高校财务电子档案的管理

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一、基于电算化的电子财务档案特点

从本质上讲，电子档案是一种建立在存储载体上的虚拟数字组合，是利用现代数字技术，将信息以数字形式存储与磁盘、光盘等现代化介质载体中。高校财务电子档案是指将财务相关票据、凭证、账簿、报表等数据资料以数字形式进行存档，满足财务档案的各项功能和要求，具备传统实体性质的财务档案功能。另外鉴于信息技术的诸多优势，财务电子档案同时又具备许多新的特点。简单来说，其存储载体多元化、灵活化，修改维护便捷化，技术含量要求高，需借助外部设备进行读写、查看及维护。财务电子档案在提供更为灵活便捷服务的同时，也给其提出了更高的要求。相对于传统纸质档案，电子档案突出特点主要包括以下几个方面：一方面，从存储载体看，电子档案突破了纸质实体介质，更加多样化，并且其信息存储量大大超过纸质，同时也更方便保存、修正、拷贝和重置，其体积也大大缩小；另一方面，从载体本质看，电子财务档案的视、读、写等操作都需要外界设备予以支持，借助结算及技术，能够提供更为快捷的查询、核对；较高的技术含量要求从业人员具备较高的职业素质；电子财务档案从内容上也有较大突破，除具有传统财务档案的内容外，还包括会计电算化中各种软件及程序。

二、当前高校财务电子档案管理现状

随着数字信息技术与计算机技术的发展与普及，高校财务档案管理也开始逐渐向会计电算化模式转变，就目前高校财务电子档案管理现状来看，仍然存在不少问题。首先，财务电子档案的存储载体不同于传统载体，其存储环境也相应不同。目前绝大多数高校财务电子档案的存储环境并没有达到电子媒体介质的存储要求，主要体现在环境的通风、干燥等基础要素，环境的抗干扰、抗磁化等深层次要素。其次，电子财务档案出现的时间并不长，因此在高校中还未有相应齐全的管理制度。目前财务会计电子档案管理的依据是《会计档案管理办法》，其管理的对象是传统纸质财务快信息，对于近些年兴起的电算化会计档案信息并未涉及，因此这种相对滞后的管理方法已经不太适应发展需求。再次，因为没有健全的电子财务档案管理规范和制度，其管理流程也不甚明确，这就造成有些时候管理工作做不到位。由于没有得到应有重视，大多数高校财务电子档案的管理工作由会计人员代为执行，没有设置专门的电子档案管理岗，导致一些混乱想象的出现，这就导致既给财务电子档案管理工作带来不变，又造成学校人力、财力的浪费。最后，财务电子档案的后续利用不充分。在多数高校内，财务档案通常属于保密类型档案，一旦封存很少再会用到，并且在全新的社会经济模式下，高校的过往财务信息没被重视，很少拿出来被利用，用以检查和反思以往的经济活动，一定程度上造成了高校财务电子档案资源的浪费。

三、现念下的高校财务电子档案管理

从高校财务电子档案的产生及后续利用过程来看，电子档案管理流程包括收集编制、整理、保存、利用四个环节。

(一)财务电子档案的收集编制

从四个方面或环节入手财务电子档案的收集编制，分别为财务信息收集区间的设定、收集程序的编制与固定、电子档案编制软硬件环境的更替收集程序、有关登记资料的收集。收集区间要具有连续性和不间断性，区间的固定可根据财务工作及业务量的大小来确定；电子档案载体介质要选择高质量、安全性能高的材质，电子档案数据根据会计需求进行备份，备份数量依高校自身需求确定；软硬件环境的更换前提是所有操作信息备份，在以后的复查询中便于转换。由于数字信息技术的发展太快，软硬件及数字信息的读取方式更新换代较快，需随时关注技术发展现状及趋势，必要时最初最有效的转换；同时，软硬件的设备最好同步保留备份，以便技术更新后的电子档案信息转换。

(二)财务电子档案的整理与保存

财务电子档案整理与保存是电子财务档案管理的关键，是关系整个管理工作实施有效性的重点，因此在实际的财务电子档案管理中，不但要配备专业的电子档案管理人员，还要提供良好的电子档案保存环境。由于磁性会改变或破坏数字信息的完整性和准确性，因此在进行财务电子档案整理和保存时，磁性介质电子档案的保存要原理磁场或专设磁场屏障；光盘介质的整理和保存需保障合适的清洁度和空气湿度，光盘保护膜应完好，避免挤压或刮擦；

(三)财务电子档案的利用

无论是电子档案还是传统模式的财务档案，其丰富的第一手数据资料能够为高校后续财务经济工作提供大量信息支持，因此充分利用高校财务电子档案是发挥其作用的主要方式之一。电子档案的利用通常包括查阅、计算和分析。会计电算化系统及电子档案管理系统能够提供多项编辑服务，档案中所存储的财务信息经过软件进行数据汇集、计算、分析，可获得多项信息，能够为决策者提供迅速、便捷、详尽的数据资料信息，帮助其准确做出决策。高校进一步加强和改进财务电子档案管理工作，充分发挥网络时代的电子会计档案信息管理优势，提高财务电子档案利用效率，必将成为今后高校财务电子档案工作发展的方向。

本文作者:莫振琳工作单位:广东科学技术职业学院