高校财务审签报销体系研究

导语：高校财务审签报销体系研究一文来源于网友上传，不代表本站观点，若需要原创文章可咨询客服老师，欢迎参考。

【摘要】高校传统报销模式存在排队等候时间长、效率低下等报账难问题，互联网信息技术与传统财务管理相结合是解决这一问题的重要途径之一。文章揭示了高校传统审签报销模式存在的主要问题，以财务整体框架分析为出发点，解析了网上预约报账系统与审签系统相结合的一体化报账体系，研究了该体系的业务流程再造及其功能分布，最后分析了网上审签报销一体化体系的优点。该研究进一步优化了高校无等候报销体系，简化了业务流程，提高了财务服务质量和工作效率，为高校财务信息化建设提供了借鉴。

【关键词】高校财务；网上审签；网上报销；一体化体系

一、引言

近年来，随着经济的发展，国家不断加大对高校教育经费的投入，高校经费逐年增长，导致使用资金的来源和支出都呈现多元化、复杂化的趋势[1]，高校排队报销等候时间长、效率低下等报账难问题日益凸显。会计电算化的普及，排队叫号系统的引入，缓解了报账排队的压力，在一定程度上提高了报账效率，但“报账难”问题仍然未从根本上得到解决[2]。报账难问题主要体现在审签、报销等环节排队等候时间长、经费审签效率低下、报销业务流程划分模糊、预算额度控制不理想等种种问题[3]。随着互联网和人工智能技术发展[4-6]，信息技术日新月异，给高校财务管理带来了契机，因此不少高校财务管理者一直关注信息技术如何改变财务管理问题。目前部分高校已经率先推出了网上报销系统，该系统经过不断优化设计，有效减少了报账大厅人员流量，提高了报销效率[7]。综观现有网上报销系统的探讨和推行，大部分文献主要从报销人报销、财务人员核算等方面的单一系统进行分析研究[8-11]，很少文献从信息系统一体化的角度去探讨报销问题。鉴于此，本文通过把网上审签系统和网上报销系统相对接，形成网上审签报销一体化体系。该一体化体系把审签到报销的执行流程由现实转为虚拟，优化了基于互联网的无等候报销系统，极大地提高了报销效率和服务水平。

二、高校财务传统报销模式存在的主要问题

高校传统财务报销模式流程：经济业务发生后，经办人填写报销单，并整理票据粘贴到报销单，并根据经费出处找到经费的负责人按权限逐级审签，等待审批完毕再到财务部门办理报销手续，财务工作者根据原始票据手动录入生成会计凭证、复核、支付。整个过程不仅手续复杂，还受到各级审签负责人开会、外出等因素限制，耗时较长，另外在财务报账大厅报账环节中，仍需要排队等候，特别是12月份结账前期，时间紧，资金支出进度任务重，极易与财务工作者产生矛盾。总结归纳，高校传统报销模式存在以下问题[8]。（一）教师排队等候时间过长。传统窗口报销模式首先须手工填写报销单，整理好票据，到领导办公室审批签字后，再到财务大厅排队等候报账。整个“审批—报销”流程不仅受时间、地点等因素影响，还花费大量时间在排队等候中。（二）会计核算效率低。电算化核算后虽然业务处理效率有较大程度提高，但是随着高效经费的不断增长，核算业务工作量及复杂程度不断增加，导致在高速快捷的新形势下，以往会计核算方式的低效率已经逐渐凸显。部分高效财务核算工作加班加点已常态化。（三）报销流程复杂、模糊。面对新形势下的复杂、繁重的核算业务，传统的报销模式缺乏统一规范、清晰分类的报账流程。因不同业务处理流程的模糊无序，可能会导致报销人往返财务报账大厅数次，给报销人员带了诸多的不便。（四）财务数据面临“信息孤岛”。以往电算化核算软件大都处于独立运行，缺乏系统性、交互性。数据基本以“孤岛”形式存在，容易出现报销人员和会计掌握的信息不对称、不统一，增加会计人员和报销人员的沟通成本，甚至造成不必要的矛盾冲突。（五）存在较大的内控风险。以往的报销模式信息化程度低，核算内部控制主要依靠人工解决。例如项目经费的各项预算额度、业务处理时经济分类的选择、支付信息的录入等，这些只能依据人工来监控。这不仅加大了财务人员的工作量，而且存在较大的潜在风险。

三、网上审签报销一体化体系的解析

为了解决传统高校财务报销模式中存在的各种问题，特别是从根本上解决高校教职工排队等候“报账难”问题，本文将网上预约报账系统和网上经费审签系统相对接，构建一体化网上报销体系。在这一体化信息系统下，高校师生办理报销业务时，需在网上预约报销系统中填报报销单，并提交报销单据至项目负责人，项目负责人通过手机APP或者电脑登录“经费在线审签”系统，对报销人提交的业务进行在线审签，无需面对面审签。报销人打印已由项目负责人通过网络审签通过的业务单据，连同原始票据递交财务部门接单窗口，经接单人员初步审查后即可离开。如图1所示。财务人员接单分单后，所有业务的报销单均通过后台处理。会计人员通过扫描网上报销单上的二维码，自动生成记账凭证，经过复核再审核，报销款项由出纳通过银校直联系统实时转账支付到报销人网上填报的账户中。报销人员可通过查询系统或微信公共平台实时查询报账进度。流程如图2所示。网上审签—报销一体化体系主要在以往网上报销系统的基础上集成了网上审签、微信公众平台查询等多项财务系统，它是互联网与高校传统会计业务的高度集成。该一体化体系执行流程发生根本性变化，主要特点包括：一是流程虚拟化，报销人在网上发起报销填报工作，通过互联网传输到相应领导或项目负责人，依靠电子签名即可实现审批，打破了以往当面审签、报销的限制；二是报销单由各种领导负责人亲笔签字报销单变为系统打印出的带有电子签名的报销单；三是系统自动完成各项预算额度的控制。网上审签报销一体化报销模式方便、快捷、高效，它是我国高校目前最先进的财务报销管理体系。

四、网上审签报销一体化体系的流程设计及功能分布

网上审签报销一体化体系本质是在网上预约报销系统的基础上对接了网上审签系统，实现了“网上预约+网上审签+银校直连+微信公众平台查询”全程一体化管理，打破了以往当面审签、报销的限制，提供了24小时自助服务。与传统窗口报销模式相比，网上“审签-报销”一体化体系流程执行方式发生了根本性的改变，具体流程如图3所示。网上审签报销一体化体系的构建过程中集成了网上预约报销、网上审签、账务核算、物流式管理、银校直联、微信公众平台6个系统。1.网上预约报销系统。主要功能如项目授权管理，网上预约填报、提交、修改、打印等，网上报账信息查询。2.网上审签系统。项目负责人用来在线审签报销人提交的业务单据，也便于帮助记录其审批内容及流程。3.账务核算系统。处理业务的核心财务软件，主要包括制单、记账、复核、账表查询与打印、对账、项目管理等功能。4.物流式管理系统又称接单系统。主要包括接单、分单、记录、统计、数据传接等功能。5.银校直联系统。银行专线与财务内网的直接链接，可以实现出纳复核、实时转账、查询及对账功能。6.微信公众平台等查询系统。通过微信公众平台教职工可以随时、随地实时查询报账进度、项目预算执行情况等信息。以上系统间的数据交互如图4所示。

五、网上审签报销一体化体系优点分析

网上审签报销一体化体系是网上预约报销系统和网上审签系统的高度集成，不仅解决了传统会计核算存在的各种问题，还打破了以往面对面审签、报销的限制。它巧妙解决了报销人员、审签人员和财务工作人员共同面临的“报账难”问题，提高了工作效率。以下从报销人视角、审签人视角和财务人员视角三个方面进行分析。（一）报销人视角。1.极大程度解决了“报账难”问题。在网上审签报销一体化体系下，学校师生可以不受时间和空间的限制，随时可以登录财务网上平台，填写并提交报销单，然后将网上审签成功的原始票据交到财务指定接单处即可。此流程无需再找项目经费负责人面对面签字审批，不仅打破了以往当面审签、报销的限制，还节省了签字审批等候和报销排队等候时间，让广大师生感觉到便捷、高效。2.报销人便于查询报账进度。在网上审签报销一体化体系下，基于微信公众平台的物流式查询功能可以传输每一项业务的处理进度时刻，因此报销人可以通过手机登录微信公众平台随时、随地查询报账进度，对业务的处理全程跟踪。3.资金结算更加安全、到账更加快捷。网上审签报销一体化体系融合了银校直联系统，银校直联系统实现了实时转账支付，避免了支付信息的重复录入及现金风险，同时解决了以往支票支付方式延迟到账的问题。4.便于管理项目，掌握预算执行进度。网上报销系统实施一体化融合之后，通过微信公众平台，报销人可以实时查询每一笔报销明细，实时了解每个项目的预算执行进度及可用额度。这不仅方便了项目负责人合理规划各项开支，还能自动统计出项目决算报表。（二）审批人视角。1.打破了以往面对面审签的限制。网上审签系统和网上预约报账系统融合之后，对于报账审批，审批人不再局限于办公室面对面签字审批。审批人可以通过手机APP随时随地进行在线审批，打破了开会、外出等因素的限制。2.审批内容、流程全面记录。实施在线审批系统后，系统能记录报销人提交的业务单据的内容、报销金额、发票张数、业务流程及时间等相关报销信息。这方便了审批人对处理过单据的备忘，建立了自主监督监控一种方式。3.便于监管项目经费执行情况系统自动完成预算控制。各项目的经费预算额度指标事前被录入系统中，预算支出额度可实时控制，审批人可随时查询预算的执行进度，掌控项目的经费执行情况。（三）财务人员视角。1.完善了内控管理机制。在网上预约一体化报销体系下，系统对报销人使用的项目有明确的分类与限制，能够有效避免误申报和使用项目经费的现象；项目预算的各项控制额度能有效控制其超支，保障预算的顺利执行；无现金支出，减少了出纳现金管理与支付风险。2.提高了业务处理效率及精准度。会计制单时扫描网上预约单上的二维码，即可自动生成会计凭证，此生成凭证提取了报销人员网上填报的支出项目编号、报销金额、业务摘要、转账账号等必要信息，大大提高了业务处理的效率。出纳由手动录入支付信息改为自动提取，不仅减少了烦琐的工作量，还提高了支付的精确度。3.优化了财务人员服务质量。网上审签报销一体化体系下，报账人员无需在报账大厅等待业务处理完毕，投递完成即可离开，这样很大程度上缓解了现场排队报销问题，减轻了财务人员的工作压力。财务人员可以在后台按部就班的处理业务单据，微信公众平台可实时推送信息查询，方便教职工随地查询及咨询。信息化的推进优化了财务服务质量。4.便利了财务数据跟踪与查询由于报销人员在网上填报了报账信息，每一步的数据都存储到了服务器，方便了财务人员对财务数据的痕迹化管理、跟踪、统计和查询。

六、结语

综上所述，网上审签报销一体化体系的构建是利用互联网技术将网上审签、网上报销等相关系统集成到了一起，形成了集审签、报销和核算一体化报的账体系。本文从审签人员、报销人员、财务人员三个角度分析该体系的优点，全方面解决新形势下高校财务报账排队等候时间长、效率低下等报账难问题。可以预想，随着互联网技术的发展，高校财务网上报账体系也将逐渐完善和成熟，先进的财务报销体系将全面提升高校财务管理效率和服务能力。

作者:陈建凯 王 鑫 翟俊海 单位:1.河北大学 2.河北省机器学习与计算智能重点实验室