建筑设计档案管理信息化建设研究

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【摘要】对于建筑设计单位来说，档案信息的管理是非常重要的，并且，设计单位的档案往往种类繁多，并且档案总量大，档案管理归根结底还是信息资源的管理。基于此，本文对建筑设计单位档案管理信息化建设进行了研究以及探讨，希望对行业内的工作展开起到一定帮助。

【关键词】建筑设计单位；档案管理；信息化建设

随着时代的不断发展，我国已经迎来了全面信息化时代，很多行业都开始积极与互联网信息技术进行合作，并且取得了较为理想的效果。对于建筑设计单位的档案管理工作来说，传统档案管理工作展开的时候往往较为复杂，所涉及到的环节步骤相对较多，很难保证整体档案管理工作的质量。信息化管理技术的应用使档案的管理工作变得更加系统化，但是在进行信息化建设的过程中，往往会遇到一些问题，从而使整体的档案管理工作质量受到了一定的影响，现阶段，如何解决这些问题已经成为行业工作展开的一大难题。

一、档案信息化建设的意义

（一）对于管理人员的意义。对于传统的档案管理工作而言，在实际工作展开的过程中，往往会存在一定的问题，主要是由于档案管理工作所涉及的环节步骤较多，工作本身也较为琐碎，人工管理需要较多的工作人员来进行操作，并且工作较为繁重，往往是费时费力，最终的工作效果不理想。当对档案管理进行信息化之后，在很大程度上降低了相关工作人员的工作量，在对档案进行操作的时候，更多的是借助网络系统来完成，也在一定程度上增加了档案管理工作的精准性，从而提升了整体档案管理工作的效率。此外，利用信息化系统对档案进行管理，在进行数据录入时，无论是档案录入还是其他文件录入，只需要录入一次，就可以完成今后对此档案的一系列操作，这样一来，便在很大程度上提升了工作效率。在进行信息化档案管理的时候，还可以自动进行档案信息的统计，通常情况下，档案信息库中的信息需要定期对其进行统计，这样才能够保证设计单位的档案使用情况会更加明确，当这项工作由计算机来完成的时候，可以在很大程度上提高相关管理人员自身工作效率，并且保证了各个环节步骤操作的整体质量。最后，这种信息化的管理方式还使得档案信息的查阅工作变得更加可控，对于传统的信息档案管理工作来说，要想进行档案的查阅，往往费时费力，并且在查阅的过程中很容易出错，采用计算机的方式对其进行管理，操作起来会变得更加方便，同时还会在规定的时间当中生成自动催还消息，方便档案管理人员对其进行统一管理。（二）对于职能部门的意义。对于传统的档案管理工作来说，在展开工作的时候往往需要大量的时间，档案管理工作也主要是借助人工来完成，对于一些规模较大的单位可能会采用人机结合的方式，但无论是哪一种管理模式，其整体管理效率较为低下，并且会消耗大量的时间。档案的信息化管理工作实际展开的环节并不复杂，首先要建立单位档案信息的网络管理平台，然后对现阶段的档案信息进行整理，将其统一上传到单位平台上，今后单位在运行的过程中所产生的所有档案直接以电子形式进行保存，既不容易丢失也不会受到损坏，同时也避免了纸质档案的凌乱、难以梳理。当档案管理实现全面信息化之后，对于各部门而言也有很大的好处，对于传统的档案管理工作来说，往往需要工作人员进行档案的录入以及保管，当档案管理全面信息化之后，很多操作可以一键进行，从而为部门的运转提供了很多的空闲时间，工作人员可以更好地进行档案收集以及档案的采编工作，从而保证了档案管理工作的整体质量。

二、提高档案管理信息化建设的想法

从现阶段我国众多建筑设计单位的档案信息化管理工作展开的实际情况来看，档案信息的来源还是以纸质档案为主，档案的种类主要包括文书、生产部门产生的各种资料以及成果等等，同时也有一些获奖证书以及荣誉证明，很多档案管理部门仅仅是采用手工抄录的方法将信息录入系统，这样做费时费力，在需要档案的时候，对其进行查找存在一定的困难。当档案管理工作完全信息化之后，在需要档案的时候，进行查阅就变得非常方便了。并且在进行完全信息化建设之前，应该先对纸质档案进行妥善的处理，当保证纸质档案录入完毕之后，还要对其进行分类处理，这是非常关键的。想要有效提升档案信息化建设的质量，不能仅仅从员工的专业素质角度进行提升，还应该使此项工作引起管理层人员的重视，现阶段，我国一些建筑企业的领导人员并没有将档案管理信息化建设当作重点工作，主要是由于其在思想意识上对于此项工作的重要意义理解还较为模糊，对领导层思想进行转变是非常关键的。最后，要将电子档案与纸质档案结合管理，在今后档案管理的过程中，要将所有档案以电子档的形式进行储存，从而保证信息化体系不断完善。

三、结束语

总而言之，档案的信息化管理工作对于建筑设计单位来说是非常重要的，涉及到很多机密文件的保存情况，如果文件出现丢失或者是损坏的情况，会对设计单位造成严重的影响。随着时代的不断发展，档案管理的信息化已经成为了大势所趋，单位方面应该提高对档案管理工作的重视，并且不断对管理方式进行优化。

【参考文献】

[1]谭晓霞.建筑设计单位档案管理信息化建设研究[J].大众科技,2014,12(6):282-284.

[2]吴毅飞.建筑设计单位档案管理信息化建设的策略探讨[J].企业改革与管理,2017,2(12):6.

作者:邹秀琼 单位:广州市增城区城乡规划与测绘地理信息研究院