展览项目成本控制方法探讨

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一、展览项目成本控制的相关理念

对于任何企业而言,要想生存、发展都必须做好成本控制工作,这是因为良好的成本控制不仅是建立一家企业的重要基础所在,其更是企业不断创新、快速发展的重要动力源泉。所以,要想企业在激烈的市场竞争中,占有一席之地,就必须从成本控制入手。一般来讲,当企业对成本进行控制时,必须要对管理过程中的各个要素实施全方面的考量,如,生产成本、生产质量、生产周期、人工成本等等。对展览项目实施成本控制可谓是一项具有较强综合性的管理工作,其实质就是在展览项目的整个执行过程中,对所有费用的总和所进行一种管理控制活动。因此,在控制展览项目成本时,其主要的目标就是将展览项目的实际成本控制在财务预算之内。也正是因为展览项目成本控制涉及到整个展览项目的方方面面,所以,通常情况下,我们主要通过三个阶段对展览项目成本进行控制,即事前成本控制、事中成本控制、事后成本控制。

二、控制展览项目成本时应遵循的基本原则

在控制展览项目成本过程中,如何对财务预算费用与实际产生费用进行比较与分析始终是其最为核心的问题所在。我们将展览项目具体实施过程中所涉及到的成本,分为两个阶段,即:筹备阶段和执行阶段。筹备阶段主要是指对展览项目所进行的策划、立项、申报等;执行阶段则主要是指展览项目所需的相关费用,如,宣传推广费用、展览场馆费以及安保等保证性费用等。而在这些环节的实施过程中任何一个环节发生变更问题,都会对整个展览项目的成本控制产生巨大的影响。所以,在展览项目成本控制过程中,其实质上就是对项目实际费用与预算费用保持一致所实施的管理活动,而一旦发现实际费用与预算费用发生偏差,那么就应该从企业根本利益出发及时查明原因,采取有效的补救措施。在展览项目成本控制过程中,应始终遵循如下几点基本原则:第一,对展览项目实施成本控制的角度要全面。这是因为成本控制涉及到展览项目的方方面面,所以,在成本控制过程中不能预留下任何一个疏漏,也只有如此,才能够保障实际费用与预算费用之间保持一致性;第二,对展览项目实施成本控制要遵循效益原则。企业追求的最终目标就是效益,而对企业实施成本控制的根本目的也是为了进一步提高企业效益。所以,在展览项目成本控制的过程中切忌不要违背成本控制的初衷,应注重效益原则;第三,对展览项目实施成本控制过程中要遵循统一原则。正是因为展览项目所涉及到的面较广且大多环节都相互紧扣,所以任何一个环节出现失误都会对其他环节产生巨大的影响。所以,在成本控制过程中应该注意始终遵循统一性原则;第四,对展览项目实施成本控制应该遵循动态原则。无论是经过了多么严谨、科学、有效的计算,其成本预算始终会存在不确定性因素,也就是说会因为在执行过程中所遭遇到的突发状况,而使预算成本发生变化。所以,在一定程度上对展会所实施的管理,其本质上是一个动态的管理过程,因此,在成本控制时应该预留下可变动的余地,也只有如此,才能够在面对意外状况的情况下不至于措手不及。

三、展览项目成本控制的具体方法

(一)事前成本控制

此阶段主要指的是对展览项目筹备阶段的成本控制。具体来讲,在此阶段应该从宏观上对整体成本进行控制与把握,并在此基础上对财务预算方案进行制定。这是因为,项目策划是开展项目成本控制的重要开始,所以在项目策划的过程中就应该从全局出发,考虑到涉及成本以及策划过程中其本身产生的相关费用。一般来讲此阶段主要采用的是预算管理,也就是说在执行项目的初期,对项目本身制定阶段性的实施计划,并将其作为成本控制的标准,在这个阶段我们始终应该遵循一切从实际出发的根本原则,以此确保项目预算具有可行性。如若我们按照展会工作的实际发展情况对其进行划分,则可以将其分为两个阶段,即:培育阶段与成熟阶段。而在培育阶段,由于展会的各项策划项目尚未成熟,不可控因素仍较多,因此,即便是进行成本预算,也只能确定出一个大的框架,还需要在具体的控制过程中,对其进行相应的补充、调整与完善;在成熟阶段,因为展会的各项策划项目已经趋于成熟,因此也就能够参照往期的执行成本进行预算标准的制定,这里需要注意的是在预算成本的制定过程中应该将项目计划变更成本考虑进来。

(二)事中成本控制

在控制整个项目成本的过程中,对展览实施阶段的成本控制进行控制,可谓是整个成本控制过程中最为核心,也最为关键的所在。这是因为此阶段的成本控制工作不仅涉及的工作面较广,且涉及到管理内容也较为复杂,如,项目的宣传推广、观众组织、招商招展、租用展览场馆、搭建标准展位、保障展会现场以及展览项目涉及的人员和项目办公费用和其他协调费用等。而如若我们从适用主体的角度对这些费用进行分类,则可以将其分为:人力资源费用、物力资源费用、其他费用,这三大类。其中,人力资源费用是指在展览执行过程中涉及的劳动力费用;物力资源费用是指在展览执行过程中涉及到的材料建设费用;其他费用是指在展览执行过程中涉及的宣传、推广费用。在此阶段的成本控制上我们主要采用定量法或成本累计法,而最常使用的计划指标分解方法,则是将所有的大指标进行逐一分解,分解为一个一个的分指标,并对这些分指标对应的费用项目进行控制,从而达到控制整个项目成本的目标。然而,任何一个展会项目的开展都是多项社会资源通过动员与整合而成的,因此也就会涉及到方方面面,与之相关的成本更是不胜枚举。所以,在确定指标的过程中,做好指标属性的分析工作则尤为重要,并且要区分指标的重要性与动态性,并给予那些占有总成本较大份额的分指标进行重点的控制。

(三)事后成本控制

对已经实施完毕的展览项目进行分析就是在执行事后成本控制,可以说即便是整个展览项目已经实施完毕也并不意味着展览项目就此结束了。而是应该针对此次展览项目所产生的费用与预算成本费用进行对比,寻找二者的差距,从而为下一阶段所实施的成本控制做有益铺垫。在此阶段过程中,最为常用的方法就是监督法,也就是说通过对比预算费用与实际费用之间的差距来进行分析,查明原因,从而为下一次的成本预算提供有益的参考,并进行恰当性的修正。反馈则是对结果的一种执行状态,可以说企业想要发展就必须要建立适合自己的成本控制体系,成本控制标准,而这就需要反馈,也只有如此,才能够让展览项目在成本控制上逐步实现制度化。

四、结束语

综上所述,本文笔者从展览项目的相关理念入手展开了粗浅的探讨,并提出展览项目成本的控制原则与控制方法,也是希望能够让更多的人们更加清楚的看到展览项目成本控制的重要性,认识到企业只有运用合理的推销并结合合理的成本控制,才能够得到良好的发展,才能够在越发激烈的市场竞争中获得一席之地。所以,做好展览项目成本控制具有十分重要的现实意义,值得进一步深入研究与探讨。

作者:吴曦 单位:天津矿博国际会展有限公司

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