三级医院专职秘书优化配置及管理探讨

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摘要：文章从医院人力资源管理着手，以学科专职秘书为突破口，论述了设置学科专职秘书的必要性、相关医院学科秘书设置现状、学科秘书工作取得的成效，并就如何设置学科专职秘书、规划学科秘书的职业生涯、增强其组织归属感等方面进行了探讨，通过合理使用学科专职秘书弥补卫生人才紧缺问题，以期实现人力资源效用最大化。

关键词：三级医院;学科专职秘书;人力资源管理

学科是组成医院的基本元素，学科建设是现代医院发展的主要抓手。医院要想高质量、可持续发展，就必须重视内涵建设，充分利用人财物等一切资源，从构建现代医院管理制度、凝练学科方向、重视人才建设、培育科研创新点等方面着手，增强学科专业优势，努力提高学科建设水平。人力资源是学科建设的关键，如何从战略的角度对人力资源进行管理与配置，顺利实现组织目标，是人力资源管理的主要问题。本文就医院如何设置合理学科专职秘书，如何规划学科秘书的职业生涯，怎样增强其组织归属感等方面进行了分析论述，旨在为三级医院人力资源优化配置提供参考经验。

一、设置学科秘书的必要性

（一）医院层面。随着医改的纵深推进，现代医院管理制度构建、三级公立医院绩效考核等都对医院管理提出更高要求，要求发展方式上由规模扩张型转向质量效益型，在管理模式上由粗放的行政化管理转向全方位的绩效管理。如何顺利实现医院的转型发展，学科建设是关键环节，从医院层面做好人力资源制度的顶层设计，充分利用各层各类卫生人才显得尤为重要。学科秘书的设置能加强学科与各职能部门密切联系沟通，弥补学科主任因事务繁多与医院层面沟通不畅问题，保障医院的各项规章制度能及时传达到学科层面，可加强学科与医院的双向沟通交流。（二）学科层面。三级医院学科一般都肩负着医教研协同发展的重任，学科主任要对学科的行政、医疗、教学、科研等工作负全面责任。在行政管理方面，要依据医院规章制度，做好学科的行政管理工作，要负责制定学科各项规章制度和发展规划，监督学科医护人员依法执业。在医疗方面，要率领全科室积极开展新业务、新技术等医疗工作，并确保医疗安全。在教学方面，要负责进修生、规培生、实习生等实习带教工作，要完成附属学校的带课以及研究生等相关任务。在科研方面，要发表高水平文章，积极申报国家级课题、人才称号等。同时，还要加强与外界的联系交流，参加国内外专业内各类学术交流会议、讲座等，时间紧张且宝贵。设置学科秘书，可协助拟定合理的工作流程、草拟各类文稿、处理各方面的突发事件、参与一般性事务，有效地将学科主任从繁琐的事务中解脱出来，集中精力和时间在管理理念的创新上、业务水平的提高上，工作流程的改造上，使医院各类人才资源的价值得到充分利用和体现。

二、医院学科秘书设置现状

四川大学华西医院自2006年开始推行专职秘书制度，招聘了44名专职秘书并对其进行了培训，上岗后承担科室日常管理、排值班表考勤、会议管理、图书档案管理、教学辅助、科研辅助、医疗辅助、信息系统管理和科室资财管理9大类工作。经过1年左右的实践，秘书自身、专家、学科、职能部门等都满意，基本达到了预期效果。华中科技大学同济医学院附属同济医院为12个外科学科中的10个学科设置了专职秘书，2个学科设置了兼职秘书，经过工作证明，专职秘书工作能动性、工作质量、自我认同感比兼职秘书强，可大大提高外科临床工作质量，减轻临床管理者的行政事务压力，增强外科医师、护士的工作能动性。也为临床科室，与各行政、后勤等相关职能部门搭建起了沟通的桥梁。南京医科大学附属南京第一医院于2003年开始为重点学科配置专职秘书。通过明确其职责范围，有利于规范各项管理、改进办事流程、节约时间资源，真正做到了人力资源的合理配置与有效利用。综合文献分析，国内很多医院都根据实际需要为学科设置了专职秘书。在综合素质方面，从学历、专业、文字能力、沟通协调能力、心理素质等方面对专职秘书的综合素质做了一定要求，即学历应大专及以上，医学相关背景、文字沟通协调能力较强。在分类设置方面，结合具体学科事务多少、学科是否重点等方面分别设置科研、教学、行政、综合类秘书。在用工形式上，采取聘用、协议、劳务派遣一种或多种方式并存。经过工作实践证明，专职秘书切实能加强学科日常管理、辅助学科的医疗教学科研管理、利于学科档案的系统整理等工作。

三、讨论

（一）学科专职秘书切实有利于学科发展，如何科学设置应综合考量。设置学科秘书的初衷是优化医院的人力资源配置，使得医院各类人才人尽其用，故学科专职秘书的设置应综合多方面因素，不应一刀切。一方面，在设置学科秘书之前，应针对学科具体情况做好调研工作，了解学科发展现状、学科秘书应承担的工作量、工作性质，根据调研结果，拟定学科秘书应具备的基本条件，再开始招人选人能起到事半功倍的效果。另一方面，学科应立足现状，充分挖潜、盘活学科现有的人力资源，选用学科年轻有为的骨干医生作为兼职秘书，这些人熟练掌握本专业的基础理论和技术知识，了解本学科发展动态，能切实帮助学科解决本专业的疑难问题，更好地辅助科主任做好科室的规划，同时与职能处室的对接不需要通过第三方，能更直接有效地开展工作。（二）医院专职秘书的晋升、考核机制尚未健全，应尽快健全。为适应学科高水平发展，医院专职秘书的学历基本为本科及以上，综合素质都较强，但较强的综合素质和良好工作业绩仍然不能解决他们职业发展问题。在职业晋升方面，因医院学科秘书工作缺乏专业化、职业化道路，他们很少有机会申报课题、参与成果转化、申报硕士、博士生导师等，导致他们职称晋升通道狭窄，缺乏核心竞争力。在业绩考核方面，因学科专职秘书薪酬绩效考核体系不科学，工作难以量化，个人业绩很大程度受上级领导主观判断，奖惩制度无实效，劳动价值被认为不能与学科临床人员匹配，导致学科专职秘书的付出与得到不成正比。这些都不利于专职秘书队伍的稳定，故现阶段应尽快从医院层面建立健全学科秘书晋升、考核制度。一是要帮助专职秘书构建职业愿景，进行职业生涯规划。可参照医院行政管理人员职称晋升渠道，构建学科专科秘书职业发展道路制度，根据他们的不同发展阶段，对其职业发展作出规划和设计，实现他们）职业愿景。二是要尽快完善学科秘书的考核机制和考核制度。应根据秘书工作态度、工作量、工作质量、工作成效等内容，科学制定可量化、可统计的学科秘书考核指标，通过组建多部门、多人组成的学科秘书专项考核工作组，对其工作进行考核评价，真正实现多劳多得，优绩优酬。（三）劳务派遣的用工形式不利于秘书队伍的稳定性，应多措并举提升其组织归属感。局限于医院人力成本和管理成本的双重压力，现阶段医院管理者在考虑医院高质量、可持续发展的同时，也在不断探索经济、高效地利用人力资源的各种方式。较专业性较强的临床专家、医技人员等，学科秘书的可获得性更易、培养周期较短，学科秘书只是解决人力的补充，故通过第三方劳务派遣公司使用学科专职秘书，已逐渐成为医院主要用工形式。这种用工形式可以减少医院招聘、培训等一系列琐碎的事务性工作，也给医院用工规避了一些风险，但从长期来看，这样的秘书队伍稳定性较小、流动性较大，不利于工作的连续性，影响学科、医院可持续性发展。如何在现有用工形式下，真正实现人力资源的效益最大化，也是所有医院管理者应思考的问题。一是在薪资待遇方面，医院要坚持同工同酬原则，通过公平有效的考核机制，尽量缩小劳务派遣人员与其他同种工作性质人员的差距。二是应为其提供专业、均等的培训机会，可就专职秘书的工作内容举办培训讲座，鼓励秘书外出学习，为秘书间的交流沟通提供平台，以利于秘书的自身成长、职业发展。三是营造友爱、和谐的工作氛围，所有人应真正地将其视为学科一员，通过举办学科座谈会、茶话会等活动，提升其组织归属感，从而提升其工作投入。

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作者:黄江云 单位:中国科学技术大学附属第一医院（安徽省立医院）学科规划管理处