地质勘查单位内部控制单位层面分析

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摘要：本文应用内部控制管理理论，结合甘肃省地矿局地质勘查单位内部控制管理工作现状，通过文献研究和实地调查，综合地质勘查单位管理工作中的各项因素，对地质勘查单位内控控制单位层面进行分析评价，探讨进一步完善地质勘查单位内部控制单位层面的思路和对策。

关键词：地质勘查单位;内部控制;评价监督;信息化

一、内部控制框架

地质勘查单位内部控制工作从组织架构设计、岗位分工、目标制定、分解落实、数据汇总等方面入手，注重政策衔接、突出流程优化、避免相互冲突、确保务实管用为原则，建立健全内部管理制度。根据实际工作情况，以及地质工作的特殊性、工作过程的难易程度，循序渐进、积累经验及信息，通过优化内部控制环境，建立风险评估控制机制，充分发挥内部控制评价与内部审计工作的重要作用，利用网络技术建立地质勘查单位信息系统，不断促使地质勘查单位内部控制建设工作在事企混合模式下探索出新的路子，建立“管理制度化、制度流程化、流程表单化、表单信息化、业务归口化”的内部控制体系。

二、地质勘查单位内部控制单位层面现状

（一）内部控制建立与实施情况。地质勘查单位成立内部控制体系建设工作领导小组，由财务部门牵头，纪检监察和内部审计部门监督，通过梳理业务流程、完善管理制度，开展内部控制风险评估，分析经济活动风险并提出应对措施，确保内部控制体系建设有组织、有计划、扎实有效地推进。内部控制工作涉及预算业务、收支业务、采购业务、资产管理、建设项目、合同管理、内外监督等各项经济活动，需要各部门的协作和配合，而单位领导重视是推动内部控制建设工作的关键。牵头部门实施内部控制基础性评价工作，对内部控制建设启动情况、权力运行制约情况、制度完善情况、不相容岗位与职责分离控制情况以及管理信息系统功能覆盖等情况进行梳理和评价，有条件的地质勘查单位委托中介机构开展内部控制建设与咨询。（二）对权力运行的制约情况。地质勘查单位建立健全职工参与、专家咨询、风险评估和领导集体讨论决定相结合的决策机制，实行依法决策、民主决策和科学决策。根据国家相关文件规定明确本单位“三重一大”标准，并形成制度文件严格执行。通过召开职工大会或职代会，总结研究部署工作，保障职工的参与权、知情权，对单位负责人和分管领导的权力进行制衡。（三）内部控制制度完备情况。地质勘查单位始终重视制度建设，根据行政事业单位内部控制建设的有关要求，以注重政策衔接、突出流程优化、避免相互冲突、确保务实管用为原则，建立健全内部管理制度，标志着地质勘查单位向制度、监督与责任并重的管理模式又迈进了坚实的一步。（四）不相容岗位与职责分离控制情况。地质勘查单位在内部控制管理职责分工方面，建立岗位职责制度，明确岗位分工与轮岗周期，确保不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督。通过对经济活动决策机制、重要岗位职责、内部信息管理、内部监督评价等方面开展风险评估，采取组织培训、业务流程梳理、风险防控等措施优化流程和表单，实施流程再造。（五）内部控制管理信息系统。功能覆盖情况由于受规模及管理模式的因素限制，地质勘查单位除个别单位实现办公自动化外，大多数地质勘查单位在管理工作中均未实现资源共享，未在日常会计核算工作中实现计算机管理，NC、ERP、MRP、EXBRL等信息化工具在预算管理、合同管理、内部审计、政府采购、基本建设等领域应用较少。不但繁琐冗余工作效率低，而且不能及时进行汇总为决策提供信息。目前较多的地质勘查单位内部控制尚处在制度建设阶段，虽然地质勘查单位修订了管理制度，但没有绘制内部控制业务流程图，未对内部控制业务流程风险点进行分析，对内部控制措施是否有效也处在制度是否制定和执行层面，仅通过了自我内部控制基础性评价，未通过第三方对业务流程风险控制执行情况进行评价和检查验收。

三、地质勘查单位组织层面内部控制设计

（一）组织架构。组织架构是内部控制设计中的重中之重，组织架构要明确内部各层级机构设置、岗位职责、人员定编、工作流程等，其主要内容是决策机构、执行机构和监督机构以及三者之间的权责分配。决策机构是地质勘查单位的核心机构，是内部控制的决策者，执行机构是执行决策的实施者，监督机构是决策机构和执行机构的约束者，通过监督检查评价实现对内部控制的控制。组织架构设计要坚持全面性、重要性、制衡性、适应性、协同性原则，设计要立足整体，全面考虑单位经济活动的决策、执行和监督全过程，做到点面结合，提高控制协同性，降低控制成本。（二）决策机制。地质勘查单位的决策机构一般为党委会、局（院）办公会议，会议决策采取民主集中制，所有参会者必须对会议记录确认签名，缺席人员应补阅会议记录并签署意见。从程序上做到合法，保护参会人员的合法权益。对决策要实行具有可操作性的问责制，正确处理好集体决策和个人负责的关系，分清领导责任、主管责任、直接责任，建立健全责任追究制度，把责任具体落实到人，二者有机结合才能使决策得到严格的落实和贯彻。（三）执行机制。决策的执行需建立执行力强的执行机制，以及建立不相容岗位分离及问责机制，实行网络化立体控制，建立健全责任和绩效考核体系，将内部控制实施责任与全员奖惩结合起来，实现内部控制的真正落地和全员参与。以制度保障执行，通过完善的制度使全员行为合规化。既提高了执行效率与组织的理性化程度，又克服了人性的固有缺陷。（四）监督机制。内部监督是对内部控制建立与运行情况进行监督检查，评价内部控制的有效性，对内部控制中发现的缺陷及时加以改进，确保内控体系得以有效运行。内部监督以内部环境为基础，信息和沟通为支持，与风险评估、控制活动共同形成三位一体的闭环控制系统，一般包括内部审计监督、纪检监察监督、上级主管部门监督。（五）协同机制。通过协同机制实现内部控制制衡和不相容岗位分离，保持内设部门、业务流程的衔接和联系，确保内部控制在分权的基础上充分高效地运行。地质勘查单位大部分实行直线职能式管理，党政领导分别主持党政全面工作，各级单位领导班子成员按分工主管相关领域工作，分管相关职能处室或生产经营单位，各单位之间的协调沟通必须经过主管领导，造成沟通协调成本高、工作效率低。

四、地质勘查单位内部控制评价与监督

地质勘查单位坚持以量化评价为导向，坚持全面性、重要性、适应性、问题导向原则，开展内部控制的有效性自我评价。（一）内部控制自我评价工作。除行政事业单位内部控制基础性评价指标体系外，地质勘查单位可结合单位性质及业务特点，在评价过程中增加补充评价指标，补充指标的所属类别、名称、评价要点及评价结果等内容作为特别说明项在评价报告中列明。单位层面内部控制设计有效性的自我评价，可以从内部控制设计的合法性、全面性、适当性、适应性等四个方面来考虑，包括内部控制工作的组织情况、内部控制机制的建设情况、内部管理制度的完善情况、内部控制关键岗位工作人员的管理情况、财务信息的编报情况以及其他情况。业务层面内部控制自我评价的内容主要包括预算业务、收支业务、政府采购业务、资产管理、建设项目、合同管理等。（二）内部审计工作。内部审计部门作为内部控制自我评价的牵头机构，在单位负责人的授权范围内组织、领导、监督地质勘查单位的自我评价工作。参与审议内部控制自我评价报告的内容，审定内部控制重大缺陷、重要缺陷整改意见，协调解决权限与能力范围的困难与问题，并及时向单位负责人汇报。（三）内部控制自我评价方法与程序。地质勘查单位每年至少进行一次全面性自我评价，以每年年末作为年度内部控制自我评价报告的基准日，于基准日后一定时间内与审计报告一同报出内部控制自我评价报告。内部控制自我评价程序一般包括：制定方案、成立工作组、现场实施、汇总评价、编写报告等阶段，采用个别访谈、调查问卷、专题讨论、穿行测试、实地查验、抽样和比较分析等方法对被评价单位进行现场测试，充分收集被评价单位内部控制设计和运行是否有效的证据，根据评价的具体内容，如实填写工作底稿，分析内部控制缺陷。

五、内部控制信息化

地质勘查单位建立健全内部控制应该实现信息化，通过信息流程控制确保内部控制的有效执行。地质勘查单位在制定内部控制以防止或最小化敏感性信息资产的损失时，必须考虑这些风险，通过系统控制提高系统输入、处理、输出及存储功能的准确性、有效性、安全性、保密性和适应性。（一）信息系统控制的一般控制。组织人事控制应将信息技术中IT职能与组织的其他职能相分离，IT职能内系统开发、IT操作和技术支持、内部审计人员应相互分离。系统开发的分析、设计、实施和维护，至少应保证2人以上人员参与，防止人员流失和降低植入恶意小程序的可能性。对整个系统测试之前应首先进行单元测试，完成先导测试和平行测试。经过测试、得到用户接受并批准对外后上线运行，做好系统维护和升级工作。将数据中心安排在远离公共场所的地方，防范未经授权访问，避免可能遭遇的环境威胁以及人为蓄意破坏和攻击，还要避免遭受电涌或停电的影响，并有备用部件，设置防火墙、病毒防护和设置密码。制定灾难恢复政策与程序，及时或定期备份所有的文件，防止数据丢失或被修改，确保在发生紧急事件时能够从最近的备份文件中恢复。在灾难恢复小组中任命两个领导，即主要领导和备用领导，确定备用计算机处理流程的备份站点，灾难恢复站点可以是热站、暖站或冷站。（二）信息系统控制的应用控制。应用控制是为了防止、检测以及改正会计系统处理交易时的错误或不规范行为，主要包括输入控制、处理控制和输出控制，其目的是提供合理的保证，以确保所有处理均得到授权、均处理完毕，以及均得到及时处理。输入控制的目的是为了在操作热暖输入数据或交易时进行检查和平衡；处理控制是系统在数据输入后对其进行的操作，处理控制通常与输入控制和输出控制相互依赖，涉及重新编辑数据以及随后的错误修正和重新录入程序；输出控制是对计算机处理完成后生成的数据文件和报告进行核查，确保输入和处理过程能产生准确且可靠的输出结果。

六、结论

要加强对权力运行的制约和监督，把权力关进制度的笼子里，形成不敢腐的惩戒机制、不能腐的防范机制、不易腐的保障机制，不断促使地质勘查单位内部控制建设工作在事企混合模式下探索出新的路子。地质勘查单位内部控制应该贯穿单位经济活动的决策、执行和监督全过程，实现对经济活动的全面控制，围绕“以预算管理为主线，以资金管控为核心”从单位层面、业务层面完善内部控制，梳理经济活动业务流程，明确业务环节，系统分析经济活动风险，从而确定风险点，选择风险应对策略措施，提高内部风险防控能力与廉政机制建设水平。

参考文献：

[1]财政部．行政事业单位内部控制规范（试行）（财会〔2012〕21号）[Z]．2012．

[2]财政部．关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见（财会〔2015〕24号）[Z]．2015．

[3]财政部．关于进一步规范和加强行政事业单位国有资产管理的指导意见（财会〔2015〕90号）[Z]．2015．

[4]张庆龙．行政事业单位内部控制建设原理与操作实务[M]．北京：电子工业出版社，2017．

[5]财政部．行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）（财会〔2017〕1号）[Z]．2017．

作者:李宪琛单位:甘肃省地质调查院