煤炭企业办公室工作研究

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摘要：我国经济由高速增长转为中高速增长，保持发展速度与发展质量同步提升。国家推进能源革命，深化供给侧改革，煤炭企业发展必须进行结构调整和转型升级，实现由数量、速度、粗放型的发展模式向质量、效益、集约型发展模式转变。

关键词：新时期;煤炭企业;办公室工作

一、对煤炭企业办公室工作的认识

煤炭企业办公室是日常行政工作的办理机构，行使协调各单位、各部门工作的权限，对企业日常办公秩序、行政文书等进行全过程管理。工作职能表现在：落实董事会与经理层有关决议决定，落实总经理工作部署，传达并督办决策层的工作安排，收集基层工作信息反馈至决策层，并辅助决策；业务职能表现在：信息调研与处理、会议与会务、接待与联络、文书管理、督查督办等；管理职能表现在：负责对办公秩序、行政文秘全过程进行管理、监督、协调，对所承担的工作负责。所以说，煤炭企业办公室的工作性质具有政治性，工作地位具有中枢性，工作内容具有综合性，工作方式具有程序性，是承上启下、沟通内外、联系左右的桥梁和纽带。新时期，随着国家供给侧改革的进一步深入推进，对办公室工作也提出了新的要求。办公室的职能几乎涉及了现代管理系统的决策、执行、督办、反馈等方方面面。

二、强化“三务”，提升煤炭企业办公室整体工作水平

本人认为，参与政务、办好事务、搞好服务，是新时期对办公室工作要求的高度概括。（一）尽力参与政务，充分发挥辅助决策作用。新时期，办公室必须实现向能够抓大事、谋全局、当高参的方面转变，积极参与到政务中来，及时为领导提供辅助决策，当好参谋助手。要做好以下四个方面的工作。1．培养良好的心理素质办公室工作千头万绪，任务纷繁复杂，随之产生的工作压力也十分巨大，这也成为许多办公室工作人员的共同感受。如果没有健康的心理素质，不能有效地缓解工作压力，不仅会给身体带来严重的危害，还会产生决策失误、人际冲突等一系列不良后果。我觉得在办公室工作除了具备较强的政治思想素质、道德品格素质、文化专业素质和组织能力素质之外，拥有健康的心态是最基本的素质。要善于化压力为动力，增强自信心，在成功时要坦然面对，更重要的是在失败时要微笑相迎，以微笑和风化雨，以微笑化解矛盾，以微笑换来成功的动力。2．具备较强的业务能力“打铁还需自身硬”要想为领导提供正确的决策，办公室人员必须具有较强的管理能力。首先要加强业务知识学习，广泛猎涉政治、经济、文化、科技、法律、哲学、历史等方面的最新知识，认真学习新时期中国特色社会主义思想，掌握煤炭市场最新动态，力争成为一名“杂家”，尤其是要掌握扎实的安全、生产、经营和技术功底。面对琐碎繁杂的事务，坚持“永远做最重要的事，而不是最急的事”的原则，统筹安排，合理分工，把重点放在效率和效果上，忙而不乱，有条不紊。3．形成务实的调研作风为领导提供决策，调查研究是基础工作。以往总是强调经验调研，着重基层单位落实企业政策执行情况，或者对有发展前景的事物、工作进行调研分析。我认为新时期调研的重点应是问题性、方向性的研究，在调研中要多去发现问题。成绩不说跑不了，问题不说不得了，这就要求办公室人员在观察问题要多视角，研究问题要多方位，解决问题要多方法，要注意思维的超前性。当问题还处于苗头的时候，就能捕捉它；当认识还处在感性阶段的时候，就开始作理性的思考和回答；在别人没有研究的时候，就要着手研究它，从而找出规律性的东西，把工作中存在的问题和解决问题的措施提供给领导，这样的调研才会有实际价值，提供的信息才有现实意义。4．提供科学的决策依据办公室工作人员要时时把握煤炭企业工作动态，加强督办检查，及时向领导反馈管理信息。在调查研究的基础上，对各种情况进行科学的分析和准确的判断，把不同意见和更好的建议推荐给领导，为领导决策提供必要的科学依据和政策支撑，发挥“智囊团”的作用，服务领导决策，辅助领导决策。严格保守各类秘密，不该说的话不说，不该问的事不问，不该看的不看。（二）尽心办好事务，充分发挥统筹协调作用。有的人把办公室办事归纳为“三最”，即：最不好做，最做不好，最好不做。虽有一些道理，但很片面。对于办公室工作人员来说，不但要有主动办事的意识，还要有能办成事的能力，凡事超前考虑，未雨绸缪，做到办事不拖拉，做事不推诿。1．要办好工作事务。把领导和职工交办的每一项工作事务作为任务去完成，用心办事，用力办事，用情办事，在办事过程中不断提高个人的办事能力，掌握办事技巧，积累办事经验，同时也享受圆满办成事带来的无限乐趣。2．要办好管理事务。做好企业和各基层单位之间的管理事务工作。根据管理层的安排，认真执行其工作指令，处理日常事务，避免相互扯皮、推诿，出现工作空档，确保各部门、各单位工作能有序衔接、规范运行。3．要办好效率事务。基于企业的内部管理制度，根据时效管理方案进行节点控制，提高办事的效率。提倡开短会、行短文，可发可不发的文件坚决不发，号召性多、具体内容少的会议坚决不开，空话、套话坚决不说，从各个层面提高办事的效率。4．要办好协调事务。在协调、处理各类工作矛盾、问题时，要相互理解，相互支持，换位思考，求同存异，抓主要矛盾，不在非原则问题上较真，不在细微末节上纠缠，从整体出发，通盘考虑。在协调事务上要与各级单位建立密切的联系，积极执行上级单位的部署和意见，切实维护平级单位的利益和形象，尽量尊重下级单位的意愿和决定，通过建立良好的协作关系推动各项工作的有效落实。（三）尽情搞好服务，充分发挥后勤保障作用。作为办公室的工作人员，要树立高度的责任心，服务于职工、服务于部室、服务于领导。在整个服务过程中，要牢牢把握细节二字，要有全局性、超前性和准确性，精雕细琢，精益求精，注重细小环节，不可粗心大意。开会发言、汇报工作、处理公文、接待来访、现场处理协调问题，一定要言之有据、行之有序、动之有规。1．要具有政治觉悟。办公室在实际工作中承担着上传下达文件、处理内部事务、协调关系等工作，这些工作涉及单位重要政策和重大战略调整，所以必须从讲政治的高度努力提高自身修养，清醒地认识到办公室的工作性质，坚决抵制各种腐败行为和错误思想,把服务工作做得更加坚强。2．要树立责任意识。要时刻牢记办公室工作无小事，对于每一件事都要认真去做、用心去做，谨防出现意外和差错。要认识到办公室工作100—1=0的道理，一件事情，如果在细小的环节出了问题就会影响整体效果。3．要转变服务观念。从被动服务转为主动服务，要根据领导的意图充分发挥自己的创造性和积极性，自觉开展服务，超前开展服务，想领导所想，思职工所思，树立全心全意为领导、为职工服务的思想，当好领导的“服务员”，做职工的“贴心人”。4．要注重服务过程。要对服务流程进行细化，对服务标准进行明确，具体到每个人的位置在哪里，每个人的工作是哪些，每项服务的标准是什么，让服务人员按流程执行，对照标准去操作做，提高服务的规范性。在服务过程中，要做好事前、事中、事后三个方面的统筹考虑，不能有始无终，虎头蛇尾，影响服务的整体性和服务效果。5．要提升服务形象。服务人员必须增强文明意识，提高文明程度，在办公礼仪、个人礼仪、商务礼仪、接待礼仪等公共场所规范自己的行为。在参加各类会议、出席各项活动时，规范自己的言行，按规定着装，重仪表形象，谈吐大方，举止文明，以庄重的人格魅力和高尚的文明风范展示良好的企业服务形象。

三、结束语

“治大国，如烹小鲜”煤炭企业办公室虽然是一个职能部门，服务的却是企业整体工作，在新时期要通过不断完善、不断创新才能适应新的工作要求。我认为习惯的东西不一定是正确的，正确的东西不一定是合理的，合理的东西不一定是科学的，就是科学的东西也需要不断地完善和发展。“鸡蛋从外面打破是一道菜，从里面突破就是一个生命”，所以说，办公室的工作同样需要从思维上进行创新，通过思维创新求得自身的飞越。要全面做好办公室的工作，需要从一点一滴做起，从一言一行斟酌，不但讲究方式和方法，还要掌握过程和火候，不断向书本学习，不断向实践学习。“钻进去的是蛹，飞出去的是蝶”。办公室工作，只有深入进去，才能领悟其中精髓，把握工作实质，从而萌发新的灵感和创造力，通过不断完善和改进，把办公室打造成领导决策的“外脑”、联系基层的“桥梁”、展示形象的“窗口”、协调各方的“纽带”，为企业发展做出新的更大的贡献。

参考文献：

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[2]宋彦斌践行“五个坚持”，构建“三大体系”，全面提升办公室工作水平秘书之友[J]2015（1）：15

[3]马勇胜如何提高新时期党政办公室工作水平办公室业务[J]2015（4）：16

[4]孙陈建浅谈办公室主任的方圆艺术办公室业务[J]2015（3）：35

作者:刘中强 单位:中煤新集能源股份有限公司办公室