浅谈工程建设档案管理控制

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【摘要】随着社会的不断发展和进步，建设项目规模和数量不断扩大，项目整体水平更加趋于规模化与精细化。为此，要高度重视工程建设项目档案管理工作的开展，强化全过程管理目标的实现，为档案管理者提供更多的理论与实践指导，保证建设项目的顺利进行。

【关键词】工程建设项目；档案管理；过程控制

随着工程建设行业的发展，建设项目与整个社会生活、国家发展息息相关。工程建设项目档案管理发挥记录者的作用，极具社会价值。工程建设项目涉及较广的范围，促使档案管理工作彰显系统性与复杂性，因此，需要积极贯彻全过程管理控制理念，强化整个建设流程档案内容的精细化管理，为工程建设项目后期运行与维护工作提供更加真实的信息支持。

一、基于专业角度对工程建设项目档案管理涵义的阐述

针对工程建设项目档案管理工作而言，贯穿整个项目始终，源于项目立项、设计、招投标、施工、监理、验收等全过程管理的各个细节，强化对价值信息的归档，档案文件形式彰显多样性，如文字、图表、声像等多种形式与载体。由此可见，工程建设项目档案管理是对整个工程建设各个环节的全过程控制，强化多个专业管理的融合。

二、结合行业发展深入分析工程建设项目档案管理的不足

（一）工程建设项目档案管理缺乏完善的管理体系与制度，影响档案管理工作的规范性。对于工程建设项目档案管理工作而言，虽然对于整个行业的发展具有重要作用，但是，在相关制度、体系建设方面彰显滞后性与落后性，与工程建设项目发展实践不相适应，档案管理工作很难与工程建设的各个环节与流程保持同步性。具体来讲，工程建设项目档案管理在制度化、程序化与标准化方面不够完善，很难对档案管理人员的工作进行有效指导。（二）缺乏对工程建设项目档案管理的足够重视，阻碍全过程管理模式的顺利设施。对于工程建设项目而言，从项目立项开始就会产生文件材料。伴随着工程项目的展开，文件材料逐渐增多，因此，档案管理工作需要对整个工程项目各个阶段的资料与信息进行归纳整理。但是，在实际中，档案工作在工程建设领域尚未得到足够的重视，对工程建设项目档案管理工作进行简单化处理，不利于建设项目档案管理的科学性与有效性。（三）工程项目档案管理工作存在滞后性，缺乏交接的严谨性与信息的及时更新。对于整个工程建设，有些监理机构忽视施工标准与规范，造成施工记录与工程不同步。在重视工程质量、工期与进度的同时，忽视原始记录的形成与收集。另外，工程建设项目档案缺乏严谨的交接制度。尽管前期档案管理与工程同步进行，但是，随着工程项目的深入，尤其是面对紧张的工期，很难保证工程建设项目档案管理工作始终保持较强的稳定性及同步性，更新不及时的情况时有发生。

三、如何不断加强工程建设项目档案管理的过程控制

（一）深刻认识到工程建设项目档案管理工作的价值所在。对于新时期的工程建设项目档案管理工作而言，对整个工程建设具有深远意义。因此，要正确认识到工程建设项目档案管理的价值与意义，增强责任观念，组建专门的档案管理部门及专职档案人员。（二）基于工程建设项目实际构建科学与规范的档案管理体系。纵观工程建设项目，从立项开始就要将档案工作纳入整个工程建设管理范畴，积极构建科学的档案工作岗位责任制，对职责范围进行准确划分。另外，要结合项目实践，制定科学的、针对性较强的规章制度，强化整个管理控制工作的规范性。除此之外，要结合信息技术，建设完善的档案工作网络体系，加强业务基础性建设。（三）将“三同时”原则贯彻在工程建设项目的不同阶段。为了保证项目档案管理与工程项目的一致性，需要重视对“三同时”原则的贯彻。首先，在进行相关合同、协议等文件签订的时候，需要明确项目档案囊括项目的要求、内容以及项目档案的相关职责。其次，在关注施工进度与施工质量的同时，也要对项目文件材料的收集与整理工作给予高度重视。再次，对于工程验收，要对项目文档的归档情况进行审查，将其作为整个项目不可或缺的组成部分，做到事前宣贯，中间检查与指导，最后验收。（四）做好工程建设项目档案文件形成的过程控制，维护档案的完整性与准确性。工程建设项目档案是随着项目建设的开展逐步形成的，因此，要从立项开始，全面、持续、不间断地进行文件的积累与收集，将整个档案管理工作渗透在整个项目的全过程。针对档案工作的开展，要强调通盘考虑与规划，保证工程建设与档案形成的同步进行。（五）增强整个档案管理队伍的综合素质。为了保证工程建设项目档案管理工作的顺利开展，要重视加强项目档案管理人才队伍建设，开展专业化培训与教育，促使管理人员能够深刻理解档案管理工作的价值，明确管理方法与模式。另外，要重视对相关机构，如监理、施工单位等多部门开展培训工作，以便更好地应对资料过程中碰到的问题，提升管理规范性。

四、结束语

综上，对于工程建设项目档案管理工作而言，强化对整个工程全过程的真实记录，为工程项目审计、监督、管理以及验收维护提供更加可靠与准确的信息资源，为整个工程质量的鉴定提供更加可靠的保障。为此，要重视做好工程建设项目档案管理的全过程控制，为决策的制定提供更加准确与可靠的数据信息。

【参考文献】

[1]崔媛.以"全过程控制"推动重点建设项目档案精细化管理[J].山东档案,2016(05):49-51.

[2]何燕飞.浅谈如何做好高速公路建设项目档案管理工作[J].办公室业务,2017(17):64-65.

作者:钟有娴 单位:广东省公路建设有限公司江罗分公司