电力企业档案数字化建设及安全保障措施

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摘要：随着经济社会的发展，人们对用电的需求量越来越大，对供电的要求也越来越多样化，电力部门面临着更大的挑战，因而对电力企业档案开展数字化建设也愈发受到重视。科学合理的档案数字化建设是电力部门稳定可持续发展的关键。当供电出现应急事件时，通过数字化档案及时地查阅有效信息，可为制定科学有效的应急方案提供支撑。本文即从电力企业档案数字化建设中存在的问题出发，探究数字化建设的有效途径以及相关的安全保障措施。

关键词：电力企业；档案；数字化建设；安全保障

档案管理无论是在何种企业中都占据着重要作用，它是企业发展过程各个阶段的真实凭据。通过查阅档案，可以了解企业的人员、工作、项目、资金等各个要素，不同的企业有不同类别的档案。电力企业主要是对电力数据、电力工程项目等方面进行收集和保存。随着信息化技术的发展，电力企业已逐渐改变传统的纸质档案保管方式，进而逐渐采用数字化建设，方便了电力档案的储存和开发利用。虽然数字化档案建设带来了很多便利，但建设不够完善，尚存在一定的不足。只有不断地优化完善电力企业数字化档案的建设，让信息化技术为档案管理赋能，才能让电力档案发挥更大的作用。

一、电力企业档案数字化建设的不足之处

（一）档案数字化建设方案还不够优化数字化档案建设不是依靠一个部门就能完成的，其涉及到电力企业、数字化平台公司、技术人员的水平等，这些因素都会影响数字化档案建设的质量。如果企业内部配合不充分，与技术公司沟通不到位，那么数字化档案建设进程就不会有序推进，效率也会比较差。因此，在制定档案数字化建设方案时，要不断地沟通协调，根据实际情况对方案进行优化，并保持动态的调整过程，让方案适应实际、服务实际。

（二）数字化平台建设质量有待提高

随着信息化技术的不断发展，不同公司开发的档案数字化平台软件各具特色。电力企业在选择技术公司时，要充分考虑电力行业的实际情况，选择适合电力企业的技术开发公司。如果选择不恰当，不仅是浪费了时间和资金，还会对档案管理造成不可估量的损失。而很多电力企业在选择过程中，不提前做好调研，技术公司进驻后才发现不合适。如果提前做好技术公司的选择工作，将对后续平台的开发起到很大的积极作用，也能提高数字化建设效率。

（三）数字化档案管理过程中缺乏统一标准

当前，电力企业档案数字化管理还是各自为政，行业内没有统一的标准。但如果没有明确的标准，电力企业在档案数字化管理中就会出现一系列问题，比如参数混乱、不同的企业数据档案无法互通、重要档案的定义和目录不一致等，这在一定程度上会导致电力行业档案管理产生混乱，不利于档案的科学有序管理。电力企业可以参考国家数字化档案管理的标准，并根据企业自身的情况，重新完善档案管理标准，确保档案管理的质量有保障。

（四）数字化档案验收环节有所欠缺

电力企业档案数字化管理的关键环节就是确保档案的完整性和准确性。档案制定过程中有很多程序，如分类、归纳、整理等，若要确保档案管理的有效性就要对各个程序都进行验收，确保无遗漏。但是在实际操作过程中，往往依赖档案输入过程中的技术验收，对精细性验收还不够到位。在验收环节中，若是发现问题，可以及时探讨解决。但没有了验收环节，对档案错误难以把握，更谈不上后续的开发利用了。因此要采用技术验收和人工验收两种方式，相辅相成，保证档案数字化建设的准确无误。

二、电力企业档案数字化建设的有效途径及安全措施

（一）以严格的规章制度筑牢档案数字化建设底线

确保档案安全性的关键就是从严做好保密措施，首要的就是制定一系列的档案管理保密制度，规范档案的保密等级、保密目录、保密方式以及保密档案借阅流程等。对保密档案的管理人员和技术人员要签订保密协议，在访问数字化平台时，要设置身份验证等环节，确保保密档案不泄漏。规章制度的执行情况会直接影响到档案管理的安全性，电力企业部门要经常性地宣传档案管理的重要意义以及档案使用的方式方法，让企业营造一种保护档案的良好氛围。

（二）以严密的档案整理确保档案的安全性

档案整理需要在特定的空间、时间完成，对保密性强的档案还应在封闭的空间由特定的人员操作完成，不允许外人接触，也不允许档案上网。对安全系数高的档案，要在专用电脑上完成数据库的建立。数字化档案依靠的技术都是计算机以及相关电子设备，档案管理室要达到防潮、防水等要求，必要时配备相应的除湿机、空调等设备，确保档案保管环境合格。尤其是在数字化的过程中，要注意对网络的管理，禁止外网入侵，注意防范病毒，确保档案不泄漏。档案管理人员进入档案保管室都要通过人脸识别、指纹识别等方式，确保身份的真实性。同时，要在数字化存储上做多手准备，在不同的设备上多次备份。

（三）以先进科技提高档案管理的安全性

在档案数字化建设中对网络防火墙的构建尤为重要。电力企业与技术公司要在系统的安全性能保障上下功夫，在防火墙搭建、操作系统安全等方面入手，在技术上做更多的探索和突破。技术公司可以尝试数字化加密方式，在最大程度上提升档案管理的安全性。对公开性档案和保密性档案采取不同的加密方式，只有从多个环节对档案信息进行保护，才能确保档案数字化管理水平的提高，确保档案信息更加安全保密。

（四）提升档案管理人员素养加强规范档案管理

档案管理人员的素养会直接影响档案管理的质量，因此只有不断提升档案管理人员的综合素养，才能让数字化建设的进程更加顺畅。电力企业部门应在招聘、培训等环节中对档案数字化管理进行全面提升，注重对档案管理人员的培训。同时，还要在企业内部加大宣传力度，让每个工作人员都明晰档案管理的重要性。在数字化建设过程中，还要注重对信息化技术人才的培养，让档案管理队伍兼具档案管理素养和计算机技能。此外，还要重视针对档案管理中出现的突发情况制定应急预案，一旦出现问题就能迅速响应、快速解决，将损失降到最低。总而言之，电力企业档案数字化建设是大势所趋，要在优化完善规章制度、构建数字化档案、提高工作效率的同时，确保数字化档案的安全性，从而有效发挥数字化档案独特的优势，让电力企业的档案资源获得最大化地开发与利用。

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作者：陈启红 单位：国网湖北省电力有限公司十堰供电公司