外贸商务英语信件写作论文

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关键词：商务英语写作信件

【摘要】本文对外贸商务英语信件写作中的几个问题进行了分析,供广大同学参考。

一、函电写作的用词与格式商务英语书信是指交易时所使用的通信手段。

在美国,常用Businesswriting,它包括书信、电报、电话、电传、报告书、明信片等。英语和美语在书信体例方面存在着一定的差异,比如信头和称呼、书信格式、遣词、结尾客套语等均有所不同。一般来说,英国书信较为保守,许多英国人喜欢用老式书信体,用词较为正式刻板,而美国书信语言非常有生气、有活力,格式也较为简便。因此当我们写信的对象是英国或其旧殖民地国家时,要使用标准式英语Queen’sEng-lish;如果写信的对象是美国或美国势力范围的地区时,就要用美国英语。商业英文书信,一般都要求用打字机或电脑整齐地打印,左边各行开头垂直的,称为垂直式或齐头式(Blockstyle),美国常用这种格式;每段的第一个词缩进去,称为缩进式或锯齿式(indentedstyle),英国常用此格式。垂直式的职务及签名都在左边的边栏界线,这种格式,在极度重视工作效率的美国公司,已普遍采用。正式的商业英语书信要在称呼的上方写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称、职务及地址,称为信内地址(Insideaddress)。信内地址的写法也有垂直式或缩进式之分,垂直式或称美国式将各行并列,缩进式或称英国式将各行依次退缩。

二、函电写作的礼貌原则礼貌原则在对外领域中的作用主要是帮助交流双方建立一定的社会联系,作出礼节性的表示,扮演交际协调沟通的角色。

外贸英语有其自身独有的词汇、用法和习惯表达方法.因此。要熟练自如地进行翻译,很大程度上取决于能否掌握其语言特点和习惯.下面介绍礼貌原则的一些语言特点和翻译方法:

1信函套语多中外信函中,凡向对方提出某种要求,常用“请”字,中文只用一个字.外贸英语中,仅用please是不够的,习惯用其他更亲切、客气的词语“.请”字表达主要有下面几种结构:(1)使用Weshall(should)begrateful/can/will/could/would?结构.请告你方市场详情.Weshallbegrateful/obligedifyoucanprovide118withallpos-sibleinformationonyourmarket.请迅速寄来备有存货的中、上品质棉花样品与价格表,不胜感激.Weshallbegladifyouwouldsendusbyreturnpatternandpricesofgoodandmediumqualitycottonavailableforstock.(2)使用“Wewouldappreciate?”,“Itwouldbeappreciated+clause”结构.请报50t花生实盘.Weshallappreciateitifyouwillmakeusafirmofferfor50tonsofpeanuts.请寄贵公司图解目录一份.Itwouldbeappreciatedifyouwouldsend118anillustratedcata-logueofyourmanufactures(3)使用“kindly”.请将两份提单分别邮寄,同时开来30天汇票以便承兑.KindlysendUS2BillsofLandingbyseparatemall,togetherwithyourdraftat30daysforacceptance.

2突出对方本位(youattitude)为体现礼貌原则,在人称上少用第一人称(I,we)作主语,采用第二人称或第二人称物主代词+名词,以突出“youattitude”.汉译时,多采用谦辞,如称对方为“贵公司”,称自己一方为“本公司”,“我公司”,“敝公司”等?.Yourearlyofferwillbehighlyappreciated.早日发盘为感.Foryourconsiderationandthat。yourend-users,wehavetakenthisopportunity0fenclosingtwosetsofourliterature.借此机会附上两套资料,供贵方和用户参考.Ifyouarenotinterestedintakingadvantage0ftheofferingsonthelist,pleasebegoodenoughtoforwardittosomeofthefirmswithwhichyouhaveestablishedbusinessrelationships.如果贵方无意购买我方产品,烦请将货单转寄给与贵公司有业务往来的其他商行。

三、措词婉约、语气缓和外贸语言讲究婉转,遣词用字含蓄.即使是贸易开展不利,或双方分歧较大,也不宜用生硬的、讨伐式的语言。

须知外贸中婉转的语言比强硬的措词更有力量,句型上常选用:(1)用“it”作形式主语,强调客观性.Itisgenerallyconsiderednotadvisabletoactthatway.这样做一般认为是不妥的.Itisselfunderstoodthatanydelayinshipmentwouldcausefinan-cialloss.不言而喻,迟误发货势必会造成经济损失.(2)用被动语态指出对方错误.Wearecompelledtoexpre88oursurpriseanddisappointmentatfindingthegoodscontainedinyourlastshipmentnotuptotheagreedstandard.我们必须要向贵方指出:贵方最后一批装运的货物与所签协议标准不符合.我们对此感到惊讶与失望.Theagreementhasbeenkeptonourpartbutnotontheirpart.我们这方面遵守了协议,而他们那方面却没有遵守.(3)用让步从句表示拒绝、分歧、妥协.Whileweappreciateyourorder,weverymuchregretthatwecannotentertainanyfreshbusinessinthislineowingtoheavycommitments.感谢贵方订单,然而由于我方供货任务重,非常遗憾,我们不能在承受新的业务。WemanagedtosqueezeforyouoneshipmentofDaqingcrudein10,O00metricctons,whenwehavebeencommittedwith0ldeIsfromourregular虽然我们把货都卖给了老客户,我们还是设法给你挤了一船舶万吨大庆油.

四、结束语

外贸英语的这些特点要求是由外贸英语的语境和交际功能所决定的.这些特点的客观性要求人们在使用外贸英语时必须遵循其语言表达规律,重视外贸语言的表达作用.在书写英文函电或进行英汉翻译时,要注意中英文翻译表达的差异,力求体现礼貌原则,在商务活动中做到有礼、有节、有序,为商务活动架好语言桥梁。