节能减排档案正规化管理创新

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摘要：结合实际分析了节能减排档案管理存在的问题；针对节能工作特点，从管理体系、创新机制、人才队伍建设方面提出了如何正规化、系统化开展节能档案管理工作，重点从分类归档、完善服务、开展编研、提升价值方面对节能减排档案工作突破格局、创新实践进行了论证。

关键词：节能减排；档案管理；创新管理

近年来，节能减排作为一项长期的、常态化工作受到国家和有关部门的高度重视，是生态文明建设的重要内容。档案管理是节能减排工作的基础组成部分，对于及时记录推广节能减排工作中的先进技术、经验及重要成果，为领导决策提供依据，为企事业和广大人民群众服务，充分发挥档案信息指导作用，创造最大价值有着重要意义。目前，节能减排档案管理较为粗放，流于应付，没有充分发挥其应有的利用价值。文章从实际出发，以多年节能工作经验，对如何加强节能减排档案工作的正规化管理，如何在实践中实现创新和突破进行了论述。

1节能减排档案管理存在的问题

1.1缺乏系统管理，领导重视程度不够

节能减排工作牵涉面广，较为分散，各主管部门各自为政，各管一摊。目前节能减排工作主要由各级发改、建筑、机关事务管理3个主管部门的节能科室负责，节能档案由各部门节能科室分别管理。节能档案管理并没有统一的标准和方法，有些主管部门的领导对此项工作认识不清，重视不够，疏于管理，导致节能减排档案不能及时收集、整理、归档、交存，很多宝贵的资料并未保存下来。

1.2缺乏统筹协调，日常管理流于应付

相比节能减排工作本身，节能减排档案管理利用工作并未进行相应部署协调，工作开展有很大的随意性和应付性。主要表现为：有些部门虽然设立了节能资料文件柜，但并不是放置档案用，而是为了单纯迎接上级业务检查所准备，资料整理与保管方法五花八门，因人而异，不符合档案要求，有些部门甚至把节能档案的收集整理当成负累，或者为了应急而虚构，无法发挥档案的正常作用。

1.3缺乏调查研究，档案管理与工作脱节

目前，多数部门的节能档案管理工作思维陈旧，停留在被动应付的层面。档案管理人员缺乏主动服务意识和针对节能工作特点及需要的调查研究，缺少对档案利用者的了解，不清楚节能档案工作要从哪些方面予以侧重，不了解档案利用者的具体需求。因此，档案管理与节能减排工作相脱节，没有充分发挥应有价值。

1.4缺乏专业人员，档案管理信息化程度低

多数部门的节能档案管理工作由兼职人员负责，这些人员没有经过专业档案业务培训，缺乏档案管理专业知识和管理技能。另一方面，这些兼职人员只做基本的纸质资料的收集整理，不注重电子档案的建立，或者电子档案不规范，不便查询、没有索引等。总之，节能减排档案管理人员专业素质及档案信息化程度亟待提高。

2加强节能减排档案正规化管理和创新实践的思考

2.1加强基础建设，建立自上而上科学管理体系

2.1.1整合资源，理顺部门联通渠道

节能工作主要主管部门为各级发改部门负责所辖区域内节能减排工作全面管理，各级建设部门负责建筑节能，各级机关事务管理部门负责公共机构节能［1］。各项工作虽然由不同的部门主管，但都围绕着节能的中心目标和任务来开展，是一个有机的整体，缺一不可，相辅相成。节能档案资料由各部门分别保管，互不联系沟通，不利于工作信息共享，不便于档案提供利用。因此，要将节能档案统一纳入档案管理体系，节能档案的技术指导、检查监督职责由各级档案部门履行，节能档案的形成、收集、立卷、归档、利用由各级节能主管部门完成。各级档案主管部门要定期到节能主管部门开展节能档案的督导工作，提供业务支持。各级节能主管部门要经常沟通交流，加强部门协作配合，整合节能档案资源，实现信息互补，使节能档案更好地为节能工作服务。

2.1.2强化教育，严格落实工作职责

各级档案部门要通过宣传教育和文件要求等方式，使各级节能部门的主管领导和具体档案管理人员统一思想认识，熟练掌握节能档案管理工作的基本方法，提高对节能档案管理工作的重视程度。各级节能主管部门要将节能档案管理工作具体落到实处，做到三个明确：明确节能主管科室为节能档案专职管理责任科室、明确分管领导、明确专职档案员，切实加强内部管理，使节能档案工作分工明确，责任到人。

2.1.3建章立制，规范工作程序

建立健全节能档案管理制度，进一步规范档案工作程序，是节能档案工作的基础。档案部门应结合节能工作特点，制订统一的节能业务档案管理方法及规范，明确节能减排档案的形成、收集、整理、归档、利用等各项标准，由各节能业务主管部门具体执行。各节能主管部门要从节能工作实际出发，明确本部门节能档案工作的要求，确立节能档案归档范围及保管期限，定期向档案部门移交。对于承担节能减排重点产品、重大技术创新项目、重点建设工程项目和重大技术装备研发及建设的各级单位，在进行项目鉴定或验收之前，应通过档案管理部门的项目档案专项验收。

2.1.4奖优罚劣，调动工作积极性

各级节能主管部门要加强垂直监督考核，将节能档案工作纳入考核评价范围，对节能档案不规范、不达标的下级节能主管部门，影响其整体节能工作考核排名，促进节能档案工作的规范科学开展。各级档案管理部门要将节能档案人员纳入档案系统人员统一管理，参加年度档案工作的评先评优，以先进带动整体，以争先创优带动节能档案工作创新提高，充分调动相关人员工作积极性。

2.2加强节能档案分类，创新节能档案工作机制

2.2.1找准规律，归档分类侧重

针对节能工作特点，对节能档案进行科学分类，并在归档工作中分别侧重，以便于更好地为档案利用服务。一是节能技术档案，其主要利用价值为网络查询、面向全社会公开。因此在归档工作中侧重于配套电子档案和索引的建立完善。二是节能宣传活动资料，主要利用价值为提供给相关媒体，扩大宣传活动的影响力。因此归档工作首要侧重时效性，同时要进行编辑筛选加工，确保档案资料按工作需求及时、准确、客观提供，正面、积极地引导舆论。三是节能工作档案。主要利用价值为如实反映工作进展情况。因此在归档过程中要侧重于档案的真实性、全面性和准确性，为上级检查和领导决策提供精准依据。

2.2.2完善服务，加强信息化建设

为充分发挥节能档案信息价值，要进一步建立健全档案资源信息化体系和档案人性化利用服务体系。一是加强协调沟通，建立节能主管部门档案协作机制。节能部门定期召开节能系统档案协作会议，整合各部门节能档案资源，对各部门节能档案管理工作进行自查及互查，为各节能主管部门互通有无、资源共享创建平台。二是定向利用，搭建信息化利用平台。各节能主管部门要充分利用网络、媒体等信息平台，将节能技术档案主要索引予以，定向为所需单位提供查询服务；要利用现有办公条件，加强节能档案的信息化管理，进一步强化节能档案数字化资料收集、整理、索引、编研工作，为档案利用及资源共享奠定坚实的数据基础；进一步加大节能档案网络化远程利用力度，结合政府信息公开工作，开展节能信息远程查阅服务，实现节能技术信息等资源的广泛共享。

2.2.3开展编研，提升利用价值

档案编研是开发档案信息资源的重要手段之一，是拓展档案社会服务功能的有效途径，是档案信息资源开发利用的重要手段［2］。节能工作涉及面广、专业性强、横向沟通较多，因此，节能档案管理人员要针对节能工作特点，进一步转变思维，搞好调查预测，摸清节能档案利用者的具体需求，了解档案利用者需要解决的问题和节能档案利用的问题点、时间点等。在此基础上，积极开展档案编研工作，按照需求特点做好档案提供利用工作。例如做好大事记、年鉴、总结、节能减排设备登记、节能减排工作纪实、节能减排产品图文集的编写、节能减排趋势分析等，为领导决策提供有价值的参考资料，为广大利用者提供所需内容，客观记录、展示节能减排工作的发展历程等［3-4］。

2.3加强人才队伍建设，增强档案人员综合素质

节能档案管理工作兼具节能与档案的双重业务性，现有档案人员多为节能科室的兼职人员，对档案工作的熟悉程度不高。因此，加强对节能档案人员的档案业务培训和政策宣传，会对节能档案工作的规范化、科学化起到重要的促进作用。各级档案部门应明确要求节能档案管理人员参加年度的档案业务培训，对节能档案管理人员普及档案管理基本知识，做到节能档案管理持证上岗［2］。各级节能主管部门要加强档案管理工作的宣传教育，定期与其他节能部门交流学习，找出自身差距并不断完善，不断增强节能档案工作意识。要针对节能工作特点，侧重档案信息化技术的学习运用，为节能档案搭建信息化利用平台，提供快捷优质的档案服务。要联系实际，强化节能档案人员的保密教育，使节能档案管理人员熟悉保密规定，正确处理档案利用与敏感信息保密的关系，增强档案信息的安全性，确保敏感信息不外泄。

作者:李伟旭 单位:秦皇岛市机关事务管理局

参考文献:

［1］王衡山.档案编研工作的实践与思考［EB/OL］.

［2］李伟旭.加强节能减排档案管理的一点思考［J］.档案天地，2014（增刊）.

［3］迟璐.浅谈节能减排环保档案工作［J］.黑龙江档案，2011（4）：88.

［4］陆晓红.档案工作如何为建设生态文明服务［J］.办公室业务，2014（7）：71－72.