高校财务报账流程优化论文

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摘要:财务报账是财务工作的一项基础工作，对于高校而言，财务报账工作的质量好坏影响着高校财务管理水平，也影响资金的使用效率。文章将结合XH大学财务报账的实际情况，简要分析XH大学财务报账流程中存在的问题，提出优化对策，以提升XH大学的财务报账工作的水平与效率。

关键词:财务报账;高校;XH大学;报账流程;优化

一、XH大学财务报账现状

当前，XH大学采用的是安徽亘达信息科技有限公司研发的财务软件，财务工作全面采取网上自主填报的方式。网上自主填报的流程为:项目负责人或经办人员登录XH大学主页，进入信息门户，点击财务报销，选择要报销的业务，比如一般票据报销、差旅费报销、劳务津贴发放、借款业务等。选择相关报销业务后，接着选择费用支出项目，并根据实际报销的内容对应选择资源项，然后输入对应资源项的金额，接着选择支付方式，对公转账或者对私上卡，最终提交打印。打印出来后，连同原始单据粘贴在一起，找相关人员签批，签批完毕后再交到财务大厅对应的审核窗口，审核无误后财务工作人员在财务软件中处理该业务单据，系统自动生成凭证。这种报账模式给了项目负责人更大的自主权，也提升了工作效率。但在实际工作中，仍然存在一定的问题。

二、XH大学财务报账流程中存在的问题

(一)单据返工率高。虽然采用这种财务报账方式后，经办人员不需要在财务大厅等待单据处理完毕。但如果在一审期间，没有及时的发现单据存在的问题，而在二审等后续处理环节发现了问题，财务工作人员就需要通过电话与经办人员进行沟通，有时甚至需要删除原始单据重新填报报账流程。在XH大学，从2019年年初全面实行财务网上填报后，财务工作人员人均每日能处理40份单据，其中人均每日返单量约为8份，其中包括单据签字不全的、单据相关手续不全的、单据有问题不需要不签字也不需要补手续但要确认相关信息的等，也就是说问题单据大约耗用了正常工作时间的20%。如果财务工作人员与经办人员沟通不畅，还有可能造成错误单据二次返工，甚至多次返工。如果经办人员不及时来财务处领取错误单据，会增加财务工作人员遗失单据资料的风险，同时还需花费时间来查找错误单据，严重增加财务报账的时间成本，极大地降低报账效率。(二)单据签批缓慢、审核效率低。在XH大学，由于不同的业务单据需要不同的相关人员签批。只有完成单据签批的所有环节，才能到财务大厅投递单据。有的业务单据需要签批的人员较多，流程就相对比较繁琐，而一旦某个环节签批的相关人员不在，就没法及时的完成签批流程，最终导致签批时间较长。有的单据可能在实际的签批过程中还会出现错误，就需要重新填报单据，又进入新的一轮签批流程。这样就增加了签批时间，严重的降低了工作效率。此外，由于经办人员业务的不熟悉，可能导致原始单据粘贴的不规范，财务人员在实际审核过程中，就需要对杂乱无章的原始单据进行二次粘贴梳理，这自然就占据了财务人员大量的时间，极大的降低工作效率。(三)报账人员财务知识缺乏。在XH大学，财务报账的经办人员大多是研究生或者项目负责人本人，一般都不具备相关的财务报账常识，缺乏对财务报账流程的了解，更不具有辨别正规且完整的财务票据以及正确粘贴财务票据的能力。(四)财务规章制度响应不及时。一套新的财务规章制度从起草到落地，需要与其他部门或者财务处内部充分讨论协商后，才能最终实施。而在这个过程中，存在着两方面的压力:一是财务人员不能准确理解新的财务规章制度，不能及时按照新的财务规章制度的要求来进行审核执行，并且不同的财务人员对于新的财务规章制度理解又不尽一致，可能导致财务报销尺度的不一致，这容易给经办人员造成故意刁难的心理意识;二是由于信息的不对称，经办人员不能及时的了解新的财务规章制度，容易导致单据返工，增加经办人员来回奔波的时间成本，从而对财务报账产生抵触情绪。

三、XH大学财务报账流程优化建议

(一)建立高效的沟通渠道。在XH大学，财务部门统一建立了QQ群，全校师生可以通过加入QQ群的方式，在群内向财务人员提出疑问，财务人员在群内对相关问题做出解答。由于核算科处于报账的最前端，因此核算科的财务人员的回答可能更加准确些，如果其他科室的老师对相关问题解答有误，容易使经办人员重复劳动。此外，在XH大学，由于网络安全等问题，财务报账的网络与外网之间是独立的，没有双网合一。因此，财务人员只有在处理完自己手上的相关业务后才能切换网络，去解答QQ群中老师的疑问。有的老师可能早上提出了疑问，快要下班才能得到财务人员的解答，加大了时间成本，降低了报账的效率。在信息化时代下，财务部门要充分利用网络，将不同业务的报账流程、常见问题及处理方式、不同业务的报账要求、财务票据真伪的辨别方式等规范要求，制作成流程导视图、PPT、视频等方式，及时的在QQ群和财务部门的官方网页上。定期在QQ群内开展指导性培训，及时的就最新的财务规章制度、报账要求等进行详细讲授，系统的解析。财务人员要对QQ群里相类似的问题进行整理，待做出解答后，以文件的形式上传到QQ群平台和财务部门的官方网页上进行保存，减少相类似问题的重复解答，也方便师生下载学习。校内二级内部也可以建立一个类似的交流平台，充分了解一线师生的财务疑问和诉求，然后再集中向财务部门寻求解答，具体问题具体处理。此外，对审核过程中发现问题单据，可以设置经办人员短信通知提醒，将相关问题以短信形式通知经办人员，经办人员好第一时间了解业务单据的处理结果。(二)引入在线签批系统。对于签字难的问题，可增加无纸化网上签批环节，经办人员在网上填报好相关报账业务后，并将原始业务单据拍照上传至报账系统中，相关人员只需登录网上报账系统可就业务单据进行审批并进行在线签名，经办人员只需打印附有相关人员电子签名的报账单并投递到财务大厅即可。无纸化签批省去了经办人员去找相关人员面对面签批的环节，经办人员还可以通过网上报账系统随时报账业务的签批进度。通过这种方式，大大的节省了财务报账的签批时间，提高了财务报账的效率，也有利于财务流程的优化整合。(三)强化报账人员的财务培训。财务部门应加大财务知识的宣传，多渠道全方位为全校教职工和学生普及财务报账知识。可以通过制作财务报账流程或者印制报账手册等方式，介绍XH大学各种财务报账的规定和要求。此外，财务部门可以整合各报账业务相关部门签批人的联系电话，以方便各经办人员及时找到相关人员进行签批。针对项目负责人，财务部门可以就报账权限的授权、经费的使用规定等不定期进行培训。对于经办人员，可以开展原始票据整理、发票真伪辨别、发票规范粘贴等进行培训。通过多方式的宣传与培训，逐步增加教职工的财务知识，提升经办人员的报账质量，减轻财务工作人员的压力，最终提高报账效率。(四)设置财务助理。在XH大学，学校在各学院和部门设置了财务秘书岗位，由财务秘书负责整个学院和部门的财务报账。但是财务秘书可能是兼任科研、教学等职务的老师，除了财务报账工作之外，还需要完成本身的工作。再加之财务秘书对于报账业务的不熟悉，刚开始推行时，也出现了许多的问题。经过长时间的运行之后，某个别财务秘书已经能达到了轻车熟路的程度，能够很好的胜任财务秘书这个岗位。除此之外，建议学校设置财务助理，将业务熟练的财务工作人员设置为某个或某几个学院和部门的财务助理，由他负责这几个学院和部门的日常财务报账问题的解答，并指导这些学院和部门正确的进行财务报账业务。(五)完善岗位设置。在XH大学，经办人员将填报单据交到财务部门设置的窗口进行初审，初审岗位的工作人员就业务单据的开支标准、签批手续是否齐全、票据的真伪、票据粘贴是否合规等进行初审，发现问题就当面告知经办人员进行更正，然后再将确认无误的单据分发给核算科其他的会计进行二审处理。通过这种方式可以大大的减少单据不符合标准的情况，降低单据的返工率，从而提升财务工作效率。在二审环节，学校财务部门应结合财务报账的类型，分别予以设置岗位，比如:差旅费报销、外出培训报销、出国费用报销、借款、劳务费发放、校内转账、工资发放等。通过将岗位精细化，有助于增强财务工作人员专业知识的记忆，强化自身的专业技能，提高单据审核的精确性，最终提升工作效率。同时，出纳也可以根据普通银行转账、支票、国库支付等业务分别设置岗位。此外，学校还可以在财务大厅设置报账指引员，负责经办人员的指引，以及问题的解答。同时，要加强报账指引员的培训，使其能够熟练的掌握学校经费报销流程，以及具备过硬的财务知识。

参考文献:

［1］宋菲亚．高校财务报账流程优化探析［J］．现代营销(经营版)，2019(04)．

［2］谢奇妙．基于信息化时代的高校财务报账流程优化研究［J］．财会学习，2018(13)．

［3］曹峰．基于信息化的高校财务报账流程优化的研究［J］．财会学习，2018(33)．

［4］张红．“互联网+”背景下高校财务管理流程优化的思考［J］．东莞理工学院学报，2018(8)．

［5］丘艳．信息化环境下高校财务报账流程优化的研究［J］．科技资讯，2018(04)．

作者:杜靖 单位:西华大学计划财务处