企业采购控制分析论文

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摘要：文章阐述了采购与付款的内部会计控制基本制度，并根据其业务流程，详述了相关控制点实施的控制措施。关键词：采购与付款；会计控制采购与付款业务是指企业支付货币，取得物品或劳务的过程，是企业生产经营管理中的一个主要环节，是企业生存发展的基础。因此，企业应制定采购与付款业务的内部会计控制制度，健全业务记录控制系统，加强其业务流程关键点的控制，实施采购决策环节的相互制约和监督。一、采购与付款内部会计控制定义采购与付款内部会计控制指为了规范企业采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错与舞弊，保证采购在满足生产和销售的前提下，最大限度地降低采购成本而采取的一系列控制措施。二、采购与付款业务内部会计控制的基本制度为了充分发挥采购与付款业务内部会计控制的作用，针对采购与付款业务的内容，应设计以下采购与付款业务内部会计控制的基本制度。（一）不相容职务岗位分工制度1、请购与审批。企业物品采购应由使用部门根据其需要提出申请，并经分管采购工作的负责人进行审批；2、询价与确定供应商。企业应由采购部门和相关部门共同参与询价程序并确定供应商；3、采购合同的订立与审计。企业应由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批或适当审计；4、采购与验收。企业采购人员不能同时担任物品的验收工作；5、采购、验收与相关会计记录。企业采购、验收与会计记录工作职务应当分离，以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性；6、付款的审批与付款执行。企业付款的审批人与付款的执行人职务应当分离。（二）授权审批制度企业应明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。根据采购与付款业务，控制的审批要点主要包括：1、企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权；2、企业对资本支出和租赁合同通常会特别授权，只容许特定人员提出请购；3、企业对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失；4、采购合同的签订需经有关授权人员审批；5、采购款项的支付应经有关授权人员审批。（三）业务记录控制为实现采购与付款业务内部会计控制目标，企业应建立以请购单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。在该系统中凭证要连续编号、记录，签字盖章，做到账证、账账、账表、账实相符，并且检查有编号签字的凭证与记录是否按程序要求处理，这样可以有效防止经济业务的遗漏和重复，并可检查是否存在舞弊现象。三、采购与付款业务流程的内部会计控制一般来说，采购与付款的业务流程包括请购、采购作业、验收入库、货款结算，根据我国《内部会计控制规范——采购与付款（试行）》，企业至少应加强对以下控制点的控制。（一）请购提出物品和劳务的需要是采购环节的开始，企业可以根据不同的需要制定不同的请购制度。企业生产经营需求量比较多的原材料、零配件等物品，使用部门可根据预算、即将签发的生产通知单等情况填写请购单，由采购部门、财务部门、业务主管部门的人员共同参与请购的审核，由本企业授权的采购负责人审批。请购单一式三联，注明请购部门，请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序；临星需要的物品，通常由使用者根据实际需要直接提出，不经采购部门签批。但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途，经使用部门主管审批，并经财务部门同意后，交采购部门办理采购；紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序；特殊原因需取消请购申请时，原请购部门应通知采购部门停止采购，采购部门应在原请购单上加盖“撤销”印章，并退回给请购部门。（二）询价为确保价格机制透明，企业应制定合理的询价程序，并重点了解供应商的相关情况。控制措施有：1、定期了解供应商的基本资料，如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况等，为企业采购决策提供可靠信息；2、对潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查；3、对于大宗和重要物品的采购，应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系，综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等；4、对某些采购可以采用招标方式，在满足采购方物品质量、送货时间等要求的情况下，以公开方式进行，招标不能以价格作为惟一因素；5、对于零星物品的采购，由于采购量低、价格也不高，采用上述方式采购成本会过高，一般授权直接采购，但也应形成由独立的人员抽样暗访制度；6、就以上各因素确定目标价格并与相关供应商协商以达到最优价格。（三）采购询价程序完成后，采购部门须作出以下决定：1、根据资产存储情况，确定采购物品的批次和数量；2、根据询价控制制度，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商；3、将请购单一联退请购部门，以示答复；一联退财务部门筹备资金；一联采购部门作为签订购销合同的依据。（四）合同采购部门应及时与供应商签订合同，合同必须按照采购权限规定，由各级授权人审核同意。合同一式三联，一份交供应商请求发货，一份由采购部门专人保管，负责合同的执行，一份交财务部门以监督合同的执行。对某些采购数量不大，不经常采购的物品，也可以不签订合同而直接购买，以简化手续，加快进货速度。部分企业以订单替代购货合同，订单要素必须设计完整，一般一式三联并连续编号。（五）验收验收人员根据订单、合同等单据，对采购物品的品种、规格、质量和其他相关内容进行验收。验收人员通过点数、过称或测量等手段来检验物品数量的正确性。在可能的范围内对物品的质量进行检验。经验收的物品，由验收入员出据验收单。保管人员根据验收单点收实物的数量和质量并填写入库单，注明供应商名称、收货日期、物品名称、数量、质量等内容。入库单一式三联，一联留存，登记仓库台账；一联交财务部门，办理结算；一联退回采购部门与购销合同、请购单核对后归纳备案。（六）付款财务部门对发票、运费单、验收单、入库单以及其他有关凭证审核后，与合同进行核对，经企业授权人审批后向供应商办理结算。货款到期后，应及时支付，以维持企业良好的信用。采购需预付货款或订金的，应适当授权后才能支付，并需收到供应商的相关票据。对于企业采用赊账方式购买物品时，由此而形成的债务结算业务也必须加强控制。具体要求是：1、应付账款的入账必须在发票等凭证经企业授权人审批后方可入账；2、由专门人员定期与供应商核对账目，如果对账中发现问题，应及时查明原因，分清责任，按有关规定处理，确保双方的账目相符；3、按双方事先约定的条件，及时清理债务，支付欠款后，依据相关凭证，登记账薄。在实际工作中，企业应根据采购与付款业务的具体特点，不断完善、修订其内部会计控制制度，保证企业经营活动的有序、高效运行。参考文献：1、财政部.内部会计控制规范——基本规范（试行）.财会(2001)41号.2、财政部.内部会计控制规范——采购与付款（试行）.财会(2002)21号.3、内部会计控制制度实务[M].民主与建设出版社,2004.