化工企业文书档案管理工作的重要性

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摘要：文书档案管理工作是化工企业发展的重要内容，而文书档案是对企业工作的真实记录，是促进企业良好、持续发展的重要根本，不仅对企业实际发展具备重要的指导作用，还能够为相关历史考察提供有效凭证。所以在新时期的化工企业发展过程中，需要深刻认识到文书档案管理工作的重要性，重视对文书档案工作的创新与完善，以提升企业文书档案管理工作的质量与效率，提高档案信息的准确性、真实性与长效性，为企业发展提供更好服务。本文对文书档案及其重要性进行分析，并对新时期化工企业文书档案管理工作的对策进行探讨。

关键词：化工企业；文书档案；管理工作；重要性

文书档案是企业自身发展中所形成的具备较强保存价值的文件，对企业的健康、持续发展有着重要意义。同时随着新时期的到来，文书档案管理工作发生了巨大改变。所以在实际的企业发展过程中，充分认识文书档案管理工作的重要性，重视对文书档案管理工作的创新与落实，注重对相关工作的不断完善，变革工作理念，保障相关信息的完整性、有效性、及时性，以增强管理工作的科学性与合理性，让企业发展能够更好地适应社会发展要求，显著提升企业自身的综合竞争力，促进企业的良好、长久发展。

一、文书档案及其重要性

（一）概述

文书档案就是机关、团体、企业、单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。其中包括指示、布告、请示、通知、会议记录等。因为档案在产生、内容以及形式方面具备一定共性，所以档案管理工作的规律进行研究有重要意义。同时也把文书档案作为和科学技术档案相对而言的各类档案的统称，包括外交、诉讼、教学等。文书档案这一概念主要是在国内进行应用[1]。

（二）重要性分析

在化工企业的发展、运用过程中，文书档案管理工作的良好开展有着十分重要的意义，与企业自身发展有着直接联系。所以重视对文书档案管理工作的落实，深化管理工作研究与总结，使相关工作变得更加完善。通过对管理方式的创新，对管理理念的变革，显著提升文书档案管理工作的科学性与合理性，增强工作人员自身的实际工作效率，从而为企业自身综合竞争力的提升提供大力支持，推动企业的持续、健康发展。而随着新时期的到来，文书档案管理工作具备了新的内涵，其所具备的作用越来越凸显。为了更好地满足新时代发展要求，文书档案管理对相关工作人员提出了更高要求，不仅需要重视对文书档案的界限进行明确掌握，还需要对文书档案相关原则进行深入熟悉，以保证文书档案的完整性、规范性、安全性与合理性，进而为企业的良好、长远发展奠定坚实基础。但是在实际的企业发展过程中，相关部门缺少对文书档案管理工作的重视，诸多工作落后，无法使文书档案作用得到充分发挥[2]。

二、新时期文书档案管理中的问题

（一）缺少规范性

在化工企业发展与经营过程中，文书档案管理工作是一项重要且基础的工作。但是在实际的管理工作中，相关部门并没有确切落实管理工作，文书档案管理工作中存在着严重的不规范问题。档号、档案标题方面存在填写问题，相关目录也缺乏良好的科学性与规范性。并且企业中文书档案管理条例、制度不够完善，使得文书档案管理工作效率十分低下，问题频繁出现。此外，部分化工企业在文书档案管理理念没有得到及时变革，无法满足新时期发展要求，依然采用传统管理模式，不重视对管理模式的创新与完善，十分不利于企业自身的持续发展。

（二）不重视方法创新

随着科学技术的迅速发展，信息时代的到来为人们提供诸多便利，同时信息技术也在各行各业中得到了广泛影响，与人类的生活、生产融合在了一起。所以在新时期的化工企业发展过程中，应该重视对科学技术的充分运用，促使文书档案管理的信息化发展，以便于对相关信息的明确存入与提取。同时通过对网络信息技术的有效应用，可以提升文书档案管理工作的条理性以及清晰度。尽管目前大部分企业引进信息技术、设备为文书档案管理工作提供助力，但是因为管理工作人员自身水平有限，无法充分发挥信息技术的优势与作用。同时管理工作人员不重视对管理方法的有效创新与完善，所以信息技术的应用没有得到理想效果。

（三）档案内容存在滞后性

在化工企业文书档案管理过程中，许多档案内容比较陈旧，缺少足够重视，相关管理人员很少对档案内容进行翻阅，不注重对档案内容的及时有效更新，只是将其当作一个必要的摆设，不利于档案管理部门充分发挥作用。即便相关管理人员会对档案内容进行翻阅，可档案资料中所记录的内容十分简单，大部分内容只是对企业原始资料以及数据的记录，缺少对新内容的加入[3]。因为管理人员不重视对自身责任的落实，只是完成领导当天布置的任务，通常不会主动地发现、分析与解决相关问题。只在相关硬性要求下才会添加新的内容。这样会明显提升文书档案管理工作自身的滞后性，不能对企业自身的实际发展、生产情况进行明确反映，使得文书档案管理失去了其应该具备的作用与意义。

（四）工作人员素质低

在化工企业文书档案管理工作中，管理工作人员自身素质不高，不仅不具备较强的专业管理能力，还缺少最为基本的职业素养以及敬业精神，这对企业各项工作的良好开展均有着不良影响。所以为了保障文书档案管理工作的顺利、高效开展，化工企业就需要重视对相关人才的有效引进与培养，以构建一支专业素质过硬、信息技术过强、工作经验丰富、实践能力强的文书档案管理队伍。可是在实际的化工企业发展过程中，文书档案管理人才队伍的建设无法满足新时期要求，企业通常会招聘一些临时工作或者是兼职人员开展与落实文书档案管理工作，使得管理工作缺乏良好的规范性，十分不利用各项工作的顺利开展[4]。

三、新时期文书档案管理工作的对策

（一）提升领导重视

随着新时期的发展，化工企业想要确保文书档案管理工作的良好、高效开展，就需要企业领导有效转变自身理念，充分认识到文书档案管理工作的重要性，并对此投入更多关注，提升其对文书档案管理工作的重视力度。同时企业还需要加快自身的信息化建设，进而使档案管理部门的设施和设备得到有效完善。并聘用专业的管理人员，以获取更加理想的管理效果。此外，注重与相关管理人员的交流与沟通，提升管理人员对自身工作的重视力度。而文书档案管理工作人员需要重视对自身专业素养的不断提升，增强自身的爱岗敬业精神，在实际管理工作中充分发挥自身的主观能动性，增强领导的满意度，从而为企业良好发展提供优质服务。同时在日常发展中重视对文书档案工作的有效宣传，进一步提升领导自身的档案意识[5]。并且档案管理工作人员需要及时将日常工作内容汇报给领导，做好相关的服务工作，使领导能够对相关档案信息进行及时运用，使其能够充分意识到有效开展文书档案管理工作的意义，获取领导的大力支持，从而为文书档案管理工作的良好开展奠定基础。

（二）重视制度建设

在化工企业文书档案管理工作中，企业需要重视对相关规章制度的有效建设与完善。以相关法律内容以及企业自身的实际情况为依据，对满足自身实际需求的规章制度进行建立，对管理工作中各环节要求进行明确，使工作制度得到进一步完善，使工作人员能够严格按照相关制度落实管理工作，显著提升文书档案管理工作的有效性与科学性。针对文书档案的收集、整理、保管等工作设置明确规定，及时对原有纸质档案进行收集、整理与录入，提前对归档程序进行设置，避免出现档案信息的受损、丢失状况，保证档案信息的完整性、有效性，显著提升文书档案管理工作的质量。

（三）重视信息收集

在化工企业运营过程中，不论是专职工作人员还是兼职工作人员，在文书档案管理中都需要重视对信息收集工作的确切落实，以对档案收集范围进行有效拓展，尤其是重要会议、重要成果、科学研究等相关的档案资料与信息。同时还需要重视对收集渠道的有效拓展，以提升工作人员自身对资料、信息的鉴别能力。在对文书档案进行收集的过程中，企业各个部门之间需要重视有效协作，而文书档案管理工作人员需要做到嘴勤、脚勤、脑勤，以确保对相关资料与信息的有效收集。更加注重对展现企业自身发展相关资料与信息的收集，这样可以充分发挥档案部门的作用，为各项工作的良好开展提供有效参考，推动企业自身的更好发展。

（四）注重发文登记

在文书档案管理工作中，针对不同类型的收发文件，工作人员需要开展分别登记，单独对收文进行登记，对于红头文件，需要对收文时间、收文号、标题等进行内容进行明确记录，同时还需要交给各主管领导进行审阅。对于需要在企业内容开展有效宣传的文件，工作人员需要对承办单位、收件人、收文时间等进行记录，这样可以为相关工作的全程跟踪提供便利。此外，还需要重视对备案登记工作的确切落实，而备案工作可以每个季度或者是半年开展一次，同时需要在年终时将其装订成册，以对相关的档案明细账进行建立，增强文书档案管理的清晰度。

（五）落实现代化管理

随着新时代的到来，信息网络技术的迅速发展，计算机在人们的生活、工作、生产中得到广泛应用。所以文书档案管理工作也需要紧随时代潮流，有效应用计算机开展与落实管理工作，从而使自动化办公得到有效实现。在实际的管理工作中，工作人员需要重视对现代化管理技术的熟练掌握，同时与自身的岗位要求进行充分结合，以促进自身业务素养的不断提升。在传统的纸质文书档案管理过程中，管理工作十分繁琐，管理人员的劳动强度十分大。而通过对信息技术的有效应用，不仅可以使工作效率得到显著提升，还能够增强检索工作的便捷性，进而降低人为因素在文书档案管理中产生的影响。在有效简化文书档案管理工作的同时，还能够使检索目的得到进一步深化，显著提升对文书档案信息的利用效率，充分突显文书档案管理工作的功效[6]。

（六）遵守归档原则

在化工企业发展过程中，日常管理中时常需要面对各种各样的文档信息与资料，并且每种文件所保障的内容各不相同，如果没有对这些文件进行及时分类与处理，就会为文件管理造成很大困难。所以归档管理是文书档案管理工作中的重要内容。尽管单子文件和纸质文件之间存在着众多不同，但两者均是文件。因此，对电子文件进行归档时，可以参照纸质文件归档的范围对相关范围进行明确，并以企业自身实际情况以及电子文件自身特点为依据，对电子档案的归档范围进行适当调整。而在落实归档工作时需要遵循相关原则，以对文件自身所具备的使用价值进行保证。而所需要遵守的原则包括：第一，对电子文件进行归档之前，需要提前介入系统，以充分落实前段控制；第二，在对电子文件实施归档时，需要确保文件原有信息的不变，以确保相关信息的真实性；第三，对电子文件进行归档时，保证其没有出现缺损问题，并且还需要确保相关文件的完整性；第四，对电子文件进行归档后，确保借助相关工具可以对文件进行读取与应用[7]。只有严格遵守相关原则，才能够保障文书档案信息的完整性、准确性，从而为企业自身的良好、持续发展奠定坚实基础。

（七）提升工作人员自身素养

在化工企业文书档案管理工作中，管理工作人员自身素养对管理工作质量有着直接影响。所以在企业经营、管理过程中，重视对文书档案管理工作人员的有效培养，以促进其综合素养的不断提升。而管理工作人员的综合素养不仅要求其具备较强的专业素质，还需要拥有积极向上的思想情感，以及有效的前瞻意识。对现有工作人员实施继续教育，落实相关培训，在重视对文书档案管理工作人员专业素质进行培养的同时，还需要注重工作人员其他方面能力的提升[8]，例如：工作热情、责任感等。而文书档案管理工作人员应该具备较强的自觉性，重视在日常工作中开展自主学习，以使自身视野得到进一步拓展。同时对本职工作所具备的发展前景进行全面了解，并以文书档案管理工作所具备的发展趋势为依据，不断提升自身的专业能力与素养，充分运用现代化技术以及新的管理理论，给予文书档案管理工作有效指导，使管理工作得到有效完善，促使其由单一型向着复合型进行有效转变，显著提升文书档案管理工作的规范化，推动其现代化发展。这样可以有效增强文书档案管理工作的效果，推动化工企业的良好发展。

四、结束语

在新时期背景下，信息网络技术在人们的生活、生产、工作等方面得到了广泛应用，所以文书档案管理工作的现代化发展已经成为一种必然，不仅可以提升管理工作效果，增强其准确性以及科学性，还能够使文书档案管理水平得到进一步加强。这就需要企业重视对文书管理工作人员的有效培养，以建立一支具备较强综合能力与素养的管理人才队伍。而工作人员应该重视在日常工作中对自身专业知识、素养以及能力的不断提升，加强自身的工作热情以及服务意识，全身心地投入到文书档案管理工作中，从而在文书档案管理工作中不断创新。这样不仅可以促进文书档案管理工作的高效开展，还能够为化工企业的健康、持续发展提供有效动力。

参考文献：

[1]董琳慧.信息技术在企业档案管理中的应用与发展方向[J].办公室业务，2017(3):50-51.

[2]曾凤鸣,敖灵,袁霞.基于集成管理视角下的企业数字档案馆架构模型及相关特征研究[J].四川档案，2020(3):30-33.

[3]应红央.企业档案在信息化环境下的管理工作研究[J].企业改革与管理，2015(22):18.

[4]刘左.建设适应企业发展的好用管用的数字档案馆[J].机电兵船档案，2019(1):21-25.

[5]沈玉瑾.建设项目隐蔽工程档案管理探析[J].兰台内外，2019(16):31-32.

[6]朱旗.化工企业隐蔽工程档案管理工作的重要性[J].陕西档案，2010(5):30.

[7]倪代川,金波.数字档案馆生态系统培育内涵探析[J].上海档案，2017(11):29-33.

[8]朱潇,王梓鑫,贺炜.化工企业档案管理与电子信息技术的应用[J].化工设计通讯，2016(9):130.

作者：薛彬彬 单位：青海盐湖工业股份有限公司