漫谈国土资源档案归档方法

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一、鉴定

（一）归档鉴定

即鉴定所接收的档案是否符合归档要求。鉴定时，存在下列情形之一的，不予归档：

1.该案卷业务未办理完毕的。这里的业务办理指独立审批、办理的单项业务，如规划预审、土地使用权初始登记等；

2.资料不齐全的。即缺少该类案卷应包含的必要资料。如土地登记案卷缺少登记审批表、规划预审案卷无预审意见书，并且无任何有效说明文件等情况。

3.无保存价值的文档资料；

4.重复的文档资料。经鉴定属上述第1、2种情形的，清退回移交单位，待业务办理完毕或补齐资料后再行移交归档；属上述第3、4种情形的，由档案部门鉴定后销毁或作为一般资料留存。

（二）密级鉴定

根据文件材料标注的密级，案卷项目或图件资料的内容、性质确定密级。方法如下：

1.国家规定或保密局备案的涉密项目，其相关案卷按规定定为秘密、机密或绝密；

2.案卷直接标注有密级，且未到解密期限的，该案卷为涉密案卷，标注的密级即为案卷密级。

3.案卷中有涉密文件，且未到解密期限的，该案卷为涉密案卷，文件的密级即为案卷密级。如案卷中有多份涉密文件，则案卷密级从其高者；

4.案卷中虽有涉密资料，但归档时已解密的，不作为涉密案卷；

5、经过统一脱密处理的图件鉴定时，不作为涉密文件；

6.不属于国家秘密级的案卷，但无条件公开后会对国土资源档案管理工作造成不利影响的，一般定为工作秘密级；经鉴定属涉密案卷的，交由持保密工作上岗证的人员进行整理和归档。除保管外，其处理方法与非密文件相同。

（三）分类鉴定

分类鉴定是专业档案整理、归档最为关键和重要的环节。关系到案卷保管期限鉴定、编页及档案著录信息填写等工作的正确与否。档案分类鉴定时，应严格按照国土资源部及本单位《档案分类方案》进行划分，并遵循以下原则：

1.各分类中第一项综合类资料按文书档案处理。

2.确定分类时，应归到分类方案的最低一级类目内。如以挂牌方式出让办理供地手续的案卷，其分类应鉴定为E63（挂牌出让），而不是E6（土地使用权有偿使用审批）或E（建设用地类）。

3.多项业务合并组卷的案卷（即一卷通）确定分类时，以最终的业务类别确定分类。如以挂牌方式出让的国有土地，在办理完供地手续后，其资料继续交由地籍部门办理土地登记手续，办结后整理归档时，其分类应定为C42（国有土地使用权登记），而不是E63（挂牌出让）。

（四）保管期限鉴定

鉴定保管期限时，应严格按照本单位制定的《档案保管期限表》执行。

二、整理

（一）修整

对案卷资料逐页进行清理，去除文件上易锈蚀的金属物，如订书针、别针、大头针等，并对字迹模糊或易褪变的文件进行修复或复制。整理报纸时，保留所需内容当前版面的完整，其余版面可清除。折叠时将所需内容至于正面，并保留当前版面上方的报纸名称和日期。对过大文件进行折叠或裁剪时根据归档案卷的尺寸控制图件大小，并按照《技术制图复制图的折叠方法(GB10609.3-89)》中的“有装订边的加长幅面折图”方法折叠，留出图件的装订边，露出图件题名。裁剪时不得损坏文件内容，并留出装订空间，最终保持与其余档案资料大小一致。

（二）排序

组卷、修整完毕后，对卷内文件进行排序。排序时，按照本单位制定的卷内文件排序标准进行。保持单份文本材料的独立性。如《土地估价报告》，不得将报告内文件和图纸分开存放，应作为单份资料排列于合适位置。有两份或多份完全相同的文件资料时，保留（原件）一份，其余销毁。

（三）编页

按照整理好的顺序，以阿拉伯数字从“1”开始顺序编写页码。页码编写于文件上方远离装订线的一侧。页码可使用打码器打印或手工填写，手工填写时应使用碳素笔或碳素墨水。编页时，以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。卷内文件目录和卷内备考表不编写页码。

（四）编目

即编制档案卷内文件目录。卷内文件目录置于案卷资料前，采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）幅面纸张单面打印或填写，格式需保持固定、统一。其主要内容包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号等。

（五）编号

即编制案卷档案号。国土资源专业档案的档案号按照“全宗号-目录号-案卷号”的原则编制。其中，连接全宗号、目录号、案卷号的是减号“-”（半角）。全宗号即立档单位的全宗代码。

（六）装订国土资源专业档案以“卷”为单位进行装订。各类材料排列的前后顺序为：案卷封皮-卷内文件目录-文件资料-卷内备考表-案卷封底。案卷封底使用与封皮相同材质的空白页。一般情况下，使用“三孔一线”进行线装。较薄的案卷可使用不锈钢钉装订，资料较厚、不利于装盒及阅读的，应分成几卷装订。装订时，目录置于第一卷封皮后，卷内备考表置于最后一卷封底前，并在卷内备考表中注明分卷情况。A4幅面的材料，三孔之间的距离为9cm，装订线距离左页边2cm左右。装订时，以结实、整齐、不掉页、不压字、不倒页、不损坏文件、不妨碍阅读为原则。六、装盒整理装订好的档案在质检合格后按照档案号顺序装入档案盒。装盒时，不同全宗、不同目录的案卷不得放入同一档案盒。

三、入库

档案装盒后，即可按本单位库房管理规则入库上架。档案入库由库房管理员负责，其他档案工作人员协助。首次入库的档案进库前，必须由库房管理员进行入库登记，否则入库后即会造成档案遗失。八、档案修改及补件原则上，档案归档入库后不得更改其内容，但因工作需要确需修改或补充的，按以下方法执行：

1.档案形成单位提交需要修改档案资料的函（情况说明）及具体资料。在函（情况说明）中，应明确档案名称，说明修改或补充的原因及具体内容。

2.修改或补充的文件材料核实后，由档案工作人员负责修改，不得交由补件人员进行。

3.修改或补件时，将修改或补件的函（情况说明）及补件资料按照归档排序原则置于案卷资料最后一页（即卷内备考表前），并按照要求整理及续编页码。

4.档案修改或补件时，不得对原始档案进行涂改，也无需对错误的资料进行替换和销毁，应保证原档案资料的完整。

5.修改或补件完成后，在卷内备考表内注明修改情况（如时间、内容等），补录卷内文件目录及其他信息，并重新装订。

作者：李嘉单位：昆明市国土资源信息中心