高校公务卡结算问题探讨

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摘要：随着高校规模不断的扩大以及经济活动不断的发展，公务卡结算制度已经在大多数高校实行了。该制度的实行有利于提高高校的经费透明度、加强对预算单位现金的管理，有利于高校的财务管理和监督力度的加强。本文依据公务卡的实际使用情况，针对公务卡在使用过程中出现的问题分析，并提出相应的解决措施，希望可以促进公务卡的健康发展。

关键词：高校公务卡；对策

一、概述

近年来，随着经济的发展，公务卡的普及也是越来越快，目前，公务卡制度已经是高校结算的重要方法之一。公务卡，本质上是一种信用卡，是为了方便中央和地方单位的预算工作而设计的，最主要的作用就是用于日常公务的支出和财务报销等经济活动，除此以外，公务人员还可以把公务卡作为信用卡使用，比如公务卡具有透支消费以及报销还款等作用。因此，公务卡的大量推行可以给预算单位带来很多的方便，它不仅仅可以减少单位现金的使用量，而且还可以减少因现金的使用而面临的安全隐患，以及减少财务人员保存使用现金等庞大的工作量，方便人们的生活。公务卡的使用还有利于减少单位现金管理的风险，同时公务卡还有免息还款期，可以利用这个优势减少单位和国库的资金占用，这样报销环节和财务管理会更加的透明，监管也会更加的有效，还可以帮助高校减少腐败现象的出现。公务卡结算主要是一些零星的小公费支出，原来这些支出都是使用现金结算，主要有办公费、维修费、培训费以及公务出行等费用，一般消费金额达到一定的程度时，才会使用公务卡或者银行转账等方式。

二、公务卡结算过程中存在的问题

(一)公务卡办卡制度不完善。公务卡的办卡制度不够完善，办卡需要花费很长的时间，这引起了很多办卡人心中的不满。目前高校的公务卡几乎都是由中国银行发行的，但是中国银行发行的对象有限定的，只有在单位缴纳过社保公积金的人才可以有资格办理，这就导致很多从其他单位调来的职工或者刚入职员工他们还来不及缴纳社保公职金，也因此没有办卡的资格。而银行对这些信息处理也不及时，有时候办卡人员办卡已经很长时间了，但是依旧没有收到卡，而学校的财务人员也只有在办卡人员前去咨询的时候才会去银行询问原因，这就会浪费很长的时间。再者办卡的程序也是十分的复杂，发放的时间十分的长，办卡人员需要在单位内写申请表，承诺书，并且提供相关的证件，然后再由单位提交申请到银行进行初审，只有通过信息审核才可以开始准备办卡，但是有时候初审不通过就必须要重新提交一次申请以及各种资料，银行审核完这些资料以后交还单位去盖章，然后在交给银行审核，审核通过以后才开始制卡然后邮寄给个人，这个过程十分漫长，最少也需要一个月左右，有时候花费的时间还会更长。(二)财务数据处理复杂。持卡人员在使用公务卡消费以后，财务人员获取数据比较困难，财务人员的工作量也因此大大增加。目前大部分公务卡的数据下载都不是即时的，要在公务卡使用一段时间以后才可以下载，而且要在专门系统去下载，这样就会影响那些使用公务卡人员的积极性，有些人报销及时并且想再一次使用公务卡，但是因为数据的延迟会导致一部分人丧失使用的兴致。再者公务卡下载的数据金额必须是极度精准，但是网购等网络上的消费会有手续费或者折扣之类的活动，这样消费的金额和发票可能不一致，导致财务人员没法获得精准数据。公务卡的数据获取都是一笔一笔的下载，有时候报销的人太多，或者一个人要报销好几份的时候也是要一份一份的下载，这样无形中增加了财务人员的工作量，导致大量的时间浪费在无效的等待之中。(1)高校公务卡的报销制度不完善，相关的工作人员对于消费信息不熟悉，以至于影响报销效率现在公务卡的报销都是需要提供小票等证件，但是随着时代不断的发展，很多消费行为都是在网上完成，比如购买飞机票或者火车票等，这些网上的消费活动都是难以获取小票的，所以财务人员必须反复的核对消费信息，只有在确定消费信息准确性的前提下才会给予报销，这就导致财务人员需要花费大量的时间来确保数据的准确性，工作量大大的增加，同时报销人员也会因为长时间的等待而积极性受挫。并且有时候因为报销的人消费数额太多，对于一些消费的具体金额记忆不准确，再加上报销需要的时间长，以及现在很多网上下载的数据与实际消费数据不一样，财务人员只能猜测消费的金额，这样报销的速度就会更慢。(2)公务卡系统不完善公务卡的消费信息不够全面，一些在网上的消费在公务卡系统上很难查询到具体的数据，即使有小票但是在国库系统中不可以实现还款。公务卡制度还款要使用第三方账户才可以还款，而不是直接到消费者个人身上，再加上支付凭证不是人名，而是一个账户的名称，所以就很容易出现漏还款的现象。公务卡还款必须要根据有效的支付凭证，依据支付凭证来确定消费情况，然后再根据消费状况来还款，只有前一笔款项完成以后才可以生成其他要还的款项，这个过程是一笔一笔生成的，不可以一次性生成，因此财务人员必须要花费很长的时间等待，工作量就更大。在公务卡还款中只显示第一笔凭证号，但是有时候一项业务刷卡的人不止一个，或者一项公务不是一天完成的，这样支付凭证就不会连续在一起，财务人员只能通过手写的方式记录下每一笔支付凭证，在业务完成以后需要拿着手写的各项凭证明细去银行申请还款，在银行确认各项收支都是明确的以后再转账到每一个人户头，这样导致还款的周期特别的长。

三、完善公务卡制度的建议

(一)规范办卡程序。首先，预算单位要派遣专门的管理人员负责办卡，实时的掌握办卡进度。一些暂时不能办理公务卡的人员，管理人员要及时处理，和银行沟通提供相关的材料提高办卡效率。再者，银行也可以适当减少办卡的流程。需要办理公务卡的人员只需要由预算单位出具相关的资料，完成初审以后办卡人员就可以在银行办理，同时缩短制卡时间，这样公务卡办卡效率就会快很多。(二)完善公务卡管理体系。(1)预算单位设立还款明细卡，明细卡中包括报销人所有的相关信息，还有消费的金额等，这样与财务人员对账的时候可以更方便，减少财务人员的工作量。(2)向国库资金管理部门的提出一些建议，导入消费数据的时间是否可以提前，这样财务人员获取数据的时间也会更快，持卡人使用公务卡的频率也会更高。(3)在下载难的问题上，下载时可以根据消费者的名字就可查询相关的信息，进行下载，或者输入持卡人的名字以及消费的时间可以获取所有的消费信息，报销人只需要拿着发票就可以来报销，而不是必须记得消费的时间消费的金额，或者国库系统是否可以允许批量下载，这样可以加快财务人员获取数据的速度，从而加快还款报销的速度。(三)制定完善的公务卡报销制度。高校的财务部门要根据自己的实际情况以及国家的相关规定，制定合理的公务卡报销制度，对财务人员进行培训，增强其业务能力。(1)加强对高校人员的思想政治教育，组织人员培训，对新的财经知识进行推广，以便报销制度可以与时俱进。(2)各个部门都要有专门的报帐人员，这些人员要有专业的知识素养和业务能力，财务部门可以对这些人员做一个培训，尽可能快的熟悉公务卡的报销制度和流程。(3)高校制定的财务制度必须要与自己实际情况相适应，只有适应本单位的报销制度，单位公务卡报销工作效率才会更好的提高。(四)推进公务卡还款的电子化。公务卡的还款流程已经逐渐的简化，高校可以与国库资金管理部门以及银行三方协调，一起制定改进的措施，对国库的支付体系进行适当升级，查询消费的相关信息，在还款时的流程等等这些都可以适当的简化，而采用电子化的还款方式可以很好的解决这些问题，这样财务人员就可以尽可能快的实现公务卡的还款以及报销，节约还款的时间。公务卡还款的电子化可以缩短公务卡人员还款报销时间。公务卡的还款还可以由国库授权还款到消费者的公务卡上，而不是通过第三方还款，这样可以减少还款的程序，还可以减少财务人员以及银行工作人员的工作量，除此以外还可以尽量的减少操作过程中的失误，降低风险和损失。

参考文献：

[1]李梅.我国高校公务卡报销结算使用中存在的问题及对策[J].现代经济信息，2018(04)：273.

[2]张乐涵.浅析在高校推行公务卡结算方式存在的问题与对策[J].财经界(学术版)，2018，489(17)：28-30.

[3]高波.高校实行公务卡结算制度问题浅析[J].中国市场，2017(10)：223-224.

作者:钱怡 单位:华中科技大学财务处