论知识经济档案管理体系的重构

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1高校档案管理工作现状和不足

受社会环境和自身条件等各方面因素的影响，目前我国高等院校的档案管理工作，无论是管理理念、组织机构、服务方式、队伍建设等各个方面，都存在一定的问题和缺陷，突出表现在以下几个主要的方面:

1．1管理理念相对滞后，管理工作被边缘化

由于人们对档案管理工作的重要性缺乏充分的认识，过去的档案管理“重收藏轻使用”，致使高校档案管理工作逐渐被“边缘化”:长期以来，高校档案管理工作侧重于经验性的传统管理，侧重于对档案的收集、整理、编号和入库等传统的“收藏”和“保管”工作，仅仅注重数量管理而忽视了质量管理。在档案的借阅和利用方面，管理人员处于相对被动的‘守株待兔”状态，缺乏主动的、走出去的服务意识和市场竞争意识。与此同时，在档案信息数字化建设方面，高校档案管理工作者持顺其自然的态度，缺少开拓、创新的精神，致使档案管理创新工作进展缓慢。

1．2档案管理机构设置老化，发展空间狭窄

目前，我国高等院校档案管理机构形式各异，组织机构相对比较涣散。许多高校档案管理部门或隶属学校办公室，或挂靠于学校图书馆，或附属于校内某个部门，档案管理工作的主体地位存在缺失，在一定程度上影响了档案工作的生存和发展空间，进而影响了档案管理工作的创新和开展，影响了高校档案管理工作的法制化、程序化建设，档案馆的数字化建设整体水平偏低。

1．3高校档案服务方式、内容、对象单一

受多方面因素影响，我国高校档案管理工作者缺乏主动的服务意识，在档案服务工作实践中，大多习惯于传统‘等客上门”的老模式，档案服务内容大多局限于纸质案卷的查阅、复印、打印等传统服务，较少提供可查阅的电子案卷，甚至不能提供电子文件搜索服务;操作方式习惯于传统的手工操作，电子化、自动化水平较低，工作效率必然会受到影响;在服务对象方面，传统的档案服务对象，主要是校内师生，较少对校外提供服务，档案开发利用怠于创新。此外，高校档案管理还存在人才紧缺、管理团队建设滞后，以及档案管理信息化程度不高等诸多问题。也正是高等院校档案管理中存在的诸多问题，造成了高校档案管理工作的被动局面。在当前以信息化、数字化为主要特征的知识经济时代，高校档案管理工作必须与时俱进、不断创新，关键要在转变管理理念、优化机构设置的基础上，优化高校档案服务工作，以更好地服务于客户，服务于经济、社会发展的实际需要。

2高校档案管理体系的重构

知识经济带来了经济和社会的巨大变革，也对高等院校档案管理工作提出了新的要求。针对我国高等院校档案管理工作中存在的诸多问题和不足，重构高校档案管理体系，关键要做好以下几方面的工作:

2．1构建科学发展、持续创新的管理理念

行为创新、理念先行。重构高校档案管理体系，首先要求重构高校档案管理理念。首先要转变内部思想，在档案管理实践中，彻底摒弃“重收藏轻使用”的理念，要跳出“大而全”、“小而全”的片面观念，从时间、空间、环境等多个维度，全方位思考问题，实现档案管理规范化、制度化、服务化的有机结合;在外部环境营造过程中，高校档案工作者要摒弃传统、保守的理念，要立足于经济社会发展的实践，以开放创新的姿态，广泛通过学术交流、专项合作、联合开发、调研学习等多种形式，加强与外部的交流与合作，积极拓展档案管理工作的内涵和外延，拓展高校档案管理工作的生存和空间，提高学校档案的利用效率。另一方面，在宏观管理理念定位方面，高校档案管理工作应始终坚持“科学技术是第一生产力”的理念，通过持续创新，推动高校档案管理工作的不断改进。高校档案管理工作的创新，要始终立足于档案管理的实际需要，提高工作的积极性、主动性和前瞻性，要进一步明确高校档案“藏为所用，以用促藏”的观念，要明确“收集是手段，利用是目的”的理念，使高校档案管理的创新得到持续、稳步推进。

2．2健全组织机构、科学规范管理制度

重构高校档案管理体系，必须按知识经济时代特色和要求，健全高校档案管理的组织机构。近年来，随着我国计算机技术和网络技术的快速发展，数字化校园建设工作深入推进，高等院校档案资源的开放性需求越来越强烈，高校档案管理的重要性日渐突出，建设现代化档案馆的呼声也越来越高。因此，高等院校应该与时俱进，将学校档案馆升级为独立的二级单位，通过明确档案工作的主体地位，为档案馆各项工作的顺利开展提供制度保障。其次，在组织机构建设方面，应结合知识经济时代档案管理工作的实际需要，结合高校档案管理“人员少、任务重”的情况下，构建科层扁平化的管理模式，并建立分权式的决策参与制度，使高校档案管理工作具有一定的挑战性。要通过建立一种紧凑、干练的扁平化组织结构，节约管理费用，并充分发挥计算机的辅助作用，提高档案管理工作的信息化水平;再次，要在扁平化管理的基础上，持续提高管理的专业化水平，学校档案馆要细化科室的岗位职责，建立了主副岗工作制度，既有明确分工，又有团结协作，共同完成建设现代档案馆的目标。

2．3创新服务模式、构建多元服务平台

创新高校档案管理工作服务模式，关键是要在创新服务理念的基础上，结合学校档案管理工作实践，构建多元化的档案服务管理工作平台。具体来讲，首先要提升档案服务管理工作的整体质量和水平。特别是在服务方式的拓展方面，要充分利用网络、电话、微信、微博等现代化的传播媒介，为客户提供多样化的远程服务，以更好地满足客户的实际需要。与此同时，还要建立网上档案馆，面向校内外不同主体开展网上搜索、网上借阅、资料下载、在线浏览等多样化服务。特别是要借鉴校园平台、校园平台，强化高校档案知识的普及，实现对高校档案资源的深度开发和利用。要在积极挖掘新客户的同时，使档案服务由传统的管理控制型向现代的服务引导型转变，以此提高学校档案资源的利用效率。

2．4加强队伍建设、强化团队合作意识

重构知识经济时代高校档案管理体系，要求我们加强高校档案管理队伍建设，强化团队合作意识。具体来讲，一是要尊崇人的全面发展观，按照“以人为本”的理念，在尊重档案管理工作者个性差异的基础上，鼓励全面发展，构建“以知设岗、以岗定津、拉开档次、按岗分配”的激励机制和考核机制，从而充分调动档案管理工作者的积极性和主动性;同时，要鼓励职工通过外出调研、业务培训、专业学习等形式，加强学习提高，从而为职工搭建施展才华的有利平台，为他们创造自由发展的空间，提升职工的业务素质和理论水平。此外，还要通过“引进来”的方式，吸引高层次的复合型档案人才加入到档案管理队伍中来，以此优化档案管理队伍结构，提升学校档案管理工作的整体水平。另一方面，在加强队伍建设的同时，还要强化团队建设:学校档案馆从实际出发，以“重知识、重能力、鼓励知识创新”为指导思想，对束缚人才发展的机制和制度进行改革，发挥“传、帮、带”的作用，通过有力的团队建设，使高校档案管理工作者在思想上、感情上、心理上对单位产生认同感和归属感，为重校高校档案管理体系奠定良好的人才基础、队伍基础。

2．5创新管理方式、加强信息化建设

重构高校档案管理体系，要求我们注重技术传承创新，加快档案管理工作的信息化建设。具体来讲，首先要构建文档一体化管理模式，要在以手工传承为主、以计算机管理为辅的基础上，加大了对档案管理的信息化建设投入力度，特别要构建纸质与电子文档同步归档机制;要遵照“主次分明，突出重点”的原则，逐步实现馆藏案卷的数字化，建立了网络档案资源数据库，建立了网上档案馆，实现了对电子文件、电子数据的一体化管理;其次，在档案的信息化建设方面，要注重档案管理信息系统的升级，实现学校数字化共享平台的对接，持续提高学校档案管理工作效率;再次，要注重创建档案信息服务网站，及时更新档案工作动态，为档案用户提供了快捷便利的服务，持续提高学校档案管理的信息化水平。

作者:魏红 单位:湖南广播电视大学

参考文献:

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［4］李晖，李科峰．信息化时代高校档案管理工作创新刍议［J］．档案管理与创新，2014(1):78～81．