格式约束及数据自动处理本科毕业论文

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摘要：本科毕业论文因学生数量大，学生操作文字处理软件技能薄弱，导致了论文格式不规范，学生在格式调整的过程中也耗费了大量精力，挤占了本应专注于论文内容的时间。同时这种情况，也给论文管理工作带来了较大困难。通过运用文字处理软件的限制编辑、宏、表单等手段，可以较好地规范论文及其配套表格的格式和数据的标准性。通过技术手段，给学生和教学管理人员都提供了便利。

关键词：毕业论文；数据收集；格式；表单学生

在论文写作时面临的一大问题在于，大量的时间精力花费在论文的版面调整、表格的格式纠错，挤占了本应集中精力撰写论文内容的时间。在学院及学校两级管理的层面上，也面临非标准化的论文带来的问题——数据的收集、汇总并非自动完成的，并且存在对汇总的数据进行分析较为困难的情况。利用Word、Acrobat等软件内嵌功能，设置模板、添加格式保护等约束性措施，在不提高师生过多学习成本的前提下，上述问题能够得到较好的解决。在整个论文写作周期中能够给师生提供更多便利，可以降低在格式调整上的时间成本。基于规范化的数据，进行数据挖掘，对论文的各项数据统计、质量分析、选题趋势、未来选题参考等都提供了可能性。在基本不改变现有师生在毕业论文写作整体流程习惯的同时，通过技术手段约束，将论文板式、表格板式加以规范；在上述基础上，进行自动化的数据收集；进而进行数据分析，给论文管理和论文指导方面提供数据支撑。

一、本科毕业论文管理的现状

本科学生数量多，论文管理工作因其数据量大，数据庞杂，规范性较难统一等问题，需要大量的人力进行数据规范。运用论文撰写时常用的文字处理软件，进行约束性模板的设置，将其提供给师生，可以较好地解决上述难点，有较高的可行性和效用。这种方法在论文管理中主要发挥的作用是：规范论文板式、规范论文配套表格板式、自动提取论文及表格数据、自动汇总相关数据、对汇总数据进行数据挖掘。现有研究多停留在网站系统建设等层面，并未较好的从实践层面提供整体解决方案。基于网站系统的管理模式，基本还停留在信息填写收集层面，存在较多的重复性工作，并且无法将数据收集工作融入论文写作过程中，需要较高的学习成本和时间成本。（一）格式上无法满足学校论文规范。现有的写作模式，是通过学校提供规范的范例模板进行统一，规范具体的论文格式、排版等，都是参照标准模板，进行比照设置。但是同一种格式，有多种实现方法，在最终实现效果上有一定差异，学生往往使用较为简单的方法去对照，但在论文不断修改的过程中，会因为使用了较为简单的方法，使排版整个混乱，这种情况在论文写作后期尤为明显。（二）数据庞杂，规范性低。论文的数据，在规范性上，本身就存在着较为庞杂的问题，难以规范。加之其在学生不甚规范的格式和排版的前提下，导致了论文在版面上，面临数据元素多，定位困难，需要人工收集统计的问题。在此情况下，也难以生成规范的数据集。（三）学生使用文字处理软件能力弱。本科毕业论文因其作者本身的学识和写作经历，操作文字处理软件的能力较弱，大多数只能利用文字处理软件的基本功能写作、排版，稍显复杂的功能，如脚注、分节、段落标题、自动生成目录等，对于学生来说，较为困难，也难以在短时间内习得。尤其现在面临移动端代替计算机的浪潮，使得学生接触计算机的机会越来越少、愿望越来越低，这也在另一维度上导致了学生操作计算机水平较低，基本的文字处理软件操作也难以胜任。（四）大量精力耗费在反复调整格式。由于上述几个问题，学生往往在论文写作的过程中，不断地耗费精力去调整格式，但限于个人软件操作水平，又无法完全达到学校格式的要求，同时导师在收到论文时，也会调整大量的格式问题或提出与其相关的修改意见。这就导致了论文写作这一活动，耗费了大量的精力在格式调整这一问题上，挤占了对论文内容修改的精力。

二、自动规范格式、提取数据的方法

主要通过建立约束型论文模板，以及约束型论文表格模板，通过在写作和填写的过程中直接将学校规范的格式加以限定，从而避免出现论文、表格板式和格式出现问题的情况。上述内容得以实施，是实现数据自动收集的基础。上述模板被师生填写完毕后，自动成为规范的论文及表格，在此基础上，以此两种文件作为数据源，进行自动数据收集，形成规范化数据。数据收集完毕后，进行数据分析，其结果可供教学活动和教学管理工作参考。由于毕业论文工作面向的主要是普通师生，对专业化或定制化的数据收集工具，操作存在难度，故而本项目计划使用普及率较高的轻量化文字处理系统，如现有论文撰写时使用的常规工具（MicrosoftOfficeWord、AdobeAcrobat等），进行数据规范和收集，一方面提供更好地易用性，另一方面提供较高的兼容性。通过上述工具，建立相应的模板，一方面为后期数据收集建立起良好的基础，同时也为论文及表格的规范化提供了便利。（一）论文写作。（1）建立基础模板，将论文格式的主体进行规范。（2）将稍显复杂的操作，直接建立符合规范格式要求的宏，通过设置相应的宏快捷按钮快速调用。（3）对主体格式进行“限制编辑”，对不需要修改的部分，进行格式保护，以避免误操作。（二）表格填写。使用Word制作一个规范的表格，并导入AdobeAcrobat，规范设置需要填写的域，分发表单，由学生完整填写后，收集表单。在设置好表单域后，应当对文档进行限制编辑，以防止板式和格式被更改。（三）数据汇总。在模板被广泛使用后，可以对撰写完毕的论文和填写完毕的表格进行自动化的数据收集，主要使用的工具仍然为MicrosoftOfficeWord、AdobeAcrobat等普及率较高的软件工具。使用的方法有：针对Word建立宏（通过VBA语言编写代码实现数据自动化收集）；使用AbodeAcrobat内建表单收集工具。数据收集应当包含学生姓名、学号、学院、年级、专业、指导教师姓名、职称、论文题目、摘要、关键词、英文题目、英文摘要、英文关键词、指导教师评分、评审人评分、答辩委员会评分等元素，将上述内容收集整理后，形成Excel文件或数据库文件，进行规范化处理。

三、数据应用

在数据被收集后，进行汇总并从各个维度进行数据挖掘，得出可以供教学工作和论文管理工作参考的结论。（一）基础数据统计。在前述规范化数据的基础上，可以有效统计出该年论文的各项基础数据，如论文总数、分专业数量、指导教师通过率等，形成汇总数据，为年鉴、汇总统计提供数据支撑。通过各种筛选、透视，可生成各类汇总表，便于论文管理归档、报送。（二）质量分析。前述统计的数据，也包含分数等质量控制的内容，可以基于该数据，汇总并对数据进行透视，各指导教师、各班级、各专业等分类的平均分数、标准差、统计各分项数据都更加便捷。（三）选题趋势。对论文题目进行文本语义分析，并进行领域相关性汇总，可分析论文细分研究领域占比。收集的数据中还包含关键词一项，该数据可形成频次统计数据，并结合大数据进行各关键词的领域相关性分析。在此基础上，可以汇总各学年数据，形成选题趋势的总结，并与学界主流关注的领域进行对比，可将上述趋势与教学相结合，也可为次年论文指导工作提供参考。（四）数据可视化。上述各项应用，均可将各项数据进行可视化处理，柱状图、饼状图、散点图等可视化形式，有利于数据的分析和使用，为教学和论文指导工作提供数据基础。

四、结语

通过上述的技术及实现方法，可以提供给师生经过格式约束的论文模板和表格模板，也能够使以往要花费较多精力调整的格式、板式，得以在较短的时间内准确、规范的调整，节省了师生大量的精力，得以留出更多时间专注于论文内容。在此基础上，使论文数据收集过程自动化，减少人工干预，以大幅增加论文管理工作的准确性和效率。同时也可以收集到较以往更为全面的数据，为论文分类提供了依据，为数据规范化提供了解决方案。

【参考文献】

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[3]马晓琴.提高汉语言文学专业本科毕业论文质量的途径[J].农家参谋,2018(1):134-135.

作者:刘子铭 单位:天津师范大学新闻传播学院