会计信息化的工作组织重构诠释

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【摘要】会计信息化对现代会计将产生深远的影响。本文对如何重新架构会计工作组织体系进行了深入探讨。

会计信息化是指在会计中普遍运用现代信息技术，开发会计信息资源，优化会计工作过程，提供全面、系统、真实、准确的会计信息，以促进会计现代化的过程。

一、会计工作组织重构是会计信息化的必然要求

会计工作是一项综合性的工作，具有很强的政策性、严密性和细致性。会计工作组织就是在适应会计工作特征的前提下对会计机构设置、会计人员配备和会计法规执行等工作所作的统筹谋划。

基于会计信息化的会计工作组织必须重新架构，这是会计信息化的必然要求。

（一）从会计信息化特征看会计工作组织的重构

会计信息化必须以计算机网络为运行平台而实现，计算机网络技术是会计信息化的手段。从计算机网络功能来看，Internet为会计信息化提供了无限的时间和空间。计算机网络技术告诉我们，Internet在使用效率和能量传递上显现出沟通、跨越时空、交流多向互动和资源共享海量的强大优势，这就很好地解决了会计信息的“孤岛”问题。从信息化的演进过程来看，Internet为推动社会信息化进程发挥了基础性的作用。社会信息化演进过程经历了由数字化到网络化再到信息化的过程，会计信息化是社会信息化的重要构成要素，同样也要经历这个过程。从当前来看，我国的会计信息已经完成或基本完成了数字化过程，正在步入网络化。从会计信息化系统来看，Internet具有的开放性、实时性和智能性特征为实现会计信息化提供了技术支持。会计信息化系统是一种开放型的、具有实时性的智能化系统。在这个系统中，账务处理、资产管理、债务管理、成本管理、资金管理、网上银行、报表编报、预算管理等都可借助于网络操作系统和分布式数据库协同工作，使会计信息更加真实而多元化。将会计信息系统无缝链接到供应链管理系统、生产制造管理系统、连锁分销管理系统、客户关系管理系统、决策管理系统、人力资源管理系统以及行政办公管理系统等，可以构成一个完整的企业信息系统体系。同时，会计信息的实时产生，使使用者由过去的被动接受变成现在的主动利用。开放型的会计信息系统的实时处理、披露，使得会计信息需求者可以随时查询企业的经营情况、财务状况以及现金流量情况，预测未来趋势，以便迅速、准确地作出决策。

会计信息化的核心是利用现代信息技术对传统会计进行重构和优化，从而建立开放的、实时的、智能的会计信息化系统，使会计处理高度自动化、处理系统高度开放化和系统信息高度共享化。在企业内部横向方面，将会计信息系统与管理信息系统子系统有机结合，实现信息资源高度共享。在企业内部纵向方面，以会计核算模块为基础，以会计分析模块、会计决策模块等为支撑的密切配合，可实现信息资源高度开放；在企业外部，会计信息系统与政务系统、税务系统、银行系统、审计系统、其他社会相关系统等相连，可实现会计信息系统融入社会信息系统的目标。

在这种背景下，传统意义上的会计机构将可能不复存在，取而代之的是会计信息系统中心。传统意义上的会计人员将可能不再需要，取而代之的是系统管理员、程序设计员和数据录入员，传统意义上的会计法规的制定和执行也将发生很大变化，由更加严格执行会计法规的固化了的程序替代会计职业判断。因此，会计工作组织重构势在必行。

（二）从会计信息化目标看会计工作组织的重构

会计信息化目标是以会计数据处理的实时化、会计信息记载电子化、会计机构设置扁平化、会计工具使用网络化，向会计信息需求者提供可靠而有用的会计信息，包括终极目标和过程目标两个层面。从终极目标来看，就是向会计信息使用者提供可靠而有用的会计信息，无论是手工操作会计还是电算化会计乃至会计信息化，都是向会计信息使用者提供可靠而有用的会计信息，即“提供与企业财务状况、经营成果和现金流量等有关的会计信息，反映企业管理层受托责任的履行情况，有助于财务会计报告使用者作出经济决策”。从过程目标来看，就是在会计数据处理、会计信息记载、会计机构设置和会计工具使用等方面的目标，这对手工操作会计、电算化会计和会计信息化而言，则有着显著的区别：

1.会计数据处理的时间不同。手工操作会计必须等到会计期末才能进行，平时所做的工作不过是为期末处理会计数据做准备，平时无法提供实时信息，因而手工操作会计提供的信息是期末信息、静态信息；电算化会计的实质是手工操作会计在核算手段上的变异，它对会计数据的处理也往往是需要等到期末才能完成（尤其是实施电算化会计的初期及单机版会计软件），即使平时能够提供一些实时的会计信息，因为它是单机版或独立的会计内网，只能在非常狭小的范围内作动态化的反映；会计信息化以Internet为平台，Internet的强大功能使得会计数据的处理能够动态化和实时化。

2.会计信息载体的方式不同。手工操作会计的唯一载体是纸质的，包括证账表等；电算化会计载体有了重大变化，但“纸质＋电子”双腿走路仍占主流，且会计信息传输仍然无法实现物理性的网络通讯；会计信息化对会计信息记载则可实现无纸化，会计信息（包括非会计信息）以物理性的网络通讯实现记载和传输，真正实现了电子化和数字化。3.会计机构设置要求不同。手工操作会计为保证记载会计信息纸质载体的安全，必须有一个稳定的工作场所，配备必要的办公用品，是一个看得见而又摸得着的立体工作空间；电算化会计与手工操作会计非常相似，不管是单机版还是网络版会计软件，因为“孤岛”问题必须有一个现实的工作场所才能完成会计工作；而会计信息化有无工作场所对完成会计工作没有实质性的影响，在任何一个地方，只要联网即可进行会计数据的处理而完成会计工作，会计机构成了一个虚拟机构。

因此，会计信息化的过程目标预示着会计机构将精简，会计人员将减少，会计法规的执行将更趋标准。

二、基于会计信息化的会计工作组织重构的目标

会计工作组织重构的目标是扁平化管理，包括会计机构扁平化管理、会计人员扁平化管理和会计法规扁平化管理。会计工作组织扁平化管理的内容并不是孤立的，而是有机地融合在一起，会计机构扁平化管理必定要在明确会计人员职责的基础上精简会计人员，精简会计人员肯定会带来会计工作岗位的调整，因而也就必定要调整会计工作流程，会计工作流程的变动又会影响到会计内部控制制度以及财经法规的执行、监督和检查。因此，会计工作组织扁平化管理是一项综合性的管理，既需要解决人事组织的问题，又要处理好会计工作岗位的职责分工问题，还要体现内部控制制度和财经法规的要求，要把会计工作组织扁平化管理作为企业管理重要的管理子系统统筹谋划。

会计机构是从事会计工作的职能部门，会计人员是完成会计任务的必要条件。从单位组织机构建设的要求来看，会计机构的设置要在体现精简高效原则的前提下与单位管理体制和单位组织结构、单位业务性质和规模、单位会计工作组织形式相适应，要注意与单位其它管理机构的协调统一性。同时，会计人员的配备要与会计机构设置相应用，根据会计机构的设置情况，在确立会计工作岗位的基础上将会计人员进行合理分工，明确会计人员的职责。因此，在实现会计信息化的背景下，单位是否单独设置会计机构、设置什么性质的会计机构、会计机构是分设还是合设、会计机构分几级设置、会计机构在单位组织机构中如何定位、会计机构与其它管理机构如何分工协调、会计人员怎样分工、各会计工作岗位应履行什么样的职责等一系列问题，在会计机构设置、会计人员配备时都必须予以充分考虑。

会计机构设置是会计工作组织的基础和关键，它将决定会计人员的配备并影响会计法规的制定和执行。因此，会计工作组织扁平化管理目标的确定，应从会计机构设置着手。

会计机构设置扁平化管理的趋势是虚拟化，即会计机构成为一个虚拟组织。但会计机构的虚拟并非完全意义上的虚拟组织，它具有以下特征：

（一）会计机构与其他职能管理部门的界限模糊

从一个单位来讲如一个生产企业，需要设置许多职能部门和管理部门，如供应部门、生产部门、销售部门、财务部门以及其他一些部门，在传统的实体组织结构中，这些职能管理部门在各自的职责范围内履行各自的职责，可谓是“铁路警察，各管一段”。而会计机构虚拟化后，传统的会计核算人员（包括专职和兼职会计人员）已经不再是会计机构的人员或不完全是会计机构的人员，他们将分散于包括会计机构在内的所有职能管理部门。比如往来结算，它将主要分布在供应部门和销售部门，通过计算机网络实现往来结算。

（二）虚拟会计机构的日常工作具有实时在线性

正是由于具体会计工作分散于各个职能管理部门，其会计的日常工作也就由各个职能管理部门来完成，此时的日常会计工作具有实时在线性。如当销售部门销售商品时需要开具增值税专业发票，在开票时必须选择是现销还是赊销，否则无法进行发票的打印，假设选择了现销，则必须继续选择或录入银行结算凭证的有关信息（结算凭证种类、编号、账号、金额等），直至最后一个步骤完成时才可打印发票。而此时整个日常会计工作（包括记账凭证的编制、总账及明细账的登记等工作）也已全部处理完毕。因此，从提供会计信息的角度看，它是动态的信息，凸显会计信息的实时在线性。

（三）会计机构与其他职能管理部门处在一个高度统一体内

借助于现代信息技术尤其是计算机网络技术，使实现会计信息与其他管理信息的共享成为了可能。任何时间任何地点，会计机构与其他职能管理部门都可以实现数据交换和信息交流，从而真正实现协调便捷、步调一致、高度共享的目标，也从根本上彻底解决了传统会计机构设置模式的信息封闭或交流困难的难题。

（四）虚拟会计机构具有地域的分散性和工作场地的无形性

从规模上看，单位有小、中、大之分，规模较小的单位，其各职能管理部门可能就在同一地区乃至同一楼宇，规模较大的单位，其各职能管理部门可能不在同一地区，有些集团单位特别是一些“恐龙式”集团，其公司成员或职能管理部门可能跨省和跨国。因此，虚拟的会计机构可能分布在同一地区，也可能不在同一地区，具有明显的分散性。同时，立体感的会计工作场地可能变小甚至无形。

会计人员配备扁平化管理的直接表现是精简化。会计机构设置虚拟化是借助于现代信息技术和通讯技术而实现的，而现代信息技术和通讯技术将大大提高会计工作效率，在会计工作量一定的情况下，必定会减少会计人员的需求。同时，会计机构与其他职能管理部门的界限模糊，使得会计工作与其他管理工作也变得难以区分，许多会计工作已经不再是会计人员的事，而是由其他人员在完成业务工作时就已经完成了。会计法规制定和执行扁平化管理的最终结果是标准化。无论是会计法规的制定还是会计法规的执行，都已经固化在程序语言之中，而这些程序语言除授权外是无法修改的。从这个意义上讲，会计法规的制定和执行可以屏蔽所有外在的主观因素，从而保证会计法规的制定和执行更标准、更科学。

会计机构设置虚拟化、会计人员配备精简化和会计法规制定及执行标准化，从表面上看似乎是会计机构的变小、会计人员的减少和会计法规制定及执行的程序化，但它决非否定会计机构在企业管理中的地位和作用，也决非削弱会计的核算和监督职能。恰恰相反，会计机构设置为虚拟组织是借助于现代信息技术和通讯技术的平台，把会计管理真正融入到了企业管理之中，提升了会计机构的地位和作用，强化了会计的核算和监督职能。

三、重构后会计工作组织的特征

会计工作组织扁平化管理的目标决定了会计工作组织将会发生重大变化，主要表现在：

（一）从会计机构内部层级关系上看，会计工作组织扁平化管理将打破传统的垂直管理模式

传统的垂直管理模式表现为层级关系比较明显，职责分工比较清晰，而扁平化的松散型模式表现为层级关系比较模糊，职责分工仍比较清晰。比如一个企业的最高层为总经理，其下设置分管供应、生产、销售、会计、人力资源等工作的副总经理，其中，分管会计工作的副总经理直接领导其下的会计部门负责人或会计主管。在传统的垂直管理模式下，在会计部门按照职能分设若干组（部），直接受会计部门负责人或会计主管的管理，组（部）内再根据会计工作岗位进行分工，把会计工作落实到每个会计人员；在扁平化的松散型模式下，会计部门不再按照职能分设若干组（部），各会计工作岗位分散于其他分管工作副总经理所属的部门，同时接受该部门的领导和会计部门的指导。在垂直管理模式下，供应部门、生产部门、销售部门、会计部门、人力资源部门等都是独立的职能部门，许多会计工作的协调需要上一级领导协调后才能完成；在松散型模式中，供应部门、生产部门、销售部门、会计部门、人力资源部门等也都是独立的职能部门，但许多会计工作的协调在本部门内部即可完成，仅当涉及全局的工作时才需要上一级来协调完成。同时，松散型模式中财产物资核算、债务核算、成本核算、财务成果核算、债权核算、工资核算等工作是在各部门完成业务或管理工作时就已经完成了核算工作，无需会计部门再单独设岗进行此项工作。如工资核算，由人力资源部门根据其他各部门提供的员工考勤考绩实时在线信息，直接编制工资结算表，并进行相应的账务处理。

（二）从会计工作职责范围上看，会计工作组织扁平化管理将使其由核算为主管理为辅转向管理为主、核算为辅从传统的会计工作职责来看，其主要职责是：进行会计核算，实行会计监督，编制业务计划及财务预算，并考核、分析其执行情况，制定本单位办理会计事项的具体办法。这些职责主要强调的还是会计核算，对管理职责显现的并不明显，因而会计人员大多忙于核算而无暇顾及管理。会计信息化是借助于计算机及网络技术，依托科学而标准的会计信息化软件而实现的，它不仅把会计人员从繁重的劳动中解放出来，使劳动生产率和工作效率大大提高，使会计人员有更多的时间和精力从事管理工作，而且所有会计信息使用者在获取会计信息时不再受到时间和空间的限制，缓解了会计人员及时提供会计信息的压力。因此，随着会计信息化的实现，会计核算已不再是它的主要工作职责，取而代之的应该是管理职责。

（三）从会计人员的技能要求上看，会计工作组织扁平化管理要求会计人员必须具备广博的学识和突出的分析能力从传统的视角看，会计人员一般被认为是企业的管家或账房先生，所做的工作无非是记账和算账，甚至有人戏称为“一支笔，一本账，算盘拨得噼啪响，计来算去为了啥？全是事后诸葛亮”的“五一”（笔、算盘、凭证、账簿和报表）工程。在这种背景下，对经济业务的计量和报告被界定为会计人员的核心工作，对会计人员核心能力的界定也仅限于此。然而，随着企业环境的变化，会计职业基础正在遭受着随之而来的信息、价值管理等服务需求的冲击。同时，现代信息技术尤其是计算机网络技术的发展使得会计人员的传统作用受到严峻的挑战，会计人员必须重新审视自身在企业管理中的地位。从某种意义上讲，会计信息化带来的会计工作组织扁平化管理，对会计人员的学识水平、分析能力和管理经验提出了更高的要求：要求会计人员不仅要掌握会计知识，还要掌握管理学知识、投资学知识、计算机知识、网络知识等；不仅要具备常规问题的分析能力，还要拥有特殊问题、复杂问题的分析能力等。