信息化对高校财务报账繁难问题探讨

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摘要：在我国社会飞快发展和经济急速增长的新形势下，随着高校的办学规模不断扩张，项目经费的渠道也日益增多，高校资金总量也在持续增加。因此，传统的报账方法已经远远不能满足信息化时代下高校财务管理工作的需要。高校财务管理部门不仅要加大对财务工作的监督力度，还要对其提出更高的标准和更加具体的要求。总而言之，不断的完善财务报账程序，进一步提高工作效率是多数高校的迫切需要。本文将从当今高校财务报账繁难的情况着手，深入解析酿成高校财务报账繁难的来由，并对怎么提高高校财务报账的效率提出意见，进而增加高校师生对财务报账工作的满意度。

关键词：高校；财务报账繁难；改进报账的方法；提升效率

伴随高校规模的陆续扩大，师生人数的增长，高校各种经费的来源也随之增加，从而加大了高校的财务报账工作量。而财务报账工作作为高校管理工作的重要组成部分之一也在面临着各种各样的全新的挑战。各个高校不管是展开基础性的教学教育工作，还是开展提升性的科研教学，又或是发挥高校服务社会的功能，都离不开高校财务管理部门的帮助。在高校数不胜数的财务管理工作中，报账是其基本工作之一，是最基础的，也是领导进行决策时的准确依据。高校财务管理工作中，报账繁难的问题司空见惯。报账系统落后导致了需要财务报账服务的师生怨天怨地，进行报账工作的会计人员也是长吁短叹。因此，找到合理的能够解决高校财务报账繁难问题的对策是十分必要的。

一、高校传统财务报账繁难的原因及剖析

(一)财务报账经费审批环节出现的问题。使用经费的审批流程：首先，要求报账人员在经济活动进行时取得真实、合法的原始凭证；再次，报账人员需要对原始凭证进行整理、签字；紧接着再通过有权限的审批人同意后，到财务部门办理报账手续；最后，由会计人员核查通过后，录入会计凭证，经复核人复查后，再由出纳核对金额准确后方可付款完成审批。但由于有些高校各学院(部门)经费主管负责人身兼多职，工作繁忙，导致报账人员很难找到他们及时签字，从而导致报账时间成本高，报账流程繁琐，造成一笔账要在多个工作日后才能完成审批。而当报账材料递交到会计人员手上时，也会出现一些因手续不齐而被退回，需要补全材料才能继续完成报账的情况。由于报账单未交到财务部门之前已经花费了报账人员大量的时间去准备，因此当报账人员被退回报账单时心里难免会有生气，心情变得烦躁。更有甚者会把怨气迁怒于会计人员，对会计人员出言不逊。(二)财务报账原始凭证查核环节出现的问题。1.原始凭证合理性、真实性、合法性的查核问题。日常报账工作中，财务人员频繁会遇到“假事真票、真事假票、假票假事”的问题，因此，这也是报账进程中最难确定和最容易出现冲突的步骤。敷衍了事的假发票财务人员一目了然，能轻松辨认出其真假。有些发票看起来很像是真的，但财务人员到税务局官网上一查，便可知道有关信息与报账人员带来的原始凭证上所写的内容不相符；有些发票所涉及到的经济活动本身是确确实实发生的，但其与报账人员无关；有些发票虽然和税务局官网信息相同，但原始凭证的内容却和实际所发生的业务不相符。例如：有些报账人员假造出行业务来报销家庭日常旅游的高铁票、动车票、机票等；有些报账人员则是拿着购买不合理的、工作用不到的办公用品的票据；有些报账人员则会拿着别处的发票假冒工作的需要来报账。这些违法违背学校规章制度的发票，其可靠性在遭到财务人员的严重怀疑被退回后，有的报账人员就是不死心，继续悄悄地换另外一个财务会计人员查核，或者是把发票分批次报账，甚至是换一个校区继续完成报账，企图浑水摸鱼。2.领导签名准许的手续以及原始凭证的附件规范查核问题。为强化对高校财务支出的管理，清楚财务支出的审批步骤和范围，提高使用资金的效果，每个高校都制定有自己的财务支出审批章程。例如，在笔者工作的大学，从2017年5月起便实行零现金支付报账方式，不论报账金额的大小均通过电子划账的方式转入报账人员指定的账户。单笔消费在500元以上(含500元)要求刷公务卡支付，消费票据和刷卡POS小票都作为原始凭证进行报账。再比如，当部门预算经费支出在3万元以上至10万元以下(不含10万元)时，首先，需提交请示文，经学校相关领导审批通过后，再由经办人及其部门负责人签字，最终到财务部门找其负责人签字，即可完成审批。当部门预算经费支出超10万元时，除了以上流程以外，还需校总会计师签字同意，即可完成审批。审批合格后，方可办理转账。报账人员只有清楚各项资金业务的审批流程，呈交报账材料时，票据才会完整，审核才能快速通过。3.报账所需票据不规范的问题。在日常报账工作中，查核报账凭证比较繁琐，主要是因为支出的报账原始凭证不规范。比方：有些经济活动实际上已经发生了，但因为报账人员自身原因，耽误不实时报账，久而久之，导致有些报账票据过期，不能报账；有的报账人员为了能够多报账，便想方设法在凭证上做文章，篡改或破坏票据等。再比如，报账人员提供给财务人员的票据信息多种多样，导致财务人员查核时眼花缭乱，不知道应该以哪些信息为主，这些企图蒙混过关的不按要求填写清楚的票据都会加大财务会计人员对凭证的查核难度。4.原始凭证完全性、正确性的查核问题。财务人员核查到的原始凭证信息常常不完全。例如：原始凭证上不填写单价、购买日期、数量又或是书写错误；经济活动内容模糊、不清楚，没有加盖单位发票专用章的票据需一律退回给报账人员；票据金额过大的，须附加对方提供的且盖有相应公章的明细表。5.票据分类凌乱、胡乱粘贴发票的问题。有些报账人员将花花绿绿的发票不加以分门别类便混杂粘贴在一起，有的甚至是上一张报账发票将下一张报账发票的内容盖住，致使有些发票不可以报账。白白浪费自己的时间，加大财务人员的工作量。(三)财务会计人员紧缺,压力倍增的问题。伴随着高校办学规模的持续扩大，财务报账工作量也与日俱增。但受到对招聘工作者学历、工作经历要求的提高以及在校编制人员数量的制约等因素的影响，学校每年招进来的有编制财务会计人员屈指可数。只能通过外聘的方式招到财务人员，来保证各项财务工作得以正常运转。再者，由于高校财务会计人员数量普遍偏少且工作任务重，造成了人员流动性大。财务工作人员重任在肩，长此以往将导致团队工作效率低，进度缓慢，完成质量差，最终对高校财务报账工作造成一定程度的负面影响。

二、改进高校传统财务报账繁难的策略

现实行的高校财务报账工作，都需要按照学校规定的流程且符合所制定规章制度才能顺利进行并完成整个报账过程，是很刻板的。因此，这样的工作只会是耗时间、费精力的。只有不停的改进高校传统的报账程序，才能从根源上处理好报账繁难的问题。通过多年的高校财务工作经验的积累，我将提出如下的建议，提高老师和学生对报账工作的合意度。(一)加强对财务人才的培养力度，提高财务会计人员的专业修养。财务管理工作是确保学校其他工作得以有序开展的基础，因而，财务会计人员专业素养的高低将直接关联到财务工作的质量。因此，一、需不断强化财务工作人员的职业道德和思想品德教育，经常组织财务会计人员进行系统的业务知识学习、培训及实训；二、在员工方面，引进计算机专业的能人，注入新鲜血液，以完善财务队列的知识构造，及时解决报账系统故障问题和定期对报账系统进行升级，确保报账工作井然有序；三、雇用一些业务能力强、修养好且喜欢财务工作的人，充盈财务部门。(二)使用互联网平台提供报账服务。一是创立互联网自助报账系统，加速推动高校财务信息化的建设，为老师和学生提供更加高效率的报账服务。自助报账系统将通过互联网来实现，二十四小时提供自助报账服务。学校的职员只要在有网络的条件下，都可以进入“自助报账系统”，输入报账单据的相关信息，接着，报账人员再将签好审批手续的自助报账单以及与经济活动有关原始凭据上交到财务管理部门，交单完成后报账人员可以在报账系统查询到单据的处理完成进度，之后的审核、复核、电子转账等工作均由财务工作人员进行，报账人员无需本人到场即可完成报账业务。审核工作人员对网络自助报账单和有关原始凭据审核后，自助报账系统将自动生成对应的记账凭证，经复核人员复核正确后，财务出纳人员便可将报账金额划到报账人员指定的账户上。自助报账系统可依据高校财务会计制度的标准对经济活动可能涉及到的会计科目进行设置，且各个会计科目会有详细的说明，让全校师生都可以熟练操作。这么做，既大大缩短了师生的报账时间，提高财务会计人员的工作效果，也提升了会计工作的准确性，使得会计工作层序分明。二是凭借网银、银行卡支付等进步方式，将古板的现金支付手段转变为当下使用频率最高的电子转账，尽可能的减少现金的使用。高校员工的种种收入、学生学杂费的收取以及在校补助费的发放、高校的各项开支等业务均通过网上进行交易。互联网的普及将提高财务会计人员的工作效果与服务水平，还很大程度上确保了资本交易的便利、安全与简洁。(三)简化以及公示报账流程，并提供普及服务。第一，系统整理和简化财务报账流程。第二，对于不同会计人员对同笔经济业务会计处理出现分歧的现象，可以建立一个交流群，方便会计人员及时沟通交流，使得报账程序更加的规范、简洁、高效。第三，财务部门在其平台上设置报账业务查询系统，让报账人员了解自己的报账业务已经进行到哪一步了，提高师生对报账服务的舒适度。第四，财务部门可以根据业务的不同制定各自的报账流程，但要确保其通俗易懂，快捷方便，并将报账流程打印出来，做成宣传手册发放，让师生都能了解。第五，通过财务部门网络平台向师生遍及最崭新的会计制度、报账要求以及种种业务的会计处理程序。(四)灵活设计合理的报账方式。高校财务报账通常扎堆在学期期末，年底集中报账最多。特别在十二月份，报账业务量全年最高，报账人员大幅度增加。相反，其他时间业务量都比较少。财务管理部门按照不同报账业务不同的要求，合理设置科学的报账方式，有利于提高报账工作的效率。例如，创建快速报账渠道，优先办理简单的经济业务；首要处理网络自助报账业务；积极引导职工分时段报账，尽可能的少出现扎堆报账的现象。加大普及报账业务所需报账材料的力度，确保报账人员在报账时手续齐全、完整，这样被退回的业务量就少，既能提高报账的效率，也能节约时间。(五)建立财务信息共享平台。只要是本高校的职工和学生，都可以用自己的工号或学号进入财务管理系统，查询有关经济业务信息，及时解决疑惑。财务信息共享平台的建立，让职工和学生足不出户就可以办理所需的会计业务，这极大地简化了报账流程，节约了报账人员时间，减少了财务人员的工作量，减轻工作压力，提高办事效率。互联网的不断发展，也将有助于财务部门的改革，增进师生对报账工作的称心度。

三、结束语

这些年来，高校财务报账繁难的问题引起了高校领导层的高度重视，很多高校也都推出了一些新的举措来解决这个问题，也取得不错的效果。本文从财务报账的程序、材料准备、方式等方面进行讨论，目的清晰，可实施性强。随着互联网的不断发展，高校财务报账制度还会持续完善和发展，有利于高校营建一个有层有次的财务报账氛围，提升学校的财务管束能力。

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作者:黄晓兰 单位:南宁师范大学