高校科研经费“报销繁”问题探析

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摘要：近年来，高校科研经费体量逐年上涨，在提倡为科研人员“松绑减负”的政策背景下，信息化技术逐渐成为各高校规范科研经费管理、提升报销服务水平的重要工具之一。本文分别从科技政策落实、会计人员配比、业务和财务信息系统融合情况以及科研分级审批管理机制等角度分析了科研经费“报销繁”问题产生的原因，以P大学财务信息化建设为例，介绍了财务信息化总体架构设计思路，并结合线上报销平台、预算控制、手机终端报销、业财系统融合、科研财务助理线上培训等业务模式，探讨了通过信息化手段提升科研经费报销工作效率的应用与实践经验。

关键词：信息化;高校科研经费;“报销繁”

一、引言

在2018年两院院士大会上指出：“不能让繁文缛节把科学家的手脚捆死了，不能让无穷的报表和审批把科学家的精力耽误了”。2019年十三届全国人大二次会议公布的政府工作报告也提出，大力简除烦苛，使科研人员潜心向学、创新突破。近年来，国务院及相关部门相继出台政策文件为科研人员“松绑减负”。高等学校特别是研究型大学作为科学研究的重要基地，在我国创新型国家建设中发挥着越来越重要的作用。根据中国统计年鉴（2019年）的数据，2018年，我国高等学校R&D经费支出为1457.9亿元，比上年增加191.9亿元，涨幅达15%。2018年全国R&D经费支出中，高等学校占7.4%，比上年提高0.2个百分点，高等学校R&D人员全时当量为41.1万人年，比上年增长7.6%，占全国R&D人员全时当量的9.4%。可见，高等学校在科研经费体量及科研人员全时当量上均继续保持增长态势。在大力贯彻“松绑减负”背景下，如何切实解决高校科研经费“报销繁”的问题，建立起便捷、高效的科研经费报销管理机制进一步成为社会关注的焦点。我国高校财务的信息化建设始于20世纪90年代，大致可分为四个阶段，第一阶段为会计电算化阶段，完成了手工记账到计算机软件记账的变革，提高了记账效率和准确性；第二阶段为局域网管理阶段，实现了局域网内的数据库管理，提升了财务系统内部数据传输的效率；第三阶段为互联网阶段，利用互联网、大数据等技术极大提升了数据共享的能力，网上预约报账、业财融合等功能得以加强，提升了高校财务管理和服务的综合水平；第四阶段为智能财务阶段，利用影像识别等人工智能技术实现报销自动化。目前，高校的财务信息化正处在由第三阶段向第四阶段过渡时期，信息化逐渐成为各高校规范经费管理、优化报销流程、提升财务服务水平的重要工具之一。

二、文献综述

近年来针对高校科研经费报销管理的研究主要包括以下几个方面：一是高校科研经费报销存在问题的成因，如王静提出项目管理意识淡薄、预算编制不科学、项目与经费管理脱节是当前科研经费报销存在问题的主要成因，[1]李全旻认为科研经费报销管理制度的不健全、资金拨付和资金使用在时间上不匹配、高校对科研经费财务管理队伍建设不重视等原因导致高校科研经费使用和管理出现问题；[2二是提出优化高校科研经费报销管理的建议和方案，如陈菁（从总体思路和具体措施等角度分析了解决高校科研经费"报销繁"等财务管理问题的建议，并从预算编制、审批流程、信息化建设等方面提出了解决方案，[3]再如张小玲等从顶层设计、转变理念、科学管理、以人为本等角度提出了缓解“报销难”问题的建议方案；[4]三是从特定视角阐述分析高校科研经费报销管理存在的问题及建议，如凌芸和高颖结合相关部门出台的“放管服”系列政策的要求，阐述了高校在制度建设、法人责任落实、审计监督等方面加强财务管理、解决报销难题的建议；[5-6]张明阳结合政府会计制度改革阐述了科研经费财务管理模式改进策略。[7]关于高校财务信息化的研究近年来主要集中在“大数据”等新形势下高校财务信息化的总体框架和思路研究、结合政府会计制度改革探讨高校财务信息化的发展与对策、从内控、预算管理等特定角度阐述高校财务信息化的应用等方向，如陈中华在阐述了大数据背景下高校财务信息化建设存在不足以及策略[8]，但成蓉结合政府会计制度下财务信息化的需求，对财务核算软件、大众版网络报销和个人财务服务等内容进行了论述[9]，任华从内控的角度陈述了高校内部财务信息系统以及业务系统的构建建议等[10]。综合来看，目前有针对性地研究利用信息化手段解决科研经费报销管理问题的文献尚较少。本文拟基于信息化视角，结合目前科研经费“报销繁”的产生的根本原因，针对科研经费报销中的难点、堵点，尝试构建以业财融合为基础的财务信息化框架，充分利用信息化手段为解决科研经费“报销繁”问题提供思路。

三、造成高校科研经费“报销繁”问题的主要原因

科研经费“报销繁”是多年以来高校普遍存在的问题，所谓“报销繁”，可以具体表述为报销政策不合理、报销管理机制不健全、报销手续繁杂、报销材料冗余、报销体验差等，科研人员在经费报销上花费了过多的时间和精力，一定程度上影响和制约了科研人员在科技创新活动中的积极性和创造性，造成高校科研经费“报销繁”问题的主要原因可以归纳为以下几点：（一）财政科研经费管理政策更新速度较快，部分高校。存在落实不到位、执行尺度不统一等问题2011年以来，随着我国财政科技投入快速增长，科研项目和资金管理不断改进，同时也在不同阶段出现了资金使用效益亟待提高等突出问题。结合不同阶段我国社会经济发展状况以及财政科技经费管理的需要，中共中央办公厅、国务院以及财政部、教育部、科技部等部门相继出台了《关于调整国家科技计划和公益性行业科研专项经费管理办法若干规定的通知》（财教〔2011〕434号）、《关于加强中央部门所属高校科研经费管理的若干意见》（教财〔2012〕7号）、《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》（中办发〔2016〕50号）、《关于抓好赋予科研机构和人员更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（国办发〔2018〕127号）等一系列政策文件。新出台的政策不断规范了我国财政科技经费在预算调整、开支范围、结余经费等方面的管理，提出了一系列针对科研人员“松绑”和激励的措施，同时也在“放”的基础上，加强了对服务和监管的要求。面对不断更迭的管理政策，部分高校未能充分结合本校实际将国家制度落实到位，“松绑”不彻底，繁文缛节仍然存在，容易造成报销流程的繁琐。另外，对于不同时期出台的各项政策，各高校由于规模、学科、地域等差别，执行尺度难以做到整齐划一，甚至在同一高校，不同财务人员对于制度的理解也会存在偏差，均会造成报销管理中出现流程不明确、要求不统一等问题，给科研人员造成报销难的感受。（二）高校科研经费量体量持续增长，会计人员配备力量不足。随着高等学校R&D经费的不断增长，高校科研经费报销的业务量也不断提高，但由于部分高校对财务管理岗位人员规模的控制，造成会计人力资源配备相对不足。以P大学为例，2016年至2018年，科研经费收入由29.14亿元增长至34.7亿元，但该校会计人员却减少了28人，人均核算量增长了近0.2亿元，在国家财政科研经费管理不断规范和精细化的背景下，无疑会给经费的报销工作带来巨大压力，如高校不能及时利用信息化等手段提高效率、优化流程，将使得科研经费“报销繁”的问题更加凸显。（三）科研人员与财务人员信息不对称。各类财政科研经费均有对应的项目资金管理办法及预算开支范围，但大部分科研人员非专业财务人员，对于项目资金管理办法中财务规则的理解难免有偏差，会导致报销环节出现超出预算开支范围支出，并在后续结题审计中出现调账、整改等问题，占用了科研人员大量的精力和时间。另一方面，由于财务人员对具体的科研活动不了解，在办理报销业务时，容易因为信息不对称导致对经济事项的分类不准确，造成财务核算的支出与原预算不符等问题。以P大学为例，该校在财务信息系统升级前，科研经费的报销由科研人员（或科研财务助理）线下提交相关报销材料，财务人员通过与报销人员沟通，按照财务规章制度并结合职业判断手工选择会计支出科目完成账务处理。这种模式存在以下弊端：一是科研人员由于不熟悉财务制度，在发生经济业务后无法明确对应财务预算科目；二是财务人员在接收报销材料后需与报销人明确经济事项性质及分类，耗费大量时间与沟通成本；三是由于信息不对称造成支出账务与实际科研项目预算不符，增加了调整预算或调账等冗杂手续，甚至影响科研项目财务验收。可见，传统报销模式难免会在一定程度上造成报销效率低下等问题。（四）财务系统与业务系统信息不共享，形成信息孤岛。新颁布的政府会计制度以及财政部2016年的《管理会计基本指引》均对高校的财务和业务的有机结合提出了更高的要求。如上文所述，高校财务信息化当下正处在由第三阶段向第四阶段过渡时期，但部分高校由于信息化建设进度滞后，仍存在财务系统与其他业务系统信息不共享或共享不充分等问题，财务系统在一定程度上存在信息孤岛的现象。在政府会计制度背景下，业财融合不充分不仅会对高校执行政府会计制度造成影响，也会造成科研人员办理财务相关事项时效率低下，造成不好的报销体验。以固定资产报销业务为例，高校固定资产作为学校开展科研活动的重要保障，涉及金额较大，报销所需材料较多，同时，设备费预算项也是科研项目财务验收的审计重点。政府会计制度下高校固定资产核算方式发生了较大变化，在资产财务入账时对资产的所属部门、型号、支付等具体资产信息提出了更高的要求，在完成财务入账后，还要将财务信息反馈到资产部门。在传统报销模式下，报销人员需要往返于资产管理部门和财务部门之间，人工传递各类资产信息，不但耗时耗力，还会由于信息传递错误进一步影响资产报销业务的进度。由此可见，业务系统与财务系统的信息孤立，将进一步加剧各类经济事项报销繁琐的问题。（五）高校科研经费分级管理体制，签审环节多。教育部、财政部在《关于加强中央部门所属高校研经费管理的意见》（教财［2012］7号）中要求高校在科研经费管理中要明确责任主体，建立分级管理体制，要求高校科研、财务、人事、资产（设备）、审计等部门各司其责，确保经费使用权、管理权的有效行使，要求科研经费项目所属院系发挥监督管理责任，同时要求落实项目负责人对于科研经费使用的直接责任。此外，从内控的角度，加强科研经费支出审批，尤其是大额资金的支出，可有效控制违规风险。因此，各高校在落实以上“统一领导、分级管理、责任到人”的管理机制时通常会形成经费报销多层级签字审批的局面。此外，“放管服”改革以来，各高校在差旅、会议、因公出国等报销业务的管理上拥有了更多自主权，为落实法人责任，各高校均制定了相关制度，也会涉及到多层级的审批环节。在传统报销模式下，科研人员需要通过纸质传递签审资料，项目负责人需要对负责科研项目的所有开支的纸质票据和报销材料进行线下审核确认，同时还要交由所在院系以及学校相关职能部门进行签审，在任一环节出现问题，还会出现流程的反复，不仅会造成报销审批过程缓慢，效率低下，还会因报销量大，造成审核把关不严、发生违规支出的风险。

四、信息化手段解决科研经费“报销繁”的方式

现代信息技术的发展为以上造成高校科研经费“报销繁”的问题提供了越来越丰富的解决方案，各高校探索尝试采用多种信息化手段“逐个击破”，通过优化网上预约报销功能、实现预算开支范围自动控制、加强与其他业务系统数据对接共享、开设科研财务助理在线培训课程等方式，构建有助于解决科研经费“报销繁”问题的信息化服务体系。（一）构建财务信息化服务总体架构。高校财务信息化是一项系统工程，需要强大的数据处理终端以及便利友好的用户平台，同时需要通过与其他业务系统互联互通，搭建以提升财务管理服务水平为目标的总体架构，才能为科研经费报销中遇到的问题提供系统的解决方案。因此，高校应统筹师生（用户）、职能部门、院系等多角色的需求，结合各项财务业务的管理规定和实际情况，构建全流程的财务信息化服务体系并不断更新完善，才能真正将解决科研经费“报销繁”的问题落到实处。以P大学为例，由图1可见，该校以“财务综合信息服务系统”和“财务核算系统”作为服务中枢和数据中枢，构建了面向师生用户、各职能部门的财务信息化服务架构。用户一方面可通过“财务综合信息服务系统”中的网上预约、发票查验、公务卡认证、跨行快汇等功能实现便捷高效的线上报销，另一方面，可通过设备、人事、研究生院等学校其他业务部门的信息化接口，对接“财务综合信息服务系统”，实现各类业务的业财融合一体化办理。“财务核算系统”作为账务处理中枢，既可实现与“财务综合信息服务系统”的实时财务数据互联互通，又可对接科研、收费等业务系统实现数据共享，并通过“银企互联”实现网银的直接支付，最大程度提升报销工作效率。（二）开发线上智能报销平台———减少人工处理，提高报销效率。传统的报销模式存在线下排队、支付方式落后、报销进度无法查询、历史记录不完备等诸多问题，科研经费负责人对于经费的使用和查询也难以实现系统监管。此外，线下面对面报销存在工作时间及固定工作场所等诸多限制，会计人员需提供面对面接待服务，部分高校在会计人员编制逐年减少的情况下，难免会给报销工作带来困难。线上报销模式建立了经办人、项目负责人、项目管理部门、财务部门共享的信息平台，进一步提高了报销管理的规范化、服务的便利化程度。通过线上报销平台，科研人员足不出户，在线即可选择报销项目、确定报销事项并填写汇款信息，系统会自动生成预约报销单，打印签字后即可选择使用线上或线下审批进行报销申请。提交后，科研人员可在网报平台实时查询报销单进度，如需补充材料，财务部门可通过电话、短信等形式及时告知。网上预约报销模式，改善了原有的人工排队、现场等待、排队领取报销费用的现象，让报销流程更加便利和快捷。此外，线上报销平台还可结合各类财务管理办法，将报销金额自动计算环节融入填报界面，科研人员填入基础信息后即可自动汇总计算出报销金额，省时省力。以差旅费报销为例，传统报销模式下，报销人需打印纸质表格，手工查询出差地点的报销标准，还要根据出差人的类别计算填写补助金额，并需要多个环节盖章签字。线上报销平台可结合各高校差旅费相关管理办法，将补助标准、住宿标准等嵌入系统，科研人员在填报时，系统可自动检查是否超标并计算报销金额合计数，节省了传统模式下报销人员和会计人员手工计算的时间成本和信息沟通成本，降低了科研项目财务验收时的违规风险。（三）预算控制———将报销制度固化于信息系统。预算管理是科研项目经费管理中的重要一环，预算相符性等指标是科研项目经费审计和财务验收环节中的重要检查内容，因此，在科研经费报销中应合理控制经费预算。当前的财务信息化系统可通过设置预算模板等方式，实现科研项目预算细化控制管理，将各类科研项目的预算管理制度固化于信息系统中，实现实时控制。（1）预算模板控制。系统可根据不同科研项目的资金管理规定设置对应的预算模板，预算模板根据资金用途将整体预算划分为不同预算项，针对各预算项可设置对应的可开支会计科目以及预算额度，并通过设置控制方式、合并控制项、支出限额等方式进行细化控制。针对科研经费管理办法中规定的可以由项目承担单位自行调整的预算项目，可在系统设置灵活的预算控制方式，省去了科研人员频繁调整预算额度才可报销的麻烦。通过设置预算模板，将项目经费管理规定融入到系统中，实现了在线实时预算控制，提升财务部门预算管理效率的同时也使得科研项目负责人对经费预算的控制更具时效性和便捷性。（2）报销内容线上控制。系统在设置预算模板的基础上，可通过线上报销系统与预算模板的关联实现报销内容的线上控制。为了便于科研人员理解和使用，线上报销系统将项目资金管理办法中规定的开支范围用通俗易懂的表述方式展示在报销页面，在页面上仅展示该项目允许支出的内容，降低了因科研人员不了解资金管理办法要求或因财务报销环节把关不严造成超范围支出的风险，也减少了因超范围支出的账务调整造成的附加工作量。（四）手机预约报销———在线申请，对接商旅平台，智能识别。随着移动互联网络以及智能终端的发展，部分高校及科研院所已经开始尝试使用手机终端开展报销业务。智能手机相对于传统PC端网上报销而言，具有时效性强、操作方便、服务体验好、易于推广等优势，科研人员利用手机端可以随时随地进行差旅、会议等经济业务的线上申请，通过对接航空公司或商旅平台实现集中结算，并可通过手机摄像头拍摄并上传票据信息，生成报销业务预约，极大提升报销业务效率，提升财务服务体验。（1）手机审批。手机模式下的审批不再需要线下纸质材料的传递，实现了经办人、项目负责人、所在院系、职能部门等多个环节的线上签审过程，各高校可结合本校差旅、会议、日常报销等管理办法，设计相应的审批流程。线上签审提供了附件上传、审批进度跟踪查询、审批意见反馈等功能，由于手机终端的便携性，提高了业务审批的效率，也为后续的报销、项目决算、结题审计等环节存储了业务审批相关的基础数据。（2）对接商旅平台。手机终端为对接商旅系统提供了更为便捷的平台。高校财务信息化系统通过与航空公司或综合商旅平台对接，可实现科研人员直接通过手机报销app选定支出项目账号、订购差旅票据，并在成功出票后冻结相应经费，月底由学校和售票商家统一结算，在取得票据后集中账务处理。对于科研人员来说，省去了传统报销模式下自行订购票据的麻烦，同时也免去了差旅任务完成后提供票据、登记牌等资料进行报销的繁琐流程；对于高校财务部门来说，集中账务的模式也极大节省了会计人员的人力投入，提高了差旅费报销工作的效率。（3）票据影像识别。手机报销终端通过对接图像识别引擎，可实现通过手机摄像头获取增值税发票、机票、火车票等票据图像信息，并自动转化为数据信息供财务报销使用。影像识别为报销业务的基础信息输入提供了一种快捷且准确的方式，省去了报销经办人或会计人员手工录入的麻烦，同时，通过与审批系统、预约报销系统以及智能凭证系统的联通，实现了业务审批、报销数据输入、自动生成预约报销单及账务凭证的全自动化处理，相较于传统报销模式，在业务处理速率和准确率上都有了很大提升。（五）业财融合———经济业务与财务报销融合发展。政府会计制度要求高校树立“业财融合”的理念，推动经济业务与会计管理的融合发展，这就要求高校科研经费的报销应紧密结合经济业务的需求，财务信息系统应与业务信息系统有效对接。部分高校按照制度要求，结合业务特点，将财务系统科研管理系统、资产管理系统、试剂管理系统等进行了对接，将业务系统延伸至财务端口，也使财务管理所需要的数据更加实时、准确，有效提升了财务报销的效率。本文以试剂采购平台为例介绍高校通过业财融合优化报销业务流程的实践经验。试剂、耗材等低值易耗品为高校科研经费报销的常见内容，传统报销模式下，科研人员需要自行选择供应商，购买试剂后取得发票，并通过汇款等方式完成报销流程。由于试剂的采购具有不定期、不定量、频率高等特点，给科研人员的经费报销增加了大量重复、繁琐的工作量。结合高校试剂用品采购的特点，P大学研发了试剂线上销售平台，通过将试剂采购管理平台与财务数据对接，实现了在线订购、批量结算、“无票”报销等便捷功能。科研人员可直接在试剂平台选择对应科研项目支出账号，并实时冻结经费，确保结算时项目余额充足，在结算方式上，定期由供应商发起结算，并提供本次结算涉及所有的订单的增值税发票，试剂平台实时统计出对应冻结的科研项目账号，并反馈财务系统自动生成财务凭证，通过相关审核流程后，采用网上银行汇款方式完成结算。对于科研人员来说，仅需结合科研需要在平台选择试剂类别和数量，不再需要按照付款、取得发票、财务报销的流程来完成结算，极大简化了试剂、耗材采购及报销的业务流程。（六）在线培训———提高业务水平，提升报销效率。科研财务助理作为高校报销业务办理的重要力量，其对报销政策及业务流程的掌握程度极大影响了报销业务的办理效率。为了帮助科研财务助理更好地为课题组提供预算编制和调剂、经费报销、财务决算等专业服务，高校开展了各种方式的宣传和培训，在线课程培训充分利用多媒体及互联网技术，通过录制视频并上传网络平台的方式开展教学，课程不受时间、地点限制，学员可随时随地利用各种终端进行学习。此外，在线课程采用的系统操作视频、业务流程动画讲解等课程形式也较现场培训具有更好的效果。P大学采用在线课程形式分别针对科研财务助理、科研人员、会计人员等开设了不同培训课程。针对科研财务助理的课程主要针对科研经费管理政策、报销流程、预算编制等内容开展，培训学员可结合业务需要报名学习相关课程并参加线上考核，通过考核人员可获得学校颁发的结业证书，作为科研财务助理未来绩效考评、岗位续聘等工作重要指标。通过线上系统学习及考核，科研财务助理在为课题组开展经费报销等工作时，可更熟练地依据相关经费管理政策确保经费合规使用，也会严格按照学校内部各类规章制度办理审批、报销等业务，减少了不必要的跑路和重复办理，有效提升了为课题组提供财务报销服务的效率。

五、信息化手段的局限性及思考

综上，不断迭代更新的信息化技术为高校的财务管理和报销工作提供了多种便利化手段，让经费报销越来越简化，但在充分合理应用的同时也应关注其局限性，辩证地看待和应用信息化手段。（一）财务信息化建设需要在便利性和功能可实现性上。权衡和取舍，二者难以兼得信息化工具将原本需要线下审批和手工计算的各个报销环节转化为信息化终端的各个界面和按钮，通过数据传输的线上方式实现报销的便利性，但这些便利性需要基于财务管理的规则并通过若干的“功能”来实现，而各项“功能”则需要通过程序开发人员、报销人员或财务人员等角色在系统中设计、设置、输入、核算等不同的流程分工来实现，便利性越高，往往对应的内在功能及实现环节将越复杂。以科研人员常用的出国业务报销为例，由于涉及到机票、住宿、城市间交通、伙食及公杂补助等多个报销类别，且根据不同的国家和城市会有不同的限额标准以及不同的货币汇率，对于包干补助的规则各个高校也有各自的管理制度。在信息化模式下，若想实现报销补助金额全自动计算、住宿费限额标准自动控制、自动生成财务凭证等业务便利性，需要系统在后台依据报销业务规则设置大量的计算公式及逻辑判断，且需要报销填报人准确填写城市、币种、补助形式、出入境时间等大量细节信息，如一味追求便利性，则会造成程序开发难度增大、填报环节复杂冗余等问题。因此，在实务操作中，需要权衡便利性和功能实现性，既要尽可能简化流程提升报销效率，也要兼顾功能实现的难易程度，如系统设置程序过于冗杂，则可考虑牺牲部分便利性来提高整个报销业务环节的顺畅性。（二）要防止过度依赖信息化，忽略会计人员的把关和监控。通过信息化手段的应用，财务报销业务在审批、填报、核算等各环节中均实现了效率的提升，也使得会计核算更为规范，财务人员对信息化工具的依赖程度越来越高。在充分利用信息化带来便利性的同时，需要充分认识到，任何信息化手段仅能按照会计人员设定好的规则，做到“非是即否”的判断，而财务报销及核算的基本职能是通过对账务规范、科学的管理为业务的发展提供保障，而在这一完整的管理和服务流程中，信息化仅仅是辅助工具，会计人员才是核心和保障。在报销流程的设计中，会计人员可以充分利用信息化技术尽量减少重复性工作流程，提升报销业务的效率，但与此同时，会计人员必须具备基本的职业素养以及专业判断，需要依据对政策法规的理解和把握，结合实际情况，对各项经济业务作出分析和判断，为每一笔经费支出做好财务把关。（三）解决高校科研经费“报销繁”问题的根基在于健全的制度和规范的管理。综合来看，虽然信息化技术的发展为高校科研经费报销和管理的优化提供了有力支撑，但信息化并不能从根本上解决“报销繁”问题。在“放管服”改革的背景下，各高校应抓住改革契机，深入把握政策内涵，结合本单位科研活动实际需要制定科学合理的财务报销制度，夯实管理基础，积极开拓财务信息化的应用范围，将便利的信息化手段融入规范的制度落实中，这样才能进一步优化科研经费的报销管理，真正为科研人员“松绑减负”。

参考文献:

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作者:王阿乐 单位:北京大学财务部