健康城市发展与投资建设工程项目管理

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【摘要】工程项目档案是健康城市发展与投资建设工程项目可研立项至竣工投运全过程的真实记录，贯穿于建设项目前期、建设、运维与后评价的各个阶段，也是城市建设发展的珍贵记忆、生产运维的重要凭证和项目建设企业依法治企的重要证明。本文首先就健康城市发展与投资建设工程项目的档案管理原则进行探讨，并有针对性的提出完善方案，以期能对相关人士提供参考。

【关键词】健康城市；发展；投资；建设工程项目；档案管理

引言

健康城市发展与投资建设工程项目的档案管理具体而言就是指项目在立项审批、勘察设计、招投标、施工监理、竣工验收等环节中形成的文字、图表、声像等各种形式的资料，具有综合性、成套性、真实性的特点，对于工程验收、日后使用及管理维护、建设项目质量评定等提供了详实的技术依据。因此施工企业必须创新工作思路与措施，认真做好档案管理的规划实施、过程管理与质量控制，抓好档案收集整理、归档移交、自查验收、竣工验收等各环节工作，做到项目档案真实准确、齐全完整、系统规范，为健康城市发展与投资建设工程项目合规建设和安全运行提供了有力支撑和坚强保障。

1健康城市发展与投资建设工程项目的档案管理原则

1.1“四统一”模式筑牢全过程管控基础建立一套由公司领导分管、办公室归口管理、业务部门协助管理的项目档案管理工作机制，实行“统一管理模式、统一制度标准、统一规划实施、统一检查验收”的“四统一”工作模式，形成了涵盖“省（市、县）公司办公室、建设管理单位（业主项目部）、项目参建及运行单位”的三级管理体系，从管理上保证了人员、责任和目标任务的“三落实”。

1.2树立项目档案工作精品意识

注重建设精品工程，开工前明确了将工程项目打造为精品工程的目标，并将创精品档案的目标纳入工程总体目标，与工程建设同步策划、同步实施；档案部门注重档案宣传，开工初期，积极组织工程参建各方进行档案培训，树立档案工作精品意识；工程建管单位制定工程项目档案管理策划方案，成立了工程项目档案工作组，要求参建单位各方配备专人负责工程建设中形成的档案资料，将“精益求精，无缺陷移交”的理念贯穿在健康城市发展与投资建设工程项目的档案管理全过程中，确保项目档案实现齐全、完整、真实、准确，归档及时。

1.3精心策划档案预控方案

档案业务归口管理部门应当主动介入项目档案管理工作，组织建管单位开展档案管理的前期策划工作；建管单位业主项目部根据各工程特点和里程碑计划，制订了项目档案管理策划方案，明确了项目档案管理目标、同步管理措施和归档质量要求。根据建设项目的总体安排，依据各参建单位在项目实施各阶段产生的项目文件特点，制定了详细的归档文件分类目录表，并固化在档案信息管理平台离线客户端内，发放给各参建单位，实现项目档案文件信息的规范化、标准化录入。

1.4依托档案信息系统构建全程管控体系

应用信息化手段推进项目档案管理，采用档案信息管理平台和档案离线客户端软件进行全程管控：

①变“事后”收集为“事前”预控。开工前，项目建管单位将项目档案的归档范围、分类号、整理规则、元数据等要求，定制在离线客户端软件中，下发给所有参建单位；参建单位按要求将收集的项目文件“对号入座”，离线客户端可以规范参建单位的录入和整理，实现了归档工作的预先控制。

②变写“回忆录”为与工程建设同步。应用离线客户端软件后，参建单位能在现场收集整理文件并在客户端软件中录入条目信息，并挂接对应的电子文件；建管单位接收数据光盘后，便捷导入档案信息管理平台，确保档案收集整理与工程同步进行。

③建设过程全程监控档案工作情况。在项目建设的各个阶段，建管单位业主项目部采用现场检查、系统比对等方式，对参建单位的离线客户端录入情况进行抽查，并与档案管理策划方案中预先要求的工作内容进行对比，实现对项目档案工作的全过程监控。

2健康城市发展与投资建设工程项目的档案管理具体方案

2.1建立培训交底机制

人才是档案管理工作开展不可或缺的重要组成部分，优秀的专业人才可以满足日常档案的管理，同时也可以在需要档案资料时在最短时间内检索并寻找出专业的档案资料。开工前，建管单位举办建设项目档案培训班，对项目各参建单位档案人员进行培训基建部门从工程建设方面对方案编制要求、记录表格填写及质量证明文件收集等提出具体要求，并着重对工程创优中档案检查容易出现的问题进行剖析。档案部门人员从档案收集、整理、分类和编目方面进行讲解，同时进行离线录入软件操作培训，并把定制好的离线录入软件刻录成光盘，发放给各参建单位。与此同时，档案管理工作人员也需要在业余时间多学习一些档案管理先进知识，从而确保自身可以赶上时展的步伐。

2.2形成协同工作机制

工程项目开工前，建立以业主项目部为组长、监理单位为副组长的项目档案管理网络组，充分发挥监理单位的职能，依靠档案管理网络组的协调机制，协助业主项目部做好档案工作全程管理。档案管理网络组定期召开工作例会，检查各参建单位档案工作的阶段性成果，及时协调解决各单位在文件材料收集和整理中出现的问题，为业主项目部提供档案管理方面的意见和建议。档案管理网络组发挥整体优势，组织参建单位，积极配合业主项目部召开档案移交协调会，督促小组各成员单位及时完成档案移交工作。

2.3夯实监督检查机制

强化项目档案管理工作的监督检查，积极联系档案局将相关建设项目纳入省重点建设项目档案督查范围，借助地方档案行政部门力量开展档案工作专项督查，合力破解档案部门力量不足与项目档案大幅增长之间的难题。在日常工作中，档案部门联合基建部和建管单位，在工程项目安全、质量检查的过程中，一并进行项目档案的检查。通过对项目建设各阶段档案的检查，建管单位档案管理人员掌握了该项目文件材料的收集、整理情况，以及工作中的重点和难点，为最终项目档案的顺利归档打下坚实基础。

2.4抓好验收把关机制

实现多级把关机制：①建管单位牵头组织各参建单位在项目档案移交接收单位前进行自检；②在自检合格的基础上，由监理单位对设计、施工、调试等参建方竣工文件的规范性、准确性、完整性进行审核把关；③监理把关通过后，建管单位对整个项目档案整体进行审核，并组织参建单位向运行单位移交；④运行单位档案人员与专业技术人员组成验收组，分别从各自专业角度对移交的项目档案质量进行检查验收。对检查发现的问题，建管单位负责督导参建单位进行整改，并进行复查验收，确保移交档案质量符合规范要求。

2.5规范电子档案借阅三级审批制度

档案管理的最终目的是提供使用。公司在历经档案数字化工作后，有效实现了档案管理的双轨制要求———纸质档的查询效率，方便下载利用，同时也满足了延长档案使用寿命的目的。但在利用的同时，公司档案室非常注重保密管理。档案室制定了电子版档案利用申请单，明确要求申请人的部门单位、借阅档案明细及利用目的，经由借阅人所在部门负责人，办公室主要负责人及公司分管领导三级审批后方可提供使用；编写档案利用保密承诺书，规范履行保密约定，严格规范电子档案借阅的保密管理。

2.6明确合同考核机制

建管单位在与参建单位签订合同时，制定了档案工作相关条款，参建单位只有在档案移交完毕并取得接收单位档案人员签字认可的情况下，才能从建管单位拿回最后的工程尾款。依靠此经济措施，建管单位对各参建单位档案归档移交形成有效管控，防止了以往工程出现的工程款结算完成而档案未移交完毕的弊病。

3结束语

档案管理是健康城市发展与投资建设工程项目建设的重中之重，在社会高速发展的推动之下，研究新形势下的档案管理专业化操作已经是迫在眉睫，该怎样做好档案的管理工作并有效的提升，是现如今相关领导和档案管理者应首要考虑的问题，结合自身的管理经验，改革管理方法已经是现如今档案管理工作的首要前提。笔者就此提出一些建议，诚挚希望能够为健康城市发展与投资建设工程项目的档案管理事业的发展提供一些思路。

参考文献

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作者:王静 单位:四川省泸州市建设工程质量监督站