探析会计电算化反向实践的利与弊

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为了方便财会人员纠正会计电算化核算中的差错，我国大多数的财务软件大都提供了“逆向操作”的功能，所谓“逆向操作”就是同正常的“制单—审核—记账—结账”会计操作顺序相反的操作，简单的说就是“反复核、反记账、反结账”。这3项功能的使用确实给财会工作带来了诸多方便，但也产生了一些负面效应。

一、逆向操作的作用

在逆向操作中，“反复核”在一般会计软件中都在登记记账凭证界面设有“取消出纳签字”和“取消审核”的功能，通过这两个功能就可以将已经复核的会计凭证取消复核标记，以便对其进行修改或增删，根据取消复核的记账凭证数量的多少又分为“单张取消复核”和“成批取消复核”两种；“反记账”又称“倒记账”，一般的会计软件都将此功能设置成非激活状态，需要操作者按下“ctrl+H”的组合键来激活“恢复记账前状态”的功能，借此达到把一批已经登记到会计账簿的记账凭证当月的发生额从其各自账簿中予以扣除，使各账簿恢复到该批会计凭证登账前各账簿的发生额和余额状态的目的。“反结账”又称作“倒结账”或“环境恢复”，操作者需要通过“ctrl+shift+F6”组合键就可以将已复核记账并已结转下月的会计账簿恢复到以前月份各会计账簿的发生额和余额的状态。

总的来说，无论是手工记账还是计算机记账，都有可能会产生原始凭证录入错误，记账凭证编制中科目运用错误，会计账簿设置不合理等错误情况。在会计电算化中的软件中加入逆向操作就是为了更正会计电算化中工作差错，减少会计账簿中可能存在的冗余会计信息，保证会计电算化核算的准确性，提高会计基础工作的质量，顺应会计电算化核算与国际接轨的需要，是会计电算化顺应改革与时俱进的重要体现。

具体地说，会计电算化中的“反复核”功能就是在己审核通过但没有登记会计账簿之前，发现了会计核算工作差错，通过事先设定好的“反复核”程序取消复核标记，由原凭证编制者重新编制正确的会计凭证，这与手工记账在处理方法和程序上没杳任何本质的区别。“反记账”功能就是当月在登记会计账簿以后发现会计差错时，使用此项功能纠错，但其前提条件应当是会计软件必须提供能反映更正会计事项来龙去脉的完整痕迹记录，以便将对更改会计事项的目的和内容进行审核查验，明确责任，防止弄虚作假行为的发生。“反结账”功能就是在会计月结特别是年结后，发现存在会计核算差错，修改前几个月甚至前几个会计年度的会计凭证、会计账簿和财务会计报告。有些会计软件不仅提供在当年各月的“反结账”功能，而且还可以跨年度“反结账”，即直接将会计账簿恢复至指定年份、月份各账簿未复核、未登账前的发生额和余额的状态，指定年月后的已经登账的会计账簿全部取消，只保留取消复核的工业凭证。

二、逆向操作存在的弊端

随着逆向操作功能的广泛使用，其弊端也日益显现，归纳起来说主要表现在以下3个方面：

1.与现行会计法规相违背

《会计核算软件基本功能规范》第18条、19条明确规定，“在已经输入的原始凭证审核通过或者相应记账凭证审核通过或者登账后，原始凭证确需修改，会计核算软件在留有痕迹的前提下，可以提供修改和对修改后的机内原始凭证与相应的记账凭证是否相符进行校验的功能”，“发现已经输入并已审核通过或者登账的记账凭证有错误的，可以采用红字冲销法或者补充更正法进行更正，记账凭证输入时可用‘一’号或者其他标记表示”。使用“反复核、反记账、反结账”功能更正会计工作差错，不仅违背了上述有关会计差错更正方法的规定，而且在原始凭证、记账凭证、会计账簿等方面，大多数的会计软件没有或很少提供必要的痕迹记录。

2.为做假账打开了方便之门

由于逆向操作功能的使用，使得会计人员为同一单位做几套账、编制几套会计报表变得轻而易举。以前手工账由各人分别编制凭证、记载账簿，如果发生会计造假，通过墨迹或笔迹可以较容易地识别和鉴定。而目前大多数会计软件对更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上的痕迹记录。有的会计软件根本不提供这类逆向会计操作的痕迹记录，有的也只是在操作日志中记录了何人何时使用过这些逆向操作功能，至于更正和补充了何种会计事项，其目的和来龙去脉如何则无从得知。现在，会计凭证、报表、账册都可以通过计算机打印出来，如果单位缺乏严格周密的会计电算化内部牵制手续，别有用心的人就会在会计业务发生时蓄意留下伏笔，经过一段时间后，神不知鬼不觉地篡改部分会计凭证、报表和账册，这样就使得会计做假、造假和经济违法犯罪变得更加隐蔽，给会计、审计监督工作和防范违法犯罪增加了技术难度。

3.如果软件功能使用不当，可能会导致账务混乱

在使用“反记账、反结账”功能时，由于财会人员会计电算化业务水平以及对软件功能理解的偏差，特别是在运用跨年度反结账功能时，不同年份会计科目的体系可能发生了变化，如果误操作，很可能产生账务混乱，甚至可能导致整个账务系统的瘫痪，造成不应有的损失。

三、完善措施

通过分析不难发现，会计电算化工作中的逆向操作并非十全十美，也不是一无是处，对其正确的态度简单地说就是“正确引导，加强规范”。

1.正确引导

所谓“正确引导”就是去掉那些不合规的功能，保留有用且合规的功能。这是因为：在日常会计核算工作中，无论是手工操作还是会计电算化核算，存在差错是在所难免的，其差错必须通过规范的会计差错更正方法来纠正。会计电算化工作可能产生的差错，归纳起来主要有以下5种类型：一是会计科目运用错误；二是发生额多记或少记；三是编制记账凭证时借贷方用错；四是有关经济事项没有完整反映；五是会计摘要或原始凭证附件数量发生录入差错等。至于在手工会计核算中出现的诸如借贷不平衡、会计账簿登载笔误、跳行、隔页等差错，由于计算机自动记账、结账，已不可能再出现。在手工会计核算常用的会计差错更正方法中，除“红字划线更正法”不再适用会计电算化核算外，其他如“红字冲销法”、“补充更正法”依然适用于会计电算化核算，以上提及的5种类型的差错基本都可通过这两种方法进行更正，而且在《会计核算软件基本功能规范》中已有非常明确的规定。此外，关于冗余会计信息问题，相对于整个会计核算工作而言，发生会计差错的数量毕竟是有限的，不会出现有的同志担心的形成大量冗余会计信息的情况，而且通过规范的会计差错更正方法更正以后，不会影响到会计信息的质量及其使用，会计账簿、会计报表完全能够做到真实、完整、准确地反映企业的财务状况和经营成果。

2.加强规范

当前，会计工作中普遍存在着会计信息失真和会计造假的问题，已经成为阻碍我国经济发展的毒瘤。而利用会计电算化“反复核、反记账、反结账”功能做假、造假正变得越来越普遍，从一定程度上讲，起到了助纣为虐的作用。国家有关会计法规对会计差错更正方法的规定，都强调了更正会计差错要有痕迹记录，其目的就是要做到有案可稽，有据可查，从制度上防止会计做假造假，不给犯罪分子以可乘之机。因此，从加强会计电算化法规建设、堵塞制度漏洞和提高会计信息质量的角度讲，会计电算化工作的主管机关一一财政部对会计核算软件“反记账、反结账”功能要作出“加栅防护”的明确规定。对可以实施的逆向会计操作功能，会计软件必须要提供能够反映经济事项来龙去脉的痕迹记录功能；明令禁止会计软件提供具有会计舞弊功能性质的跨年度“反结账”功能；对会计人员利用“反记账、反结账”功能从事做账、造假等违法犯罪活动，要制定相应的处罚规定。通过严密法规和道德制度建设，促进财会人员遵章守纪，加强规范的职业道德教育，使会计电算化真正达到朱镑基总理提出的“诚信为本、操守为重、遵循准则、不做假账”的要求。

参考文献：

[1]杨则梁.会计电算化逆向操作的分析[M].航空工业出版社,2006(3).

[2]会计核算软件基本功能规范[M].商务印书馆,1995.

[3]用友财务软件应用专家.清华大学出版社,2004.

[4]陈旭.“反复核、反记账、反结账”的分析[J].管理科学学报,2007,6.