小议会计电算化工作的内部管控

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1认清完善会计电算化系统功能的必备条件

企业完善会计电算化系统功能的目的是:充分利用计算机能快速提供信息的能力提高会计信息加工的效率,为经营控制和管理决策提供满意的服务。要实现这一系统功能完善的目的,就必须认清企业应该具备的必要条件:

1.1系统完善须有资金保障

完善会计电算化系统往往需要补充配置和更新一些计算机硬件设备和基础软件系统,还需要增加系统日常运行费用和系统完善后人员培训费用。因此,企业在做系统功能完善之前就应当把所需的资金纳入企业的年度预算,以保障有充分的资金支持会计电算化系统功能的完善。

1.2系统完善必备的人才

企业的会计电算化功能完善的程度和在企业经营控制和管理决策中发挥多大作用,关键在于会计电算化人才。一般地说,企业会计电算化系统需要3类人才:系统分析师、系统维护人员、系统操作员。系统分析师不仅要具备软件开发的知识,而且要精通会计、财务、管理专业技术,他可以主持系统完善的全部工作和整体设计。系统维护人员必须具备计算机软件开发和软硬件维护的知识,同时还应具备熟悉会计系统的会计和管理基本知识。系统操作员只要具备计算机的基本操作知识和熟练的会计业务。会计电算化系统功能完善的效果取决于系统分析师的工作胜任程度。

1.3管理工作基本规范化

企业会计电算化系统的建立促进企业管理更加规范化,而会计电算化系统的完善是增加对经营控制和管理决策的支持,除了对会计核算所需的数据收集的基础工作要规范一些,还特别强调管理基础工作规范化,它包括:计量规范、标准成本体系、规章制度、数据收集和传递基本程序等,这些工作做得好坏会直接影响会计电算化系统功能的发挥。

1.4企业领导人对系统功能完善的需求

以前,许多企业领导人对会计电算化系统功能的需求是被动的,他们没有考虑到会计电算化系统信息对企业的经营控制和管理决策有何推动作用,因而导致会计电算化系统发展停滞不前。然而,在市场经济发展的条件下,信息的价值已今非昔比,因此,企业领导人对会计电算化系统信息会提出很高的要求,同时也必然会重视会计电算化系统功能的完善。

2打破旧传统,采取新策略

会计电算化系统要从原来的单纯的会计核算进一步开发成为具有支持经营控制和管理决策的高级财务管理信息系统,所涉及的策略是多方面的。

废弃以计算机技术为主的策略,强调以会计、理财和经营管理等先进管理技术为主,并与计算机技术良好地融合。会计电算化系统功能是否适应先进的企业管理需要,其关键在于系统开发人员对会计、理财和经营管理方法和技术掌握的程度,以及如何使用计算机实现这些方法和技术。因此,在完善会计电算化系统时,应当考虑企业信息系统的整体性,不能单纯从会计子系统的目标出发,应当从不同的管理职能之间的内在联系和规律延伸会计数据的概念,尽可能利用国外的成功经验,以便拓展会计电算化系统,能适应于经营控制和管理决策。

打破以企业管理现状为基本需求,采用以会计、理财、经营管理的先进技术和方法导出的新的需求作为会计电算化系统完善的基本要求。会计电算化系统开发的传统原则是非常强调系统用户的需求,要求系统开发的会计软件应当适应企业管理现状的需要,这只能简单地把会计系统模式和管理模式做一次移植,采用这样低水平的应用软件,即使装备最先进的计算机设备,也无法促进企业经营控制和经营管理水平的提高。众所周知,我国企业管理水平低,会计信息系统效率低,会计人员和经营管理人员素质不高,这是我国企业界普遍存在的问题。因此,必须采用先进的管理技术和计算机技术,开发出先进的会计电算化系统,促进会计人员和管理人员的知识尽快更新以适应现代市场竞争的要求。

国外较成熟和先进的会计商品化软件一般都是按照国际先进的适用管理方法和技术的共性及新型的管理模型进行开发而成。目前,我国会计商品化软件的功能基本上都是集中在财务会计方面,要完善这一系统,一般可采用与软件开发商合作或有能力的企业自行组织人员进行二次开发,这样可给企业管理人员造成一种必要的压力,并迫使他们去改变落后的管理现状。

改进以计算机技术人员为主的习惯,主张以财会人员为会计电算化系统的主导作用。会计在企业中掌握着绝大部分的经济信息,又通晓这些信息的分析和利用,因此,会计人员应当将其精通的会计、理财和管理技术与计算机专业人员的计算机技术融合在一起共同开发会计电算化系统。从目前已实行会计电算化的企业来看,若是单纯外购的商品化软件或由企业自身的计算机专业人员开发的会计电算化系统,其实际的运行效率和效果都不令人满意,而且安全性能差。可以说,没有会计人员和管理人员参与开发和完善,会计系统是很难发挥经营控制和管理决策的支持作用的。

3完善会计电算化系统功能的实施方法

要完善会计电算化系统功能,提高会计系统的效率,提高企业经营管理水平和经济效益,就必须遵循与完善策略相配套的实施步骤和方法。

3.1明确系统完善的目标

系统完善的目标是:大大改进企业的会计信息在经营控制和管理决策中的作用,提高企业管理水平,促进企业管理体制的改革,提高经营效益。原会计电算化系统仅着眼于减轻会计人员劳动强度和提高会计数据准确度,要想完善这一初始系统,应(1)采用网络联机系统,所有的数据从经营管琦现场适时收集,及时处理,快速反馈第一线。(2)实现会计反映和经营控制一体化,强调扩充经营控制的功能。会计电算化系统具有对经营控制的功能多少是衡量会计电算化系统水平高低的一种重要尺度。(3)实现会计、财务、生产、销售集成化系统。现代企业有一个显著特征是从产品开发研究、生产制造和产品销售到理财活动应当以会计电算化系统联成一个有机体。建立集成化信息系统应当以会计电算化系统为基础,完善扩展而成,这样可收到较好的经济效益。

3.2注重分析,系统完善按统一规划进行

完善会计电算化系统的目的是为经营控制和管理决策提供及时而可靠的信息,因此,在做系统分析时应当明确企业的主要经营控制和管理活动,清晰地掌握这些控制和管理活动所需的数据或信息的产生棿項应用的流程,并了解他们与财务目标的关系,使完善后的系统不会偏离整体设计,同时也避免各个控制和经营活动各部门分别建立自身的信息系统而造成数据管理混乱、资源浪费、功能重复,便于建立一个优化的、综合的会计电算化信息系统。

3.3选择适用的设计技术

企业会计电算化系统在系统结构设计上应选择流行的模块化、标准化、网络化技术,应当使系统既具有联网实时处理又具有单机批处理的灵活性。在代码、数据结构设计上,采用标准化、统一化格式。在人机界面设计方面,采用联机在线帮助,在数据录入、查询等功能下,均可得到明确的帮助或提示信息,在有限的屏幕中给出多窗口的信息,处理运行时连续给出处理和操作的提示信息,使系统有较好的透明度。在系统数据和信息的安全和保密性设计上,采用各子系统和重要数据加密和规定必要的使用权限口令,并采用自动备份重要数据的措施,以确保系统和数据的安全。

3.4加强系统完善的管理控制,充分调动系统开发人员的积极性

开发完善会计电算化系统是一项非常复杂的工作,企业财会人员和管理人员应积极参与配合,主动出谋划策。同时分阶段对开发完善工作进行监督检查和评价,奖惩优劣,调动开发人员的积极性和创造性。要从不同的角度、用不同的方法对会计电算化系统进行调试。在评价系统的同时,应善于发现问题和错误,针对存在的问题及时解决,完善处理。