商务英语书信的用词特征深究

导语：商务英语书信的用词特征深究一文来源于网友上传，不代表本站观点，若需要原创文章可咨询客服老师，欢迎参考。

摘要：商务英语书信中的词汇具有正式，简明的特征。在商务书信中多用小词，动态词，缩略语，有积极意义的词和模糊词，少用或不用大词，静态词，陈腐的词以及带性别歧视的词。

关键词：商务书信词汇特征

随着国际贸易活动的日益频繁，信息交流显得至关重要。尽管现代化的通信技术十分发达，如有电报(telegram)、电传(telex)、传真(facsimile)等，但书信仍然是商务活动中的重要工具。商务书信双向交流的目的是要有效地进行思想、信息的交流，以期使双方获得相互理解和尊重，最终完成商品或服务的购买或售卖交易。在长期的实践中，商务书信已形成了其特殊的风格。本文试从以下几个方面探讨商务英语书信中的用词特征。

一、使用比较正式的词汇

商务书信是一种公函，因此，它属于公文文体，在语气上要做到稳重、得体，用词要准确、恰当。更为重要的是，商务书信具有法律责任，并涉及到各个行业，诸如银行、包装、运输、法律范畴等，因此，它的用词比较正式。这主要体现在以下几个方面；

1、使用专业术语专业术语带有鲜明的文体特色。为了准确描述商务活动中的各个交易环节以及与此相关的各类单据，也为了清楚地描述商务活动中各自的权利与义务，商务英语书信中常常会使用一些表义清楚的商务专业术语。如；InvitationtoBid招标AwardtheContract中标RefertotheDrawer请查询出票人SpecimenSignatureofHolder持票人样处ForceMajeure不可抗力DocumentsagainstPayment付款交单DocumentaryL/C跟单信用证ConfirmedLetterofCredit保兑信用证。

2、使用固定的搭配商务英语的说法固定，有一些固定的搭配和表达方式，不得随意改变。如；用standardbrandgoods表示“正牌货”，adulteratedgoods表示“冒牌货”，而不用realgoods和falsegoods来分别表达这两个概念。再如；regular/businessenglish/price(而非formerprice)表示“原价”，thecurrentprice(而非presentprice)表示“现价”，thenewestproducts表示“最新产品”，thelatestquotations表示“最新报价”，而themostadvancedequipment则表示“最新设备”等。

二、使用简明的词汇

阅读商务英语书信可以发现，商务英语用词简单。因为商务活动中信息传递是第一位的，使用偏僻的英语词汇只会增加双方沟通的障碍，而使用常用的词语则便于交易双方理解和接受，有助于直截了当地传递信息。这种简洁主要表现在以下几方面；

用词直接明了，少用修饰语修饰语少，有助于内容的直截了当。如下面的这些简练的商务词语；oneprice(fixedprice)恕不讲价；year-endsales年终大甩卖；door-to-doorservice一条龙服务；Allsalesarefinal.货物出门，概不退换5)40%discount6折大减价6)face-to-facediscussion亲临洽谈业务2.用简明的词汇代替累赘的词组在快节奏的今天，人们更注重简洁明快地传递信息，因而累赘的词组已越来越多地被一些简单的词汇代替。下面是一些对照例子；

累赘attheconclusionofbasedonthefactthatdespitethefactthatduringthetimethatinconnectionwith简明after，followingbecausealthoughduring，whileabout，concerning3.用简洁的当代用法代替陈腐词语英文书信中有很多的惯用法。然而，随着时代的发展，很多的惯用法已成为陈腐词语，不但与时代格格不入，而且还妨碍了人们获得信息的速度。因此人们已用一些当代的表达法来代替它们。如下面几组例子；

陈腐词语ItisimperativethatyouwriteatonceIbegtodifferwithyourestimatePleasebeadvisedthatmynewaddressisIhumblyrequestthatyouconsidermyapplicationWefullyappreciatetheconfidenceyouhavereposedinus当代用法PleasewriteatonceIdisagreewithyourestimateMynewaddressisPleaseconsidermyapplicationWeappreciateyourconfidenceinus

三、用小词，避免用大词

商务书信既不追求文学作品的华丽词藻，又不像法律那样晦涩生硬。因此，除了必要的专业词汇、术语外，商务书信中使用的词语大多遵循易懂、易读的原则，以日常词汇为主，避免不必要地使用大词。

例如；Wewillorderallthematerialsonthislistyoufurnishe-d.(大词)；Wewillorderallthe/businessenglish/materialsonthelistyousent.(小词)(a)Weplantomaximizeprofitsin1999.(大词)(b)Weplantoincreaseprofitsin1999.(小词)对比以上句子，不难发现(b)句通俗易懂得多，原因正在于选词短小生动。同样的人们常常用shorten，total，findout，thinkof，guess，try，hasten/speed，ease/help等小词来分别代替abbreviate，aggregate，ascertain，conceptualize，conjec-ture，endeavor，expedite和facilitate等大词。

四、多用动态词，少用静态词

英语中的表意动词(notionalverbs)可增添信文的生气，而过多地使用静态动词(如tobe)会削弱信文的活力。为了使语言生动活泼，传神达意，在商务书信中，常常可使用动态的动词来代替静态的动词，以表现一定的感情色彩和增强文章的气势，取得更好的效果。请看下面这组例句：

(a)Paymentbyirrevocableletterofcreditisconvenientforus.

(b)Weusuallyacceptpaymentbyirrevocableletterofcred-it.

(b)句中用accept来代替isconvenient，不但能表达同样的内涵，而且句子的修辞效果远非(a)句能比拟。这是因为accept包含有行为动作的意味，更能突出自己的立场。再如；(a)Wearegladtoinformyouthatourcustomersarequitesatisfiedwiththequalityofyourproducts.

(b)Yourproductsaresellingwell.(您方产品销售很俏。)从事贸易的人，都会关注这一点；产品是否俏销，换言之产品俏销意味着顾客对产品质量满意。句中使用sellwell这个行为动词，配合现在进行时态，不仅说明了事情，而且也反映了写信人的欢快喜悦的情绪。

五、大量地使用缩略语

在商务书信中常常会使用一些缩写和简称以节省篇幅和时间。这些缩略语大多是在一定范围内沿用已久，约定俗成的。缩略的方式有两种，一般可分为单词的缩写和复合词缩写。复合词缩写的方式通常是由各单词的词首字母或加上适当的中间字母组成，而单词的缩写则是从一个单词中抽2~3个重要字母组成。

在商务书信中常见的缩略语有以下几种；

(1)国际贸易术语，如；CFR(=costandfreight)成本加运费价格，FCL(=fullcontainerload)整箱货，C.I.O.(=cashinorder)订货时付款；

(2)国际标准代码，如；ISO(=InternationalOrganizationforStandardization)国际标准化组织，FS(=FederalStandard)美国联邦标准，JIS(=JapaneseIndustrialStandard)日本工业标准；

(3)货币代码，如；CNY(=ChineseYuan)人民币，GBP(=GreatBritainPound)英镑，FRF(=FrenchFranc)法国法郎；

(4)运输业务术语，如；AFAA(=averagefreightrateas-sessment)平均运费率指数，ETA(=estimatedtimeofarrival)预抵期，SS(=steamship)汽船等。

(5)公司、组织名称，如；OPEC(=OrganizationofPetro-leumExportingCountries)石油输出国组织，IMF(=Interna-tionalMonetaryFund)国际货币基金组织，SINOCHEM(=ChinaNationalChemicalImportandExportcorporation)中国化工进出口总公司，SINOCHART(=ChinaNationalCharteringCorporation)中国租船公司等。

(6)一些度量衡的缩写，如；kg(=kilogram)公斤，gal(=gallon)加仑，ft(=foot)英尺；

(7)一些商品的缩写，如；PE=(polyethylene)聚乙稀，PS(=polystyrene)聚苯乙稀，HDPE(=highdensitypolyethyl-ene)高密度聚乙。

六、不使用带性别歧视或偏见的词语

现在企业、公司、政府部门中，妇女所占的人数的比例越来越多，其中还有不少是领导。因此一些带有性别歧视的词语给人们的工作带来了不便。在现代的商务书信中，一些温和的或中性的表达方式已代替了那些带有性别歧视意义的词语，以避免不良影响。下面是一些对比；

带性别歧视的词businessmenchairwoman/menman-mademanpowersalesman/woman不带性别歧视的词businesspeoplepresidingofficer;coordinator;headmachine-made;fabricatedpersonnel;staff;humanresourcessalesclerk;salesrepresentative

七、使用含有愉快意义的词

商务书信的行文热情与否，很大程度上受到所使用的词语的影响。一个词的词汇意义是由概念意义(Conceptualmeaning)和关联意义(Associativemeaning)两个方面组成的统一体。概念意义是词义的核心;关联意义是词汇的附带意义，它指的是词的感情色彩和文体意义。象accept，accurate，agree，assure，benefit，compliment，convince，decide，delicate，fair，fine，guarantee，indicate，perfect，pleased等词语由于语气肯定，具有积极的，令人愉快的意味，常常被人们在商务书信中所采用。但是象carelessly，casual，delay，fail，impossi-ble，loss，refuse，unfair等词，由于语气否定，含有消极的，令人失望的意味，因而很少被用于商务书信中。试比较下面一组例句；

(a)Icouldn’tcompleteyourorderbecauseyoufailedtomentionwhichsizedisksyouwant.

(b)Inordertohelpusbetterserveyou，pleaseindicateontheenclosedpostcardwhichsizedisksyouwishustosendyou.

这两句话要表达的意思基本相同，但(a)句中用了youfail…，似乎有责怪对方的语气;而(b)句中使用了indicate，使语义清楚明了，同时目的状语中用了serveyou这样的词语，使语气变得很礼貌。这种意义明确，语气礼貌的积极的表达法，很容易拉近通信者之间的距离，对交易的达成起着积极的促进作用。

八、使用摸糊表达法

在商务英语书信中，通常在写信者不能讲清楚，不愿讲清楚或没必要讲清楚等场合下，就会使用模糊表达法。在商务英语中，模糊表达对调节贸易双方紧张关系，缓和尴尬局面，进行自我保护，体现对对方的礼貌是具有相当积极的意义的。常见的模糊限制表达法有；about，approximately，aver-age，almost，commonly，probably，perhaps，excessive，similar，whereneeded/necessary，asmaybenecessary，asthecasemaybe，atanytime等。请看下面的例子；Itisunderstoodthattheletterofcreditcoveringtheabove-mentionedgoodswillbeestablishedimmediately.PleasemakesurethatthestipulationsintherelevantcreditconformexactlywiththetermsstatedinourS/Csoastoavoidsubsequentcableamendments.OnreceiptofyourL/Cwewillshipthegoodswithoutdelay.

例句中的immediately，onreceiptof，withoutdelay都是意思较为模糊的词语，“马上”，“一收到”，“立即”都没有具体说明日期。一是解决问题需要多少时间还无法确定，二是说得太具体了就没给自己留有余地了。不过这些词还是可以表明写信人恳切的态度，让对方感到满意的。

以上是作者对商务英语书信中的一些用词特征的看法。

总而言之，商务英语书信中的措词一定要得体，信文要简明扼要，开门见山，态度鲜明，符合现代的表达法。