医院办公管理的规划及应用

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面对日新月异的网络时代，各家医院都在实现医疗行政办公事务的信息化、自动化，现代化办公方式正在不断改造着传统意义上的办公室，管理水平和服务功能的强化使我们可以方便地获取信息、共享信息和处理信息，实现文件传递、函件来往、资料交换等[1-2]。

1.医院办公自动化的现状

近年来，计算机在医院行政大楼管理部门中普及率非常高，许多机关处室几乎人手一台电脑，而且都上了医院的内网，推出了一些网上办公的举措，对整个医院的数字化建设起到了推动作用，经过一年多的发展，功能从简单的汉字录入及文件打印到采用领先的B/S（浏览器/服务器）结构，集成内部通讯平台、信息平台、日常办公、文件管理、会议管理、档案管理、辅助办公等价值的功能模块，达到了迅速获取医院内部的、外部的信息，形成无纸化的电子文书管理体系，并对医院行政管理、工作调度等起到辅助作用，大大提高了工作效率。

2.系统设计思路与策略

2.1网络建设采用了医院信息系统（HIS），运行了医院业务日常工作，包括财务管理、病人信息管理、物资库管理，整个行政、机关办公楼都采用办公自动化系统（OA），处理日常办公，例如院领导日常处理请示报告审批，院行政事务的通知，与临床医技部门的信息交流等等，再有外网（Internet），用于向广大公众提供信息服务，宣传医院、专家信息、网上业务等等。

2.2应用程序与数据库结合，体现系统服务功能。PHP技术；PHP是一种公开源代码，运行在WEB服务顺端的HTML内嵌式的脚本语言，提供了简单、实用的动态主页解决主案，PHP的价值在于它将很多不同的技术组合为一个完整的套件，而且提供了编程环境与接口。数据库采用MYSQL开源数据库，MYSQL是一个精巧的SQL数据库，它的强大功能、灵活性、丰富的应用编程接口（API）以及精巧的系统结构，受到了广大自由软件爱好者甚至是商业软件用户的青睐。

2.3确定办公自动化系统的模式

针对医院内部的管理流程，选择了B/S（BROWOWSE/SERVER）结构模式，所有软件都安装在服务器端，客户口端不需安装任何程序，只要有浏览器就能运行系统，减少了维护人员的工作量，降低了系统的维持成本，极大地方便了工作。

3系统的主要功能模块

3.1内部通讯平台

电子邮件使用电子邮件可与医院内部人员进行通信，可进行邮件的创建、发送、接收、阅读、回复等。

在线短信可以即时感知工作人员是否在线，可使用在线短信功能实时交流和留言。

可发送手机短信，当重要工作到达时以短信形式将通知发送到非在线工作人员手机中，确保重要事件的及时通知。

3.2信息平台

网上业务该栏目是为医院将来设置，如网上挂号、专家咨询、费用查询、网上招标，目前还没有实施。

远程办公提供的移动办公、网上办公功能，即便医院领导出差在外地，也能像在办公室一样高效率地处理事务。

院内通报可以各种公共信息如公告、通知或启事等。每个部门也可以建立自己的公告系统。

个人论坛为职工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。

信息查询对各种常规医疗政策、药品信息、医疗图书资料等查询如：医疗法规查询、英汉字典、省厅网站链接、药品查询等实现网上收集、编辑和单位内部的刊物。刊物编辑将有关信息筛选、汇集成期刊，并在网上，所有用户都可以参加投稿和阅览已的各类刊物。

3.3日常办公

网上审批网上办理医院内部的各项审批，如：工作请示、工作报告、工作交办，部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等日常工作流程都可以通过网上进行办理和审批。

公文处理实现收文处理和发文处理的电子化，提高公文处理的效率。收文处理可对来文的登记拟办、批办、承办、转办等环节进行办理。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印等环节进行处理。

工作监控领导可对各项工作的进展情况进行实时监控，了解每个职工工作的办理情况，并可进行催办。

3.4文件管理

文件管理文件是信息和知识的载体，文件管理的目的是对文件的存放、阅读和查找进行有效的组织与控制；并提供快捷的检索工具。

文件库设置可根据医院的实际业务需要设置文件库的数目，在文件库中文件夹的数量和级次也可按需设置，实现了文件的层次化管理访问权限提供针对库、文件夹和文件的多重访问权限控制，确保文件访问与操作的安全

3.5会议管理

提供对会议的全过程进行管理，由会议计划和会议纪要两部分组成，会议计划包括：计划拟定，计划审批、通知和会议安排查询。会议纪要包括：纪要拟稿、核稿、审批和纪要文件管理与查询。

3.6档案管理

办公中形成的各类文件可直接归档到档案管理系统，并按档案管理规范进行管理和利用，实现文档管理的一体化。

3.7辅助办公

日程安排提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能，这样能够更有效地安排自己的工作时间。

活动安排提供领导活动计划拟定与审批、日程安排的查询等功能。

人事管理提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能，可方便进行查询和报表输出。

物品管理提供办公用品信息登记与分类维护、物品库存和可领用信息查询、物品领用申请与审批、物品发放与报损等功能。

图书管理提供图书信息登记、分类查询、借阅申请与审批、图书归还等功能。

车辆管理提供车辆资料登记、车辆状态网上实时查询、用车申请、用车审批、车辆与司机调度等功能。

领导意见箱为领导和各部门工作人员之间增加一种方便的沟通方式，工作人员可以直接向院长汇报工作，交流思想。

医院办公自动化系统建设是一项复杂庞大、综合性强的系统工程，近年来，在我院信息化建设的过程中，随着计算机应用的普及，职能部门对计算机应用的需求也在不断的提高。实施办公自动化的过程中，医院领导给予了高度重视，我院通过这一系统的应用，使我院的计算机应用水平上升到了一个新阶段，使我院拥有一支掌握现代化办公软件应用技术的文员队伍。我院的职能部门办公正在逐步实现无纸化办公和工作流程自动化，实现文件管理制度化、标准化、规范化和网络化。现在办公自动化系统已经成为我院职能部门日常办公中不可缺少的重要手段和工具。