高校财务网上报销系统探索

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【摘要】近年来，国家逐年加大对高等教育的经费投入，伴随经费投入的不断增加和多元化，导致财务报销的工作量与日俱增，报销难问题日益凸显。随着网络信息化的快速发展，部分高校陆续开始尝试财务网上报销系统，在业务处理时点、资金安全、报销准确率、交易结果获取等方面获得较大优势，为解决报账难问题带来了新的突破。然而，该系统在实际运行过程中，仍存在一些问题需要改进。文章将对高校财务网上报销系统的优势进行阐述，对存在问题进行梳理，并提出有效解决措施，对如何进一步优化和完善该系统提出具体建议，从而有效提高财务报销工作效率，提升财务管理水平。

【关键词】信息化；高校财务；网上报销；流程优化

当前，随着高校招生规模陆续扩大，经费收支总量大幅增加，资金来源渠道的多样化和使用管理的精细化，导致日常报销工作量与核算难度大幅增加，给高校财务人员带来了巨大压力，使得财务报销难成为各高校客观存在且急需解决的问题。财务网上报销系统的推行给这一难题的解决带来了突破口，该系统在财务管理信息化建设中扮演了重要角色，它将财经制度有效嵌入到报销流程之中，将报销经办人、审批人、财务人员紧密联系在一起，打破了以往当面审签、柜台报销的空间与时间限制，提供24小时财务自助服务，有效提高了高校财务工作效率。

一、相关文献综述

Sunetal[1]提出建立财务管理信息系统和财务决策支持子系统，可以更新观念，强化财务管理人员的专业技术能力；Sunetal.[2]指出基于一定目标和理念，设计出与之相适应的具有一定功能的网上报销系统，可以提高效率，简化流程，提升服务；高云涛[3]认为网上报销可减少现金流，从而降低现金风险，准确及时传递财务信息；谭佳[4]从降低内控风险层面对网上报销进行了研究；邱均成等[5]借助抽象、概括、比较和归纳等分析方法，从信息技术与传统会计相互融合角度阐述了网上报销相关问题；陈娟丽等[6]认为网上报销要加强宣传，加大相关软件的开发力度和实际应用；胡燕[7]从财务流程再造角度对网上报销相关问题进行了分析和阐述；胡薇[8]分析了网上报销的具体优势及实施过程中存在的若干问题；陈建凯等[9]解析了一体化报账体系，对网上审签报销的优势进行了阐述；牛星等[10]从工作效率、信息资源、控制机制和管理水平四个方面对网上报销的优势进行深入分析。总之，高校财务信息化的发展，为财务网上报销提供了技术支持和发展平台。学术界和实务界也深入地探讨了财务网上报销的相关利弊。在此基础上，本文将进一步对高校财务网上报销系统相关问题进行梳理和探究，优化财务报销手段，提高财务工作效率。

二、高校财务网上报销系统的流程和优势

高校财务网上报销系统是以互联网技术优势为依托，以会计电算化发展为基础而创建的一种新型的财务报销模式。这种全新的、无等待的报销模式，汇集了当前各类先进的财务管理功能，是传统会计管理业务的一大飞跃，也是财务管理与“互联网+”的完美融合。它将“网上填报、单据传递、零现金、零等候、互动查询”等功能有机结合在一起，其流程如图1所示。由图1可知，该系统借助互联网技术，通过对不同经费进行事前授权，在经济业务发生后，报销人可根据个人时间安排，登录网上报销系统，选择授权项目对应指标，整理、上传相关票据，据实填写报销信息，审批完成后即可打印经费报销单，连同佐证附件一起递交财务，审核无误后进行支付，最后通过网络或短信方式告知报销人支付情况，亦可通过网上报销系统进行结果查询。该系统主要具有以下四方面的优势：（一）加强预算管理，有效实现指标控制，达到财务资源共享。报销人在报销业务开展过程中，需事先得到经费负责人指标授权后方可操作，选择支出项目对应指标进行业务处理，如超出授权指标额度系统将自动预警禁止其操作，这种规范性设置可确保报销人在预算授权额度内使用指标，同时财务人员也能及时了解各部门项目预算执行情况，掌握项目完成进度，经费开支能够得到有效控制。该系统与财务系统有效对接后，可实现财务数据资源共享，网报系统、预算系统、银校互通的有效连接可对每一笔业务进行轻松快速的展示，各级负责人可对预算执行和经费支出情况及时掌握，报销人也可随时对报销业务流程和进展情况进行实时查询，财务人员可借助该系统对各项经费起到事前预算、事中审核和事后监督的作用，做到经费绩效管理有的放矢，确保财务数据的科学性，提高财务管理水平。（二）规范报销流程，方便各级审批，减少分歧。通过技术手段，在网报系统内对差旅费、劳务费等报销事项进行程序设定，形成固定模板，报销人填写基本信息即可查询与之相关联的辅助信息（比如差旅费标准、适合税率等），加上报销人对项目进展情况和可用额度的了解，有效减少了填制报销单时各种错误的发生。网报系统，打破了时间和地域限制，在履行审核流程时，相关节点审核人可登录PC端或手机APP，即可实时审批，方便快捷。另外经费报销人和财务人员对于经费余额的掌握是一致的，避免因信息不对称产生矛盾和分歧。（三）有效解决了“排长队”问题，提高了支付环节的工作效率。该系统突破了传统报销方式对于时间和地域的要求，报销人利用互联网技术，可完全按照自己的时间安排填写报销信息，上传影像附件完成审批流程，避免长时间等待。到支付环节之后，出纳可从软件系统中批量导出额度导入表，将表中支付项目号、经济分类、收款人信息、转账方式、用途等内容与纸质单据核对无误后，批量导入财政专网申领额度至自助柜面进行支付，从而节省大量时间和精力，有效提高了支付工作效率。（四）有效提高内控力度，降低了财务风险。为有效杜绝越级审批和人为干预改变审批流程问题的发生，该系统在审批流程中事先内嵌了内控和相关报销制度，在审批环节中只能按照规定流程进行审批，从而有效提高了内控力度，内控风险得到了控制，降低了财务风险。

三、高校财务网上报销系统及运行中存在的问题

（一）报销人存在认识偏差，流程掌握不熟练，返工率较高。该系统属信息化时代下的新生事物，部分报销人意识固化，对于新生事物的尝试缺乏积极主动性，不利于此项工作的推动；在推行网上报销初期，虽然财务部门已针对不同群体进行了专题培训，但在实际操作过程中，往往存在对报销流程不够熟悉或系统操作不够熟练等客观因素，导致报销信息录入时产生困难，也有部分报销人对项目选择、资金支出范围掌握不够清晰，导致填写出现问题，产生退单。（二）信息沟通不畅，易产生误解。报销人在报销单据填写或退单原因等方面遇到疑问，或财务人员在网上审核过程中需与报销人进行问题核实时，最直接的方式就是通过电话联系。但从实际来看，电话沟通中存在一定问题，比如预留在报销单上面的联系方式不准确，或报销人忙于教学或其他不方便接听电话等因素，都会直接影响双方沟通。另外如报销人对存在问题想咨询财务人员时，也存在财务人员忙于业务工作，未能及时接听咨询电话，因时间不对称因素容易造成误解，不利于财务工作的开展。（三）存在一定的网络安全隐患。该系统要求与外网对接，这就给垃圾邮件、病毒软件和黑客攻击提供了机会，将极大地威胁到财务系统和数据的安全性；其次有权限进入该系统的人员相对较多，报销信息录入的工作地点较自由，密码设置较为简单等问题，相比只有财务人员能够进入系统更具有网络安全风险。（四）原始单据传递过程中存在缺失风险。原始单据作为财务报销的数据支撑和依据，其中包含了大量的经济信息，如在原始单据投递或保管过程中存在隐患，则会对财务工作造成不良影响；如投递点设置不科学，会导致原始单据被盗等情况的发生；另外在报销人递交报销单据后，经财务审核后需要对其报销内容增加情况说明时，报销人需将报销单取回完善后再递交财务，来回传递过程中容易产生丢单或不明确现象。（五）系统设计科学性、实用性有待加强目前，部分高校采取了财务网上报销，但在前期系统设计时，存在经费审批权限不明确、表单设计不合理等问题，比如：对于科研经费、专项经费，未能明确做到按照金额和使用方向进行审批授权，导致审批混乱；另外对于科研业务和职能部门的日常业务处理系统分类不够细化、报销中所涉及的表单设计未按照统一格式设定，不利于报销工作的开展。

四、高校财务网上报销系统及流程优化建议

（一）加强宣传，定期培训。加强宣传，提高学校各级领导和业务经办人对财务网上报销的了解；同时做好系统使用的培训工作，可将日常报销工作流程、注意事项、相关政策法规推送至该系统，将使用操作说明印刷成册下发，确保可随查随用；后续的重点工作是要做好跟踪指导，可将财务处工作人员分成若干小组，每个小组固定负责几个部门，对口进行跟踪和业务指导；适时召开碰头会，汇总报销人在实际报销中遇到的问题，征集好的意见，对存在问题及可行性建议梳理后与软件公司协商，有效解决。（二）优化系统设置，使报销流程更加顺畅。在确保财务数据安全、稳定的前提下，进一步优化系统设置，使专业术语逐步通俗化，对报销主页进行合并、简化，达到直观、易懂；对经费审批权限按照预定标准结合经费来源、类别进行调整，达到审批明确，流程顺畅；对各项业务表单的设计形成固定格式，填写部分关键数据后即可根据公式自动计算，方便快捷；将发票自动识别系统与现有系统对接，达到自动识别发票真伪、从中提取报销所需数据的目的；借助高拍仪或扫描小程序扫描附件上传，避免逐张拍照、逐一上传之苦，也可有效解决上传附件图像质量不清晰而导致退单等问题的发生。另外可开通审批提示功能，确保各环节审批人及时对未处理业务进行审核。（三）加强财务人员业务学习，提升自身素质。国家每年都会出台财经新政，这就要求财务人员要积极适应新变化，对于新制度、新规定不断学习、精准把握，关键点在于对政策的解读要做到一致，避免同一问题、几种解答的现象发生；同时要针对网上报销存在的职业道德风险进行专业培训，对国家出台监控制度和办法认真学习、贯彻落实，不断提升自身素质，共同营造良好的工作氛围，为师生提供优质服务。（四）加强财务信息网络防范，确保系统安全和稳定。加大资金投入，不断完善基础设施建设，确保硬件系统服务器性能过硬，定期升级、完善，有效防范病毒攻击和数据被盗，保障正常运行；对用户的使用权限进行严格把控和有效验证，确保数据安全；结合网上数据具体情况建立针对性防范机制，预防财务风险发生。（五）逐渐过渡报销模式，最终达到全覆盖。高校财务部门始终要为学校的发展服务，报销模式的变革归根结底是“服务”的提升。因此，应从人性化的角度出发，选择适合本单位的财务报销模式，不断改进服务方法，有效提升服务质量。因此财务部门选择报销手段时也应从人性化的角度出发来考虑，在过渡期适当保留传统模式，采取“两条腿”走路的方式，待时机成熟后，最终实现网上报销全覆盖。（六）设置助理岗位，“一对一”对口做好报销工作。各职能部门根据自身需求，从本部门遴选出1—2名责任心强、业务熟练的工作人员，确定为财务秘书或科研助理，专门负责报销，财务秘书负责学院或职能部门的经费报销，科研助理负责科研经费的报销，财务部门只针对这两种人办理业务。财务部门负责对其从财经法规、业务流程、注意事项等具体内容进行专门培训，对更新的财务知识随时进行补充，充分发挥助理桥梁和纽带的作用，不断提升财务报销效率。该系统的推行，适应了信息化时代潮流，既有益于高校师生，也有益于财务人员。高校财务管理水平的提高既体现在服务质量的提升、工作效率的提高方面，更体现在资金安全保障和资金使用情况的监督方面。网上报销系统的推行是一项系统工程，不能一蹴而就。要不断升级相关硬件配套设施，做好基础保障，确保财务数据的安全性；在实际业务过程中要多了解报销人的实际诉求，学会换位思考，善于归纳和总结；同时借助大数据、人工智能等先进技术，进一步丰富和完善系统的相关功能，将服务与技术有效融合，从而提高财务报销效率，不断提升财务管理水平。

作者:尹学东 梁勇 杨蕊 张祥竞 单位:河北中医学院