医院内部控制的现状及策略诠释

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【摘要】文章针对目前医院内部控制缺乏统一规范的体系,提出建立由医院各阶层共同参与、共同负责的内部会计控制体系,以相互监督、相互制约、彼此联结、共同识别风险、应对风险。旨在设计与构建较为完善的符合医院管理要求的内部控制制度,有利于医院进行宏观调控与监管,促使医院加强内部管理、降低经营成本、盘活存量资产、提高社会效益和经济效益。

【关键词】医院;内部控制;现状;对策

一、医院内部控制的现状

(一)医院管理层对内部控制制度重要性的认识不够

医院内部控制是医院财务管理的重要组成部分,能为医院合理配置资源、统筹安排资金、降低成本、提高经济效益提供合理保证。目前多数医院领导是医疗专业学科代头人、领军人、业务骨干,整天忙于学术交流、临床手术、疑难杂症的处理,对医院的发展只关心业务收入、医疗质量、护理质量、服务态度、奖金分配、职工福利等,认为医生是医院财富的直接创造者,医疗业务是医院生存和发展的重要支柱,有了医疗技术,医院生存就有了保障,完全忽视了内部控制的作用。医院重大经济决策乃至日常业务开支都是院长“一支笔”签字,致使内部控制制度失去人人负责、相互制约、识别风险的作用。严重影响了医院内部会计控制制度的建立、完善和有效实施。

(二)忽视了财务部门在医院内部控制中的地位和作用

医院财务部门是医院内部控制制度的执行者和实施者,对医院内部控制制度的有效实施起着举足轻重的作用。医院管理者忽视了财务部门的地位和作用,一些重大经济会议(如重大基建项目的投资、大型医疗设备的购置、固定资产的报废、药品、卫生材料、试剂的采购)财务部门负责人不参加,致使内部控制制度仅写在纸上,挂在墙上,流于形式,不能发挥应有的作用。财务部门不参与重大经济合同的签订,也没有工程概算,只能依据院领导的签字盲目付款,其后果是:基建项目预付工程款额度付到全部工程款的90%—95%,工程承包方对工程进度款开收据而不开正式发票,逃避税款,不主动进行工程决算,导致“在建工程”账越积越多,不能及时交付固定资产;非药剂科室大量领用药品,形成第二药房,一些科室如CT、核医学、手术室、麻醉科,为了方便患者,将检查中患者必用的药品直接从药剂科领用,并以药品费用项目记到患者住院费中,这些科室成了医院的第二药房,积压药品、浪费药品、丢失药品的现象司空见惯,药品成本重复结转时有发生,药品总账与明细账不符、账实不符,医院内部控制失效,会计提供的信息失去科学性、真实性。

(三)内部审计部门防护性差

内部审计部门在评价医院内部控制的有效性以及提出改进建议方面起着关键作用。然而,多数医院的内部审计部门只设置相应机构,配备了一两个审计人员,不具备相对独立性,院领导也不赋予其相应权力,更谈不上追查异常情况以充分发挥审计监督、评价、防护的作用。

(四)医院的财产物资控制薄弱

财产物资控制是医院内部控制的重要组成部分,医院必须制定确实可行的内部控制制度,保证其安全和完整,防止资产流失。有的医院对财产物资的采购具有盲目性,只是依据科室申请去采购,而不是组织具备专业水平的采购小组,对市场可行性展开调查,计算投资回报率、速动比率、流动比率等指标,进行可行性研究,再去决定采购方式、采购时间、采购数量,造成了资产的重复购置和部分资产的闲置浪费。加上医院会计制度本身存在不严密性,同样一种设备,金额小于800元,单件购入就是低值易耗品,大批大量购进就是固定资产,给固定资产的管理带来了不必要的麻烦。

二、完善医院内部控制制度的对策

(一)更新医院领导的管理理念,加强内部控制制度建设

医院的高级管理层应当适应医改政策的要求,改变旧的“重医疗、轻管理”的管理理念,更新知识,加强对会计专业理论的学习,认真学习《会计法》、财政部颁发的《内部会计控制规范—基本规范》和《内部会计控制规范—货币资金》等有关法规和制度,制订一整套由医院各个阶层共同实施(从医院院长,到医院科室负责人,直至医院每一个职工)、共同负责的、相互监督、相互制约、彼此联结的控制方法、措施和程序,共同识别风险,应对风险,提高经营效率,促进医院社会效益和经济效益双赢。

(二)重视财务部门在医院内部控制中的作用,完善医院内部会计控制制度

医院管理者是医院内部控制制度的责任主体,财务部门则是内部控制制度的具体执行者和实施者,医院管理者赋予财务部门一定的职责,配备相应的高素质的会计人员,医院财务部门随着外部环境的变化,管理要求的需要,编制医院财务收支计划,统一核算、统一管理,科学合理地组织收入、安排支出,医院的卫生资源就能得到有效的、合理的配置,资产就不会流失,成本费用就会得到有效控制。

1.建立岗位分工和岗位责任制度。岗位分工是依据部门经济业务流程特点划分为若干个具体工作岗位,对容易舞弊的岗位实行人员轮换办法,以达到相互制约,预防风险之目的。岗位责任制就是明确每个岗位工作人员的工作范围、职责和权限,实现定岗、定人、定责,使他们各司其职,各负其责,分工协作,互相监督。这是实施内部控制制度的基础。按照不相容职务相分离的要求,合理安排工作岗位,对重要岗位如:授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与审核检查、授权批准与监督检查、采购与保管、银行支票与印签,都要严格分开,相互监督,相互制约,避免舞弊。

2.预算控制。医院要加强预算的编制和检查预算的执行过程。编制预算要遵循收支统管原则、统筹兼顾原则、积极稳妥原则、依法理财原则。合理合法组织收入,科学合理安排支出,定期反馈预算执行情况,对未完成的预算应分析原因,提出改进措施,确保预算的严格执行。

3.会计电算化控制。在网络信息时代,防止计算机犯罪已成为当务之急。计算机技术的复杂性及其犯罪的隐蔽性和危害性,使对其的防范较手工系统的难度更大。因此在操作系统中要建立数据保护功能,应设置系统数据管理员、系统维护员、操作员、审核、记账、会计档案管理等岗位,各岗位按不相容职务相互分离的原则授权,并加密予以控制,未经授权的人不得操作系统软件,对其操作中出现的错误不得随意改动,必要时可冲正或经授权人员认可方能改正。

4.成本费用控制体系。加强医院成本费用控制是提高医院经济效益的一条重要途经。在医院会计中,将费用定义为医院开展医疗服务和其他活动过程中发生的各种资金耗费和损失,又称为支出,成本是对象化了的费用,是扣除期间费用后的一个子项,统称为成本费用。科室是医院成本费用控制的核心,依据预算制定成本控制目标,以科室为单位,对其在一定期间内发生的费用加以归类、汇总,并与同期内的收入相配比,通过收入成本率、净资产增长率、收支结余增长率、百元资产业务收入等指标进行科室业绩评价,奖优惩劣,分析差异,并针对差异提出新的可行性节约成本的方案,预测未来。

(三)发挥内部审计部门的预警功能

内部审计部门是内部控制的一个重要环节,具有一定独立性。其目的是维护财经法纪、规范财务行为、减少损失浪费,提高经济效益。医院管理者应赋予其一定的权力,配备内审专职人员,同时积极吸收经济、会计、法律等相关专业人才或复合人才加入到审计队伍,促进医院内部审计人员素质的提高。有条件的单位可派内审人员去社会审计事务所学习,提高专业实践,为有效开展内审业务提供保障。内审部门对财务部门、制剂室、设备科、药剂科、总务科、物资供应科、基建科、食堂等部门的日常经济活动进行监督、检查、评价,及时识别风险,应对风险,对医院未来发展存在的市场风险进行防范,并针对性地提出改进措施,发挥内部审计的预警功能。

(四)加强财产物资控制

财产物资控制是医院内部控制的重要环节,也是内部控制最薄弱的环节。医院财产物资包括:固定资产、低值易耗品、卫生材料、其他材料、药品等。医院的财产物资应实行“定额治理、计划采购、合理储备、归口负责”的原则。

1.固定资产控制。对固定资产的采购要严格执行集中招标形式,以提高采购效率,堵塞管理漏洞,降低成本和费用,减少损失和闲置浪费。医院应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务,对超预算或预算外的采购项目要经院务会讨论、相关领导同意后方可进行采购。对固定资产的报废也要依据相关的规定程序报批,资产使用部门提出申请,报院财务部门;财务部分查对有关明细账和有效凭证,进行分析,提出处置意见;经专业技术部门对资产的安全性、可用性、损耗程度等方面进行技术测评,依据测评结果上报院领导审批;再上报卫生主管部门,卫生主管部门批准后,才能上报财政部门申请报废。任何医院不得擅自处理国有资产。

2.药品、卫生材料、低值易耗品的控制。对常用的药品、卫生材料、低值易耗品的采购可以采用订单采购或合同订货方式;对大宗的药品、卫材必须采用招投标方式;对小额零星的物品可采用直接购买方式,但应依据市场行情制定最高采购价格。对采购数量、采购时间、存库量要严格控制,防止压库,影响资金周转。对采购药品、卫生材料、低耗品的质量要严格把关,由医院纪检、审计、财务、物资使用部门组成检查小组,通过临床、医技、职能、后勤等使用部门的信息反馈,决定退货或支付货款,对价格高、质量次的物品不予付款,并查明原因,对直接责任人予以经济处罚,换岗。

总之,建立一整套科学、合理、有效的内部控制体系,合理编制预算、加强货币资金控制、杜绝浪费、降低成本费用、加强财产物资的控制,是卫生事业可持续发展的重要保证,也是保证医疗质量、开源节流、增效减耗的有力武器和提高经济效益的最佳途径。

【参考文献】

[1]周幽屏.建立和完善医院内部控制制度的探讨[J].卫生经济研究,2005(9).

[2]马绍敏.完善医院内控制度加强医院经营管理[J].中国医药管理,2007(4).