高校财务档案规范化建设路径

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摘要：随着高校教育改革的不断深入，对高校财务档案管理也提出了更高要求，新形势下，高校财务档案管理应该按照规范化标准，解决当前高校财务档案管理信息不全、立卷不规范、程序不合规问题，并结合高校财务档案管理具体需求，实现档案规范化建设的信息化路径、制度化路径和协同化路径，并为高校财务档案规范化建设提供人力、物力、制度保障，进一步提升高校财务档案管理效果。

关键词：高校；财务档案；规范化；实现路径

随着财务信息化的不断发展以及高校财务改革的需要，原有的高校财务档案管理方式正严重影响高校财务管理的发展，因此有必要将财务档案管理与信息化进行有效结合，进一步提升高校财务管理规范化水平，推动高校财务管理改革创新，更好的服务高校发展。

一、高校财务档案管理现状

1.信息不完整。随着高校改革的不断推进，高校财务管理职能在不断延伸，高校财务管理的业务范围也在不断拓展，除了传统的计凭证和报账表以外，高校财务档案还参与到了高校各类经济活动之中，但由于高校财务档案管理人员没有及时地适应时展变化，对于高校财务档案新拓展的业务范围档案资料收集不全面，导致部分经济活动缺少财务档案佐证。2.立卷不规范。当前在高校财务档案管理过程中很多档案仍然以纸质档案为主，这些纸质档案在分类整理之后，还需要按照相关制度立卷。很多财务纸质档案虽然进行了封粘，但缺少会计人员签章，部分档案封皮项目信息填写不全，而要想对这些信息不全的档案进行利用，需要重新查阅里面的相关材料，容易破坏原有的档案顺序，不利于后期保管存放。还有部分高校财务会计档案摆放混乱，会计档案移交缺少移交清单，没有按照档案管理制度将永久和定期分类，部分档案销毁不及时，财务档案立卷不规范等等，这些问题都在很大程度上影响了高校财务档案管理工作的顺利开展。3.程序不合规。按照高校财务档案管理要求，财务档案在收集、整理、立卷、保存和销毁过程中需要遵循一定的程序。但从当前看高校财务档案在立卷移交和销毁过程中还存在程序不规范问题。从立卷程序看，没有严格按照“统一分类、统一管理”的要求对财务档案进行立卷，存在卷随意性问题。从移交程序看，高校财务档案在移交之前没有做好准备工作，在移交过程中没有专人监管，移交后事项办理不清晰，一旦后期发生档案丢失问题，难以根据档案移交程序追责。从档案销毁程序看，存在财务部门与档案部门配合不严密，档案销毁过程中缺少专人监销，部分涉密档案销毁没有严格执行保密要求，档案销毁没有按照程序审批进行，部分档案以废品变卖的形式替代了集中销毁。

二、高校财务档案管理欠规范的成因分析

1.思想认识亟需更新。一方面，高校领导对于财务档案管理重视程度不足，认为高校财务档案管理工作简单，只需要接收纸质档案并将这些纸质档案保存到销毁为止，没有看到高校财务档案信息的利用价值，因此对于高校财务档案相关工作支持力度不足，没有给予高校财务档案改革必要的政策支持和资金帮扶，也没有为高校财务档案落实的软硬件设施，导致高校财务档案信息化工作难以有序推进。另一方面，高校财务档案管理人员对于高校财务档案管理还存在错误思想认识，缺乏责任意识和服务的主动性，认为高校财务档案管理工作只是配合财务工作开展，能够发挥的作用十分有限，一旦在这种思想引导之下，就容易出现档案信息收集不全，立卷不规范，程序不合规等问题。2.约束机制缺乏效力。一方面，当前高校财务档案管理制度更多是从宏观层面对相关工作进行规定，缺少可操作性和指导性，因此在制度落实过程中缺少有效抓手，难以发挥出档案制度的硬性约束作用。另一方面，虽然高校在财务档案管理过程中已经在制度建设方面做出了很多改变，也完善了相应的制度体系，但当前部分制度在落实过程中没有得到高校档案管理人员的积极响应，加之没有营造高校档案管理的外部氛围，导致很多档案管理人员在档案制度落实过程中不积极、不主动，难以发挥出制度的优势和价值。3.管理系统规划不合理。高校财务档案管理工作是一项系统工程，应形成相对完善的管理系统，对财务档案管理工作进行科学合理规划。但部分高校档案管理部门仍然受到传统档案管理思想影响，在高校财务档案管理系统建设过程中管理功能不完善，缺少档案信息开发功能。同时在业务服务上还局限在档案查询和检索类功能，与当前档案信息化服务还存在一定差距，导致档案信息化建设并不理想。还有部分高校一再的追求财务档案管理信息系统的功能性，并没有结合高校财务档案管理实际，也没有进行系统的调研和分析，导致系统利用效率差，同时还造成了资源浪费，增加了高校运营成本。

三、高校财务档案规范化建设的实施路径

1.档案规范化建设的信息化路径。一方面，要积极推进高校财务档案信息系统建设，高校财务档案管理部门应该从利用角度出发，遵循安全性、标准化的原则，将纸质档案转化成为数字档案，并存储到高校财务档案管理信息系统之中，这样既方便了档案需求者使用，也确保了纸质档案的安全性。同时将收集上来的数字化档案，按照教学、科研、管理领域进行分类，形成不同的数据库资源。另一方面，要加大对财务档案信息资源的开发和利用，通过对各种财务基础数据的分析，更好地反映高校当前的经济运转状况以及财务运行存在的不足，为高校战略决策提供财务档案依据。2.档案规范化建设的制度化路径。一方面，高校财务档案管理部门应该学习上级关于高校财务档案管理的相关政策文件，并对有价值的政策文件进行认真梳理，作为档案管理制度制定的依据；同时还要向兄弟院校进行学习，通过交流互动等多种形式了解其他高校财务档案管理制度的内容，征询其他兄弟院校意见，将可借鉴内容也纳入到高校财务档案制度内容之中。另一方面，高校财务档案管理部门要结合本校财务档案具体实际，制定高校财务档案相关制度，通过召开座谈会、研讨会等多种形式，邀请相关专家学者以及本地区的档案管理行政机关人员对高校财务档案管理制度内容进行优化，进而提升管理制度的针对性和有效性，为档案规范化建设提供制度依据。3.档案规范化建设的协同化路径。一方面，高校主要领导应该重视高校财务档案规范化建设，并积极协调相关部门为高校财务档案规范化建设提供必要的帮助，主动地配合高校财务档案管理部门收集和整理相关财务档案文件。高校财务档案管理部门也应该主动作为，加强与其他部门交流和互动，并加大对高校财务档案信息资源的开发力度，将具有一定参考价值的档案信息与各个部门进行分享，进一步提升高校财务档案的服务范围和服务效果。另一方面，高校主要领导要积极营造档案规范化建设协同环境，要在不同场合强调财务档案规范化的重要性，要加大对财务档案的宣传，形成人人参与高校财务档案管理的良好局面。

四、高校财务档案规范化建设的保障措施

1.高度重视高校财务档案规范化建设。高校财务档案管理部门应该积极向主要领导汇报当前财务档案管理工作的具体情况，引起高校主管领导和部门分管领导的重视，给予高校财务档案规范化建设更多的指导和关心。特别是高校主管领导要将高校财务档案规范化建设作为日常工作来抓，经常部署高校财务档案相关工作，通过检查和督促方式，进一步提升高校财务档案规范化进程，对于高校财务档案规范化建设存在的问题要及时加以解决，确保各项工作落实到位。2.加大对高校财务档案的软件设施投入。高校主要领导在关心财务档案管理规范化建设的同时，还应该给予必要的政策支持和资金帮助，为高校财务档案管理配备软件设备，完善高校财务档案管理的物理环境，确保高校财务档案管理物理环境符合档案管理的相关要求，为财务档案管理规范化奠定坚实基础，为高校财务档案管理信息化提供扎实保障。3.加强财务档案管理队伍建设。一方面，要对现有人员进行职业培训，结合当前高校财务档案管理的具体需求，开阔档案管理人员视野，提升档案管理人员的业务能力和素养。另一方面，要积极引入优秀人才，形成老、中、青搭配合理的财务档案管理梯队，为财务档案规范化建设提供扎实人才保障。

[参考文献]

[1]方华芬.高校会计档案的大数据管理升级与深化路径研究[J].电子工程学院学报,2019(08).

[2]单鹏斌.新时期学校档案管理规范化创新路径研究[J].中国民族博览,2019(12).

作者：方小丽 单位：海南医学院