中小单位会计电脑化与内部操控之探讨

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研究背景及动机

由於国内对於大型企业电脑化的发展和影响已有许多详尽的研究，如张委良（民79）、赖柏乔（民84）、吴东霖（民87）等人作过资讯技术对组织结构、竞争优势的研究；许志甫（民84）、林志宏（民87）则针对资讯技术运用对企业作业流程影响作探讨；而中小企业电脑化的相关著作或报导也甚多，如彭俊华（民77）、王惠真（民86）对中小企业电脑化的程序作过研究；李馥源（民84）、张力人（民88）、詹怡婷（民89）、王长智（民89）、陈俊良（民89）、甘文政（民89）等人则针对中小企业导入电子商务等资讯科技的程序、因素及效益作过探讨；综观上述，专注在电脑化对内部控制的影响之探讨较為缺乏。

而就中小企业而言，长久以来最為人所詬病的，即是缺乏有效的经营管理制度，特别是在会计制度方面，大多不甚健全，内部的作业程序也未标準化，缺乏适当的内部控制制度，其财务资料的正确性与可靠性备受质疑，发生错误或舞弊的可能性也相对增加，这些都是我国中小企业在传统人工作业环境下的普遍缺失。依据资策会（民86）的调查结果，我国中小企业应用电脑的比例约為68%，且有逐年提昇的趋势，故本研究的目的即欲探讨我国中小企业是否能藉由电脑化而建立管理制度，并在作业流程中植入关键性的控制点以提昇其内部控制制度，进而探讨在不同的电脑化应用程度下，其作业流程与内部控制的调整情况。

研究目的

中小企业电脑化的情形

包括电脑化的时间、资讯专职人员多寡、电脑作业系统的复杂程度、电脑化的范围以及资讯系统的开发方式為何。

中小企业会计电脑化的程度

瞭解我国中小企业会计电脑化的程度以及是否受到组织系络或电脑化情形的影响。

电脑化前是否先合理化

瞭解中小企业在会计电脑化前，是否先进行作业流程的标準化或合理化，以及探讨合理化与资讯系统使用满意度的关系。

会计电脑化对企业作业流程的影响

探讨中小企业的作业流程是否因為会计电脑化而有所改变以及不同的会计电脑化程度是否对企业的作业流程造成不同程度的影响。

会计电脑化对内部控制的影响

瞭解中小企业会计电脑化对作业的效率、组织结构以及整体内部控制环境的影响。

三、研究结论与建议

[一]、研究结论

本研究的研究目的共四项，以下针对各研究目的提出本研究的结论：

[1]、瞭解我国中小企业电脑化的情形

研究结果显示，中小企业由於资金人才的欠缺及本身业务性质较為单纯的关系，对於资讯专职人员或电脑专业人员的重视程度不高，大多在2人以下；硬体设备与架构方面，使用中型以上电脑者佔少数，大多使用个人电脑搭配单机作业系统，部分企业可能因业务需要搭配使用工作站，并以架设区域网路居多，显示样本企业的电脑系统复杂程度不高。样本企业对於ERP或电子商务等当前的新兴资讯技术应用的普及率不高，显示中小企业由於资金、技术及专业人才的不足，对於新兴资讯技术的引进与开发意愿都不高，大部分企业仍以购买套装软体的方式导入会计资讯系统进行电脑化。

[2]、探讨中小企业会计电脑化的程度以及是否和组织系络与企业电脑化的情形有关

本研究以导入会计资讯系统模组个数衡量企业会计电脑化的程度，研究结果显示，样本企业导入的会计资讯系统模组中，以会计总帐和进销存系统居多数，显示中小企业会计电脑化的程度不高，以帐务处理与作业控制层次居多，王惠真（民86）曾对中小企业引进会计资讯系统的程序作过实证研究，结果显示中小企业採用会计资讯系统的动机，主要是基於企业本身的需要，当企业规模扩增、业务量增加时，进销存及帐款的管理能够对企业的商务往来提供最直接有效的帮助，而且作业层次的电脑化所需投资的成本最少但收效却最快，恰能符合中小企业投资的经营特质。

在探讨组织系络和电脑化情形是否与会计电脑化程度有关方面，本研究提出组织系络、电脑化时间、资讯部门人数、电脑系统复杂度以及资讯系统使用满意度等因素并形成相关的研究假说，藉由适当的分析方法验证是否与企业会计电脑化程度之间有关联存在。研究结果显示，会计电脑化程度会受组织规模、成立年数、电脑化时间的不同而有所差异。究其原因可能是企业随著时间经过，业务量及规模的扩增，会计管理的相关作业变得更加复杂，為提昇效率，自然会导入更多的会计资讯系统以因应企业所需。

[3]、探讨会计电脑化是否对企业的作业流程造成影响

有关作业流程合理化与会计资讯系统使用满意度的关系，研究结果显示，样本企业在导入会计资讯系统前若曾进行作业流程的标準化或合理化，其资讯系统的整体使用满意度较高，显示先合理化再电脑化成功机率较高，系统的使用满意度也会较高，国内也有相关的研究支持此一说法。

关於会计电脑化是否对企业的作业流程造成影响，本研究採用相依样本t检定验证样本企业的作业流程控管在会计电脑化前后是否有显著的变化，研究结果显示作业流程控管五个构面下的各变项在会计电脑化前后均呈现显著的差异，表示会计电脑化对企业的作业流程有一定程度的影响，企业会随著会计制度的电脑化，在其作业流程中建立原先没有的控制点，并强化原先并未确实执行的程序，进而提昇整体的内部控制制度。

而会计电脑化程度高低与企业作业流程控管的相关性，研究结果显示成正相关，但是，进一步对作业流程各构面进行分析，结果并无显著的情形，亦即会计电脑化程度越高的企业，整体而言其作业流程的控管越健全，但无法观察其对各个作业流程的影响程度是否显著。

[4]、探讨会计电脑化是否对企业的内部控制制度造成影响

根据个案结果可知，企业的文件表单并未因為会计电脑化而消失，大部份企业仍要求将重要的凭证和报表印製出来供审核，只有部分作业可由电脑稽核取代之，可能原因是中小企业电脑化的程度普遍较低，且大多以购买套装软体的方式进行资讯系统的开发，缺乏整体性的规画，各子系统无法有效整合，导致资料的传输和稽核无法透过电脑执行一贯性的作业，只好延用电脑化前人工书面审核的方式。

就资料处理的速度而言，会计电脑化后，资料处理的速度明显增加，為企业节省许多的时间，但并不代表输出的资讯就一定正确，资料在处理过程中可能会受到人為因素的影响而发生遗失、隐瞒、增加、重覆处理或其它不正当的异动，导致最后输出的并非正确完整的资讯。

就资料处理的成本而言，企业的软体若选购不当，资讯系统的品质即受到影响，如系统的维护及维修和使用不易导致错误或无效率等等，而使资料处理的成本增加。除此之外，使用者本身的素质也会影响资料处理成本的高低，企业的员工流动率高或训练不足等都会使资料在处理过程当中发生错误，导致处理资料的成本增加。

同时，企业在电脑化后，许多资料的储存、传输方式均已格式化或标準化，导致弹性调整的空间相对变小；且电脑化省却了一些人工作业下的繁琐动作，员工的工作方式也会变得较為单调且例行化，工作的负担和责任也有所减轻，但也导致职务的分工程度降低，有一人身兼多职的现象。

根据个案结果显示，当企业在人工作业的环境之下已具备健全的内部控制制度时，电脑化并不会改变原先的作业流程，大部份仍维持原先的程序，电脑化带来的效益只是让处理的动作变得更有效率。反之，当企业在人工作业的环境之下并无完善的内部控制制度时，电脑化会促使企业进行作业流程的标準化或合理化，并建立或加强内部控制制度，但前提是企业导入电脑时有妥善的规划，且资讯系统也符合需求的情况。

[二]、研究限制

[1]、样本取得问题

本研究的样本资料取自中华民国中小企业协会所出版之民国八十九年中小企业协会会员名册，事实上我国中小企业家数、行业眾多，加入中小企业协会的会员只佔少数，样本较不具代表性。

[2]、样本数有限

本研究的有效问卷77份，回收率仅12.83％，样本数稍嫌不足，可能原因是本研究问卷的题项过多，寄发时间又正逢企业的忙季所致。

[3]、衡量变数的问题

本研究变数的衡量有部分為主观性的指标，并无相关的文献支持，不同的人对相同的问题看法上很有可能出现不一致的现象，以致於本研究在作变数的分析时，可能流於主观或武断。

[4]、访谈深度的限制

本研究採用电话访谈方式进行资料的蒐集，由於访谈的时间有限，仅能针对简要的问题作询问，自个案公司所得的资料的品质不高。

[三]、建议

[1]、对企业的建议

1.本研究的调查发现中小企业会计电脑化的程度不高，并以导入交易处理与作业控制层次的会计资讯系统居多，显示企业会计资讯系统的应用层次有待提升，方能确实改善企业的经营体质，提升企业的形象与竞争优势。

2.本研究的调查发现会计电脑化对企业的作业流程及内部控制都有一定程度的影响，甚至有受访企业是藉由会计资讯系统的导入而建立了较完善的企业管理制度，显示企业在导入会计资讯系统之前并无有效的内部控制制度时，可藉由会计电脑化的进行，检讨己身的管理制度，进而促成内部控制制度的建立。

[2]、对后续研究者的建议

1.本研究是以问卷调查辅以电话访谈的方式进行，在资料的可信度方面较為欠缺，故未来相关研究可以藉由个案访谈的方式，对会计电脑化是否影响企业的内部控制作更為深入详尽的探讨。

2.本研究探讨的是中小企业会计电脑化情形以及对内部控制的影响，未来相关研究可以针对大型企业引进资讯技术对其内部控制的影响作探讨，相信可以对大型企业在导入资讯技术时，在其内部管理及控制制度上造成的影响以及因应方式提供有用的资讯。

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