高校财务档案信息化管理探讨

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目前，我国相关的档案管理部门，已将信息化管理纳入到了档案建设的规划之中，信息化的档案管理方式，能够实现对于传统档案管理工作体系的革新，同时也为数字化信息管理带了新的机遇与挑战[1]12。因而，将信息化档案管理作为发展目标，并将其应用于高校财务档案管理工作之中，能够实现对传统财务档案管理方式的转型升级，这同时也是高校财务档案管理信息化建设的核心重点。

一、信息化管理内涵

要实现高校财务档案的信息化，就必须借助于现代信息技术，来获取高校财务档案的信息资源，并对其进行科学化的收集与处理，从而实现更加高效的运用，管理便捷并能够快速查阅的完全电子化档案信息。财务档案的信息化建设是采用模拟性的数字化信息对传统纸质信息的替代。财务档案的信息化管理是对传统纸质档案的彻底革新[2]14。财务档案信息化的建设是一个极具系统性与复杂性的过程，借以一所独立高校来说，要进行财务档案的信息化管理，就必须要经过细致的统筹规划、制定统一标准、严格信息等级建设、制定安全保密原则等一整个操作流程，在这一整体性操作流程当中，应当对档案信息的收录、归档以及存储都必须要采取规范化的操作流程，并达到档案信息的数字化，数据接收与提供的一体化，以及档案信息的网络化。完全信息化的财务档案能够给予公众在网络上进行查询，从而达到加强高校财务档案管理的水平能力[3]5。

二、信息化建设的必要性

1.时展的必然要求。高校的财务档案是我国整体档案体系当中，一个重要的构成部分，是社会整体信息化系统当中不可或缺的组成内容。依据我国相关档案管理部门的要求，高校的档案管理部门必须要切实落实好档案工作的信息化建设力度。近些年来伴随着我国高等教育事业的快速发展，大量的高校档案建设速度越来越快，规模也越来越大，而由此所产生的档案内容数量也在与日俱增，同时档案的借调需求也越来越大，其中财务档案便是其中借阅需求最大的档案内容[4]8。

2.增强档案资源的开发与应用。档案自身的属性便是一类对以往信息内容的保存，能够给予高校的建设、教育乃至科研服务提供巨大的帮助与经验借鉴。财务档案的信息化是采用计算机技术，对高校所存储的信息资源予以目录编纂、快速查找、借阅管理等。其不但在档案信息的应用当中速度更加高效，并且所查阅出的信息内容准确性更为可靠，同时也能够给予档案资源的查阅者提供多种途径的信息查阅。

3.有利于档案信息资源的保存。档案资源的信息化，是将档案资源同信息技术有机地结合起来，能够实现对传统档案内容的电子化，以及电子信息内容的档案化。在传统以往的档案信息资源当中，大多为纸质档案，纸质化的档案保存方式，不但需要大量的存储空间，而且所需要的管理人员也更多，致使高校在这一方面每年均要花费大量的人力与物力成本，而且最终所起到的保管效果也不能够完全满意。而要彻底改变并解决这一现状问题，最为行之有效的方法即为将纸质化的档案信息内容，转变为电子化的档案信息，并为档案信息内容依据所包含内容的不同，为其建立起独立的信息数据库。

4.简化阅档途径，提升利用效率。传统纸质化档案内容，从档案信息的建立到保管，以及最终的借阅过程，这一整个流程较为烦琐，而且要求较高，存在较大的人力成本支出，档案资源借阅起来也极为不便。而通过对财务档案的信息化构建，则能够十分有效地解决以上纸质档案所存在的不足。因而，高校的财务档案信息化建设势在必行。

三、高校财务档案信息化建设现状

1.财务人员整体素质不高。高校的财务档案管理人员，通常并非专业的财务管理人员，日常的业务培训也较少，因此对相关的专业财务知识不具备充分的认知水平，而档案管理水平的不足，以及相关档案管理软件应用水平能力的不足，使得他们通常只能够依据以往的经验，以一般的管理行为来处理财务档案，同时也并未能够将电子档案纳入管理的范围之中，对财务信息之中的电子文档信息及程序化文件，不能够予以相对应的保护措施。

2.缺乏标准化的统一规范。虽然有一些标准化的财务档案信息化理论出台，但在实际中还没有多少高校财务用上。要把纸质档案变为电子档案，是从一开始有财务档案的年份起转？还是从某个年份开始转？如果已有学校实现了财务信息化，就有个借鉴的可能。但不管怎么说，财务档案信息化是发展趋势。

3.没有有效的前期基础。对财务信息的原始凭证以及记账内容的填写与审核，相关财务报表的编写与制作等相关工作的顺利进行与否，将直接影响到财务档案的管理质量。大量的高等院校由于财务档案管理人员数量的不足，往往只重视前期的管理工作，而对于后期的档案财务交接工作没有引起足够的重视，在整个档案归档的过程当中，控制意识薄弱，对日常财务信息内容的真实性与收集工作不够重视，并最终导致了财务档案的可靠性与完整性不能够得到有效保障[5]11。

4.档案资源利用率低。借助于对财务数据内容的分析，能够实现对高校财务活动的有效把握，并从中体现高等院校的实际办学规模、水平以及相关的科研状况，通过深入地分析研究以发现其中所存在的各类问题，及时纠正高等院校在发展过程中的问题，以推动学校的长久健康发展。目前，许多高校对档案利用率低，仅仅重视对档案的保管，完全忽视了对档案信息的开发与运用，对信息化技术的多种服务功能的应用程度还有待开发。

四、信息化建设的主要途径

1.提高管理人员素质。高校要重视并积极造就财务档案信息化管理专业人才，在传统的财务档案管理工作之中，主要是由指定的财务人员对财务档案予以管理，这些被指派的档案管理人员往往专业能力较差，许多都是高校当中的后勤或行政部门人员，因此致使高校的档案管理工作不能够发挥出应有的作用。对此，相关的财务档案管理工作在高校的应用率较差，无法为高校的长久健康发展，提供源源不断的信息资源，而通过对传统档案管理方式转变，加强对现代化档案管理理念的应用，并引进财务档案信息化的专业管理人才，其中应当大量引进计算机专业人才。同时，还应当加强对现有人员的培训，并辅之以高端人才的引进，不断合理、优化人才队伍，以使得高校的财务档案管理，能够适应档案信息化的建设、管理以及保障需求。以期最终树立起新的高校财务档案管理理念，并能够为高校财务档案管理工作的发展，创造源源不断的动力来源。

2.重视文档一体化。高校的财务档案管理工作，是高校一般行政工作的重要内容之一[6]21，因此必须要加强对此的重视程度，使之能够成为高校建设项目当中所重点支持的内容。逐步增强对财务档案管理工作的扶持力度，并为高校财务档案的电子化尽可能地创造出更加便捷的条件，从而在高校的财务档案管理工作当中牢牢把握工作重心，加强档案管理工作的基础核心，及时将财务档案电子化，加强文档一体化，并依据相关的标准与程序不断完善与改进。

3.明确标准规范。保障高校财务档案工作的标准化与制度性，是做好财务档案工作的重要基础。如若高校的财务档案信息存在多个执行标准，那么必然将会造成档案数据的采集、加工以及后期的共享均会产生严重的分歧问题。这时便需要相关高校的档案管理部门构建出明确的管理规范，将其中所牵涉的高校不同财务管理方面的内容，全部予以标准化统一，以使得其能够充分满足相关高校对信息化管理的建设要求，也能够给予高校的相关教育管理单位提供相互交流与资源共享的优异环境。

4.强化制度安全。依据高校财务档案的建设需求，对高校的财务档案要能够予以及时、准确的公布，并及时予以归档处理和调阅运用，此外还应当构建出完善的电子档案管理体系，从而使得高校的财务档案管理工作更加趋于规范化，并为高等院校的长期健康发展，给予必要的档案资源支持。为了确保高校财务档案能够处于安全的网络环境运营之下，必须要建立起相应的安全管理制度。增强对系统的监控措施，采取物理隔离，而后将各种档案数据采取备份处理，并依据国家相关的档案管理办法，采取“至少一式两套，一套封存，一套供给人们进行查阅使用”的要求来实施。高校财务档案的信息化管理工作，是一项长期工作，必须要借助于高校各个部门之间的通力配合，才能够给予高校的发展创造出良好的信息基础。作为高校的财务档案管理人员，应当努力提升自身的管理能力，为高校的财务档案信息化管理做好人员素质准备，明确高校在长期的建设过程当中，所需要努力发展的方向与内容，并坚持为实现高校财务档案的全面信息化而不懈努力。

作者:杨强 佟昱瑶 单位:中国人民解放军空军勤务学院

参考文献:

[1]侯贤祥.新形势下我国高校财务档案信息化建设的思考[J].会计之友,2013（21）.

[2]曹晶.规范财务档案管理提高财务管理水平[J].吉林省经济管理干部学院学报,2014（5）.

[3]李晓蕾,李晓飞.解析新形势下我国高校财务档案信息化建设的思考[J].财经界,2014（32）.

[4]马英.信息化背景下的高校财务档案管理工作探析[J].统计与管理,2014（10）.

[5]袁芙蓉.高校财务档案信息化管理刍议[J].改革与开放,2013（14）.

[6]高春雷.谈财务档案管理规范[J].行政事业资产与财务,2015（12）.