职业技术学院档案数字化建设路径

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摘要：当前，我国职业技术学院在开展档案数字化建设中仍然存在着诸多问题亟待解决。为了促进职业技术学院档案数字化建设的开展，以完善档案管理硬软件设施、建全档案数字化标准、建设档案信息安全系统、开展信息技能培训等路径，构建档案数字化建设新思路，推动职业技术学院档案管理数字化转型与升级。

关键词：档案数字化建设；职业技术学院；建设路径

职业技术学院档案记录着全校师生重要信息，更收藏着职业技术学院历来发展中积累的重要资料与成果，是职业技术学院最具真实、权威、价值的信息载体。互联网环境下，传统的纸质档案管理模式已经不能够符合社会发展的需要，需要职业技术学院进一步加快档案数字化建设。当前，职业技术学院档案数字化建设过程中，存在着网络系统建设难、档案管理人员信息素养较低、网络安全不到位等一系列问题，阻碍着职业技术学院档案数字化建设。笔者立足于职业技术学院档案数字化建设困境，探析其相对应的解决策略，从而促进职业技术学院档案数字化建设。

一、职业技术学院档案数字化建设的内涵

档案管理是职业技术学院日常管理工作的重要一环，职业技术学院的档案管理中心保存着学校大量的信息，如学生档案、教师档案、科研资料与信息等等，是全校信息的保存载体。随着我国信息技术的不断发展，需要实施档案数字化建设，即通过信息技术的手段，搭建起网络化的档案管理布局，实现对档案信息资源的准确、方便、快捷利用，同时通过互联网的手段对不同的档案进行分类且统一的管理。

二、职业技术学院档案数字化建设的现实意义

（一）有利于档案资源高效利用。职业技术学院档案不仅仅记录着学生在校信息，更记录着教师、辅导员、以及其他教育工作者的重要信息。职业技术学院加强档案数字化管理，一方面能够突破传统档案利用的时间、空间限制，全校师生能够通过登录网上档案系统，自主检取与借阅所需的档案资料，大大提高了教师的科研激情，方便了全校师生的档案借用。另一方面，基于计算机技术搭建起档案数字化系统，能够增强档案信息的采集与服务，直接提高档案资源利用率，其现实意义不言而喻。

（二）有利于档案信息统一管理。一方面，加强职业学院档案数字化建设，教育工作者能够借鉴档案记载信息，将其转化吸收，在原有的教学成果上不断的创新研究，助推教学水平不断进步向前。另一方面，随着信息网络对传统纸质档案管理模式的冲击，原有的档案管理方法已经不能够很好地满足信息技术发展的需求，无法实现档案资源的有效管理，一定程度上加大了档案丢失的几率。而通过档案数字化建设，能够利用信息技术的优势，实现对档案资源的有效管理与采集，确保档案信息的安全。对此，这对于职业技术学院档案管理的开展而言具有现实的意义。

三、当前职业技术学院档案数字化建设的困境

（一）档案管理硬件设备陈旧，档案管理信息软件紧缺。网络环境下，职业技术学院档案数字化建设的前提是具备完善的数字化、信息化档案管理设施。然而，就目前阶段而言，职业技术学院档案数字化建设中面临着硬件设备陈旧的现象，许多职业技术学院的档案管理硬件设备常年不换新，老旧的硬件设备根本无法支撑档案数字化建设与信息系统的搭建。一些硬件设备由于常年的不更换和维护，导致计算机设备的存储与系统老化，存在着档案信息丢失的潜在隐患。 

（二）缺少统一的信息化标准，档案管理系统安全缺失。职业技术学院档案数字化建设的开展建立于统一的信息化建设标准之上。当前，职业技术学院档案数字化建设仍然缺少一套可行的档案数字化建设标准与方案，存在着盲目、从众的现象。甚至一些职业技术学院在建设档案数字化过程中出现资金短缺的现象。同时，一些已经初步建立起档案管理系统，大多注重功能与板块，忽略了信息系统的安全性。由于档案管理系统的安全保障缺失，致使档案管理在信息化建设方面漏洞百出，档案安全得不到保证，建立起来的档案管理系统很容易遭受外界不良因素的破坏和侵袭，档案信息一旦遭受破坏，完整性就无法得到保障，将造成不可估量的损失。

（三）档案人员信息素养较差，档案数字化认识不足。现阶段，档案管理与信息技术的融合，不仅是职业技术学院档案管理模式发展的趋势，更是对职业学校档案管理提出的新要求。但目前一些职业技术学院的档案管理人员仍然没有真正意识到档案管理信息化的重要性，仅仅将档案信息化看作工作任务，出现为了完成工作任务而工作的不良现象。不正确的工作观念，导致职业技术学院档案数字化建设受阻，档案管理模式没有做到实质性的转变。

四、职业技术学院档案数字化建设的有效路径

（一）完善档案管理设施，丰富档案管理软件。网络环境下，职业技术学院档案数字化建设要从完善档案管理设施，丰富档案管理软件入手。例如：硬件设备方面，进一步加大对信息化设施建设的资金投入，必要情况下，应设立专项资金完善档案管理信息化硬件设施。针对现有的老旧计算机设备、档案管理设备等硬件设施应进行更新与替换，采用市面上先进的档案管理设备，引进内存足、系统优越的计算机设备、快速扫描仪、电子档案文件柜、档案管理专门服务器等设备。软件方面，应与第三方进行合作，由专业机构为其定制专业化的档案管理系统。在档案管理系统上，重新优化与布局档案管理功能，优化档案借阅系统模块，针对同一类的档案资源进行统一格式的命名与建档。同时，加快传统纸质档案向电子档案的转换，对于重要的档案文件，进行纸质档案与电子档案的双重保管。档案管理人员要做到对硬件设备与软件的定期检查与维护，确保档案数字化建设的顺利进行，为其提供充足的资源保障与客观条件支持。

（二）统一档案信息标准，建全档案安全系统。新形势下，职业技术学院档案数字化建设需要统一的档案信息化建设标准，同时建全档案管理的安全系统。例如：档案信息标准统一方面，一方面，要根据职业技术学院档案数字化建设的实际需求与现状，重新构建起符合职业技术学院档案数字化长期建设与管理的目标，从档案管理模式、信息平台搭建、档案数据库建立等各方面入手，实现对档案数字化的统一管理与监管。另一方面，职业技术学院要尽快的实现档案电子文件数字化，比如对档案文件进行统一格式命名、统一分类管理，从而提高档案管理实效性，方便档案信息在网络系统上的借阅与使用。档案安全系统的建设方面，需要将优化网络防护机制放在首要位置。为了有效防范网络病毒、不良程序对职业技术学院档案信息与资料的侵袭与威胁，需要在档案管理平台上增设系统识别功能，从而为档案增设网络保护层，如增设基于档案数据加密的隐私保护技术、基于访问控制的隐私保护系统、基于防信息泄漏的自动备案系统等。

（三）开展信息技能培训，转变档案管理模式。基于职业技术学院档案数字化建设更需要强化档案管理人员工作意识的转变，真正实现对学校档案数字化与信息化的创新管理。例如：基于职业技术学院档案数字化建设的实际需求，在学校里开展关于档案管理的信息技术培训，使得档案管理人员掌握到信息技术与新的管理手段，同时增强档案管理人员的信息素养。一方面，学校要为档案管理人员搭建起信息技术学习平台，必要情况下与其它职业技术学院进行合作，联合对学校档案管理人员的信息技术素养与能力进行培训。同时，要完善档案管理培训机制，号召学校档案管理人员进行相关内容的学习。定期的举行档案管理的信息技术技能与素养大赛，增强档案管理人员的实际操作水平与专业知识面。另一方面，档案管理人员个人要及时的转变档案管理模式与手段，在增强个人的信息技术水平同时，切实的转变传统的档案管理观念，消除“重藏轻用”这一不良观念，档案管理中要以“用”为重点，突出档案的应用，强调档案数字化应用价值。采用基于信息技术的档案管理模式，打破传统观念因素对数字化档案建设的制约，从根本上解决数字化档案建设难题。综上所述，职业技术学院档案管理工作的开展关系着学校各项教育事务的顺利实施。对于职业技术学院档案数字化建设，不仅是学校档案管理开展与革新的需求，更是实现职业技术学院高质量发展的必要举措。结合当前职业技术学院档案数字化建设中存在的困境，以完善档案管理设施，丰富档案管理软件；统一档案信息标准，建全档案安全系统；开展信息技术培训，转变档案管理模式的路径，促进职业技术学院档案数字化升级与建设。

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作者：黄伟 单位：哈尔滨科学技术职业学院