管理系统提出了更高的要求，建立新型财务系统刻不容缓。近年来，电算化财务会计档案逐渐取代传统财务会计档案，成为档案管理的主流。要适应社会经济的发展，就必须要发挥电算化管理的功能，并吸收传统管理模式的优点，以形成严肃认真的财务会计档案管理制度。