试论职业秘书对于电子商务熟悉应用研究论文

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摘要:电子商务的蓬勃发展使企业的经营与管理方式产生了一次全新的革命,也为秘书工作带来新的挑战。因此，现代秘书人员应紧跟时代步伐,充分利用网络优势开展各种工作。秘书职业教育更要适应社会的发展要求,积极寻求多种途径提高文秘学生的现代化信息技术,使之更好地为企业服务。

关键词:电子商务;信息技术;秘书

电子商务的异军突起,不断改变着企业的经营与管理方式。电子商务逐步渗透到经济和社会的各个层面,国民经济重点行业和骨干企业电子商务应用不断深化,网络化生产经营与消费方式逐渐形成。据CNNIC《第24次中国互联网络发展状况统计报告》显示:截至2009年6月30日,中国网民规模达到3.38亿,较2008年底增长13.4%,国家顶级域名注册量为1296万稳居世界第一,互联网普及率稳步提升。大力发展电子商务,对于国家以信息化带动工业化的战略,实现跨越式发展,增强国家竞争力,具有十分重要的战略意义。因此电子商务的出现和发展,也使秘书这一职业赖以生存的社会环境发生重大变化,对传统秘书理论及实务提出的巨大挑战。

一、电子商务是企业发展的需要

随着市场竞争程度的加剧,很多中小企业都面临发展壮大甚至生存的困境,而B2B电子商务能打破地域时空和国界的限制,帮助中小企业迅速成长,而且IT采购的增长、网络应用的普及以及周围企业的示范带动都加快了中国中小企业对B2B电子商务环境的理解。在浙江、广东等沿海发达地区,电子商务已经成为不少企业不可缺少的业务工具,中小企业的电子商务意识也日渐成熟。2005年B2C的网上购物者占网民的比例为14%,预计到2010年底中国网上购物的比例将超过28%,网上购物人数达到6500万。据iResearch统计发现,截至2005年底,中国进行过网上B2B交易行为的企业数量已经达到153万,到2010年这一数字将达到306万左右。企业电子商务应用蓬勃发展,掀起了新一轮的人才需求高潮。

二、电子商务对秘书工作带来了新的挑战

电子商务在给网民消费行为带来极大方便和效率的同时,也对企业的秘书工作提出了更新更高的要求。那就是,秘书必须运用网络搜集商务信息,特别是必须熟练操作电子商务的各种程序,帮助企业领导创建一条畅通于客户、企业内部和供应商之间的信息流。因此,电子商务的发展对秘书工作带来了前所未有的挑战。

1.秘书人员信息收集和整理工作进一步丰富

秘书工作细琐、繁杂,秘书人员要处理和解决好千头万绪的事务,只有既精通文秘业务,又熟悉与工作关联的其它专业技术业务,思维才会敏捷,能力才能提高,处理事情才会得心应手。信息的收集和整理是秘书开展信息工作的基础。电子商务的发展为秘书人员信息收集、整理和加工企业信息开辟了新的途径,利用电脑存储和网络链接的优势,能更便利、更迅速、更简洁地采集和处理信息。知识经济时代,作为一名合格的秘书,在掌握秘书基本理论知识的同时,也应该能熟练使用搜索、检索信息等相关软件,能够熟练应用信息加工、存储的数据库软件,实现信息处理的快速化,信息加工的优质化。

2.秘书部门沟通协调工作的职能进一步拓展

秘书部门是综合协调部门,是联系各方面的桥梁和纽带,比如办文有办文中的协调,办会有会前、会中、会后的大量协调等。随着电子商务的发展,企业组织结构已经从传统金字塔式组织结构向网络组织转变,扁平化、网络化、虚拟化是其具有的基本特征。企业减少了中间结构,企业成员间的沟通却变得更加直接频繁,这就使得现代商务秘书的沟通协调职能进一步得到了拓展。除了传统的面对面的直接沟通,现代秘书部门更多的是利用各种先进的计算机技术及通信技术进行简便迅捷的信息传递,从而缩短了部门之间、员工之间的时空距离,鼓励了员工的创造性,促使他们更积极有效地参与企业运作。

3.秘书工作手段进一步现代化、多样化

相对于传统的秘书工作,现代网络环境极大地丰富了秘书的工作方式。秘书不必离开工作岗位,就能从计算机的档案里获得所需要的资料,既省时省力又准确及时。同时,现代企业中的无纸办公、无纸贸易已经成为现实,秘书工作者迫切需要掌握电子商务知识及其操作技巧,灵活自如地运用现代化的电话机、传真机、Email、网上办公系统等工具,以最快捷的方式将信息传到对方公司。并且,随着信息检索系统和数据库的日趋完善,企业秘书部门建立优质数据库和计算机信息检索系统可以大大提高工作质量和效率。因此新形势下的秘书通过应用各种信息技术手段,充分实现了信息加工、文字处理、信息存贮与查询、数据处理、网络通讯的现代化转变。

三、电子商务发展对秘书职业教育提出了新的要求

电子商务的兴起和发展对现代秘书提出了新的要求,同时也对秘书职业教育提出了更高的要求,因此文秘专业教育工作者必须要用科学的态度对待电子商务的到来。作为一线教师,更应该更新观念,提高对电子商务重要性的认识,积极做好新形势下的文秘专业教学改革工作。

1.更新观念,学习新知识,努力提高学生办公自动化能力

从专业培养目标来看,秘书专业教育以培养具备现代文秘基本理论和技能,掌握基本的企业管理知识,具备较强的人际沟通能力,能熟练运用办公自动化软硬件,协助领导处理日常事务,并为领导决策及实施提供服务的高级应用型人才。但是随着计算机技术的发展,社会信息化的实现,在秘书职业教育中应充分考虑社会信息化对秘书从业者提出的新的技能要求。如:在办公室管理中大力运用办公自动化技术,是提高公文质量、加快信息传递的必然要求;随着办公自动化的发展和运用,使用一些现代办公设备,如打字机、传真机、复印机等,运用一些办公软件如Word、Excel、Powerpoint等进行文字处理、表格处理就可以大大提高工作效率和质量;同时,办公自动化的实现还可以通过网络进行文件共享、数据共享和网络打印等一系列的办公操作。因此,秘书职业教育应该紧跟时代步伐,不断更新观念,学习新知识,努力提高文秘学生职业技能,使每一名秘书从业者既掌握办公自动化基本操作技能,又具备在全新的网络环境下工作的能力。

2.充分提高学生现代化信息管理能力

秘书部门作为企业各类信息的集散地,不仅要对信息进行收集、整理和存储,更应当对保管的大量信息数据进行加工、挖掘,以提高信息数据再利用的价值。因此在秘书职业的教学过程中,既要注重信息的整理保管能力的培养,又要强调学生的信息开发和管理能力,在秘书课程改革中,应该尝试建立文秘信息技术课程体系,在教学计划中增设管理信息系统、信息学、电子商务等课程,提高文秘学生的现代信息化管理能力与水平,以为适应未来秘书电子文档管理人才的工作需要。

3.加强教师的新知识和新技能培训

秘书工作现代化程度的提高关键在于秘书人员业务素质的提高。作为教育者而言,学生自身素质的提高也需要教师能力不断提高。随着社会的发展,文秘专业教师应积极更新自身知识储备,努力学习计算机、网络应用等科学技术,掌握各种办公自动化设备的使用与维护知识,树立信息化意识,熟悉和掌握电子商务技术,在文秘专业教学中能顺利教给学生现代信息技术和现代化的管理方法,使文秘教学顺利实现由传统行政秘书向现代商务秘书的转变。公务员之家

4.努力提高专业校内外实训室的建设

文秘专业建设应该十分强调实验、实习基地建设。高职院校应当配合教学需要,建立多媒体技术实训室、电子商务实训室、办公自动化实训室、秘书情景模拟室等高度仿真的现代企业工作环境供学生实训,并提供足够的办公自动化设备供学生操练。同时充分利用学校的资源优势,进行校企合作,创造有利条件,给学生提供校外实践基地和全真的现代秘书实训环境,并聘请企事业单位的秘书部门人员来校进行实训指导,让学生在步入工作岗位之前加深对企业的认识和了解。

四、结束语

信息社会知识更新速度大大加快,老化周期日趋缩短,为适应电子商务的不断发展,秘书人员只有自觉的更新知识,努力学习现代信息技术,提高自身素质,才能利用现代化手段快速获取、开发、传递信息资源,更好地为领导决策和企业经营服务。

参考文献:

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