干部人事档案数字化管理建设对策

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随着社会主义经济建设的快速发展，数字化管理技术已经渗透到我们的工作和生活当中，而干部人事档案管理的数字化仍然发展比较落后。在传统的干部人事档案管理工作中，利用人工进行信息采集、储存、删减、查询等工作。由于人工操作容易出现误差和漏洞，造成信息储存不准确，还经常会出现档案信息丢失，对干部人事档案的私密性造成严重影响。近几年，高校干部人事档案的数字化管理备受重视。本文以西安铁路职业技术学院为例，分析高校干部人事档案数字化管理的重要性，对存在的问题进行深刻研究，构建一个信息安全保密、制度安全、工作流程等严格的体系，制定科学有效的数字化管理模式，确保高校干部人事档案数字化管理，促进高校人才培养的发展，为未来数字化管理做好基础。

在互联网技术的发展下，高校各项管理工作也受到了严重的影响。其中，包括高校干部人事档案管理工作。面对数字化、网络化、信息化等网络模式的管理，人事档案管理工作逐渐发展到数字化模式管理。这不仅仅对学校的管理工作有效果，还能够提高高校的长期发展。在西安铁路职业技术学院中，干部人事档案仍然依托传统纸质版管理模式，不利于档案的使用和长期保存。近年来，大部分高校也都在实施干部人事档案数字化管理，因此，对西安铁路职业技术学校的干部人事档案管理模式进行改革和创新，研究干部人事档案数字化管理的重要性，对其中存在的问题进行分析，并对数字化管理提出措施，加强干部人事档案数字化管理研究和建设，能够有效为高校干部人事档案管理提供工作效率，提高人事档案安全性地管理。

一、干部人事档案数字化管理的概念和重要性

（一）干部人事档案数字化管理的概念

干部人事档案数字化管理是通过互联网的信息技术对人事基本信息进行采集、储存、更改删除、以及查询等管理工作，是一种封闭式的管理模式。在对干部人事档案实施数字化管理模式时，能够提高管理工作效率，提升人事档案处理效率，为人事档案管理人员提供准确信息，减少人为原因造成的误差，确保人事档案安全性，从而达到对干部人事档案管理模式的改革和创新。目前，数字化管理模式的构建是比较安全、可靠、高质量的档案信息管理数据库，它能够完成人事档案的基本信息的收集、整理、统计、删减、更改以及保存等各项工作。对高校干部人事档案采用数字化管理是将纸质的信息储存结构演变成数字管理的结构。这样不仅改变了档案管理模式，对档案进行查阅也从线下转变成线上，管理人员按照管理序号随时对干部人事信息进行翻阅审批，管理手段逐渐升级为电脑形式，提高了干部人事档案管理工作效率，节约了人事档案管理工作成本。随着社会主义经济建设的快速发展，数字化管理技术已经渗透到我们的工作和生活当中，而干部人事档案管理的数字化仍然发展比较落后。在传统的干部人事档案管理工作中，利用人工进行信息采集、储存、删减、查询等工作。由于人工操作容易出现误差和漏洞，造成信息储存不准确，还经常会出现档案信息丢失，对干部人事档案的私密性造成严重影响。近几年，高校干部人事档案的数字化管理备受重视。本文以西安铁路职业技术学院为例，分析高校干部人事档案数字化管理的重要性，对存在的问题进行深刻研究，构建一个信息安全保密、制度安全、工作流程等严格的体系，制定科学有效的数字化管理模式，确保高校干部人事档案数字化管理，促进高校人才培养的发展，为未来数字化管理做好基础。

（二）干部人事档案数字化管理的重要性

在高校人事管理系统中，干部人事档案管理是十分重要的，它记录着高校干部的成长和发展经历，还为高校人事实现数字化管理做出重要贡献，因此需要优化干部人事档案管理工作。首先，跟随高等教育数字化发展的需求。高校干部人事档案数字化管理工作是比较复杂的，需要对干部、教师、工勤等各类人员的档案信息进行数字化管理建设。加强学校高等教育数字化管理，能够快速查询到人事档案相关信息，减少查阅时间。其次，为了满足立德树人的需求。高校中，立德树人是教育的根本工作，而干部人事档案数字化管理是推动立德树人工作的重要手段，如果缺少数字化管理模式的建设，会使干部人事档案信息不完整，对人事调动工作带来困难，而且在信息安全方面，容易出现人事档案信息丢失。因此，加强干部人事档案数字化管理建设能促进人事档案管理，保障干部人事档案的完整性。

二、干部人事档案数字化管理存在的问题分析

（一）数字化管理安全保障工作不到位

干部人事档案数字化管理工作是以信息技术为基础，将人事档案进行数字化管理。虽然互联网技术在不断地发展，但是在档案数字化管理应用中并不完全，依然存在信息安全保障问题。对于西安铁路职业技术学院来讲，干部人事档案实施数字化管理模式是初次实验，仍然缺少经验和不足之处，以及安全保障问题。而且软件信息不能得到及时的更新，造成干部人事档案信息储存出现困难，导致人事档案信息采集不准确，采集信息方式落后，人事档案信息容易丢失等安全问题。在这种安全保障工作不到位的情况下，无法完成干部人事档案数字化管理的建设，严重影响了人事档案数字化管理的工作效率。

（二）缺少数字化管理建设的理念

人事档案数字化管理建设理念不够，严重影响着高校干部人事档案数字化建设的长期发展。主要表现在：1.高校人事档案储存部门未能够坚持采取数字化管理的模式，处于半人工状态下的信息管理，没有将数字化管理理念融入到干部人事档案中；2.未坚持改善人工管理理念，没有改变传统的人工管理，未相信数字化管理的建设，未建设干部人事档案管理队伍，阻止了人事档案数字化管理的建设；3.对干部人事档案管理模式使用的技术并不了解，随着互联网的不断更新，数字化管理模式的技术在不断升级，需要对技术进行系统的学习，但目前高校并未采取相应的学习措施，造成干部人事档案数字化管理模式的建设延迟。严重影响了干部人事档案信息管理工作。

（三）人事档案管理系统不完善

一个完整的人事档案管理系统，是干部人事档案管理的基本需求，也是档案基本信息储存工作的需要。由于人事档案信息存储过程中出现各种各样的问题，导致干部人事档案数字化管理未得到保障。在网络技术的使用中，出现原始数据丢失，导致人事档案信息不完整。而干部人事档案信息对人事管理和变动十分重要，如果出现档案信息紊乱、信息不全、信息不准确等情况，对人才培养也会造成影响。干部人事档案数字化管理是需要一个及时性强、真实性高、准确率高的完整系统，只有完善人事档案数字化管理系统，才能够最大程度避免人事档案丢失。同时，数字化管理能够增强人事档案管理的工作效率。

（四）干部人事档案数字化管理队伍技术不专业

随着互联网的技术快速发展，传统的干部人事档案管理人员无法掌握数字化管理的技术，造成干部人事档案数字化管理工作进行困难。优秀的干部人事档案管理团队，需要专业性强、责任心强、做事专心的技术型人才。他们需要对人事档案信息建立专业数据库、行档案扫描、图像处理、数据存储及删除、数据备份、数据安全管理等基本技术的操作。然而，在西安铁路职业技术学院中，虽然有干部人事档案管理人员，但没有专业的数字化管理团队、对数字化操作不灵活、人事档案数字化管理过程不规范、对人事档案管理安全意识不足等问题，导致对干部人事档案实施数字化管理的建设无法实现，这反映了对干部人事档案管理工作人员培训不足。而且，干部人事档案数字化管理意识不强烈，仍注重传统的人工存储，这也是一个比较严重的问题。因此，加强高校对干部人事档案数字化管理人员的全面培训至关重要。

三、干部人事档案数字化管理研究与建设的对策分析

（一）培养对干部人事档案数字化管理理念

干部人事档案数字化管理可以实现对干部人事基本信息的永久保存，减少了传统人工管理的资金投入，利用互联网技术实现人事档案的高效率管理。因此，需要实现数字化、系统化、规范化的档案管理理念，促进高校干部人事档案数字化管理建设的正常运行。在数字化管理的建设中，干部人事档案管理部门应该加强实现数字化信息管理，严格按照数字化管理制度执行；遵照人事档案发展规律，不断提升人事档案数字化管理的科学性；加强对干部人事档案数字化管理的宣传力度，促进数字化管理系统的使用，提高对人事档案管理的专业度；不断对数字化管理系统进行创新，整体提高人事档案管理效率；通过建设干部人事档案数字化管理系统，提高了人事档案管理工作效率和质量。

（二）完善硬件、软件安全设施的建设

建设完整的硬件系统安全措施，采用安全可靠的计算机技术，是干部人事档案数字化管理的基本工作，是实现数字化档案管理工作的安全保障。加强对计算机硬件设备研发、扩大计算机软件的使用频率、选取我国安全技术产品等方式建设安全的数字管理系统。安全、可靠、快速的数字化管理系统，可以提高档案管理工作效率，不容易发生档案信息丢失和损坏的情况，通过计算机技术的使用，能够使干部人事档案数字化管理更便捷、更安全。同时，在数字化管理系统建设中，对档案信息进行加密设置，干部人事档案管理人员需要输入密码登录管理系统，并要求管理人员签订保密协议。采用防火墙检测技术，防止黑客入侵系统损害干部人事档案系统，造成档案信息丢失，实现干部人事档案数字化管理，为人事档案提供安全保障。

（三）完善干部人事档案数字化管理的规章制度

在干部人事档案数字化管理系统建设中，健全的管理规章制度，是干部人事档案数字化管理工作的依据。制定全面的、科学的、有效的干部人事档案数字化管理工作的规章制度，需要考虑到人事档案的工作性质和特点进行设置，结合人工管理的经验，建设干部人事档案管理系统，并由专人负责对管理系统的管理，随时更新系统和使用技术，规范数字化管理工作流程，制定数字化管理人员工作手册，明确管理工作的分工，规范计算机技术的操作流程。通过对管理流程实现数字化，保证工作有章可循、有据可依，进一步加强干部人事档案数字化管理工作的推进，促进数字化管理模式的使用。

（四）加强数字化管理队伍建设，提升档案服务意识

在干部人事档案数字化管理系统中，档案管理人员是人事信息管理的重要工作人员，其专业技术水平必须强硬，才能够做好人事档案数字化管理工作。因此，高校需要建设数字化管理团队，提高档案服务意识，提供高质量的干部人事档案数字化管理工作。数字化管理专业能力强，是做好干部人事档案管理工作的基础，无论是传统的纸质档案管理，还是数字化管理，都需要有过硬的专业技术。同时，对档案管理人员进行培训和考核，定期对管理人员设置外出学习机会，全面培养高素质管理人员，为促进干部人事档案数字化管理工作岗位做出贡献。干部人事档案管理人员要积极学习计算机技术和操作技能，熟练掌握档案管理软件，积极参加高校组织的专业技能培训，掌握各项技术的使用原则和注意事项，积极适应数字化管理的模式，为干部人事档案数字化管理发展提供有效保障。

四、结语

随着互联网技术的不断发展，干部人事档案管理模式也快速发展起来。综上所述，通过对干部人事档案管理实施数字化管理手段，建设计算机技术管理模式，对促进干部人事档案管理工作有重要的作用。完善干部人事档案数字化管理系统，制定数字化管理制度，不断提高管理人员的管理理念。同时，加强建设干部人事档案数字化管理团队，不断提高数字化管理的责任心和专业技能，积极参加高校组织的外出学习培训，积累大量的专业技能经验，不断学习计算机技术的操作流程和注意事项。为确保干部人事档案管理的安全性，对数字化管理的技术进行加密和防火墙设置，保证干部人事档案数字化管理的规范性，优化数字化管理环境，进一步提升干部人事档案数字化管理的管理水平。

作者：赵攀桥 宋永兴 邵千城