文字秘书的点线面结合处理信息

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所谓“点”，就是信息点。作为文字秘书，要努力提升自身的信息敏感度。同样是一篇新闻报道，一般人可以只是通读一遍，有个总体印象，但文字秘书就要能够在通读的过程中迅速提炼出最核心、最值得关注的信息点。同样是一篇工作总结，文字秘书要能较快地分析出行文的层次和主次，抓住最主要的成绩和最需要解决的问题。同样是听一场报告，文字秘书要边听边发现报告中的创新点、亮点、自己工作中需要的重点。虽然专业上需要接触数学的情况不多，但文字秘书对数字一定要敏感。有时，一项工作巨大的进展或改变，就体现在小小的几个数字上，对于重要的、有变化的数字要能够牢记，并能讲明数字背后蕴含的意义。不仅是对待成文的材料如此，敏锐的观察力也要在日常的细节中培养。“窥一斑而知全豹”，要善于小中见大，也许一个不起眼的细节，背后却蕴含着无数深意。例如，参加大型会议时留意到主席台上撤掉了鲜花，能够感受出会议主办方贯彻中央精神，厉行节约。敏锐的观察力不是一朝一夕培养成的，需要长年累月的积累。作为文字秘书，要有意识地锻炼“眼力”、“耳力”。

当然，仅仅能够抓住“点”是远远不够的，如果不成系统，依然是杂乱无章。因此，文字秘书一定要及时分析和科学存储这些信息点，使之成为纵横的线索。横向的线索贯穿的是同一时间维度内的信息点，可以按类别或用途连接起来。例如，同一个年份内国家重要会议的和本省市重要会议的核心精神；本单位党政核心工作，可以组成一条横向信息线，在撰写报告、总结时能引导宏观方向。又如，高校的文字秘书，将获得的本年度教学、科研、外事等信息组成一条横线，就能够基本把握本校的发展方向和重点，对学校总体情况了如指掌。纵向的线索强调不同时间段的信息点的变化。以单位的科技工作为例，立项、专利等情况，每一年都有统计数据，如果能把几年内的数据有一个较为全面的把握，形成纵向的线，就能看到增长点、薄弱点、创新点等更多的内容，得出更具有建设性意义的结论。又如，每一年的年度总结都会经领导修改，如果将每年的修改情况整理成一条纵线，不但能理出领导的思路，为下次工作打下基础，还能看到不同的年份文风的改变和工作重点的转移方向。“点”和“线”的运用是文字秘书的基本功，能够保证文字秘书不会产生信息盲点，不会在写作时无从下手。除此之外，再注意“面”的锻炼，就会使工作更上一个档次。

“面”是信息的广度。增加信息的广度不是盲目无度的，而应具有针对性。如何增加针对性，让“面”的广度适应工作要求呢？首先，文字秘书对所服务的领导所从事的专业绝不能一无所知。例如一名文科出身的文字秘书，服务的领导是从事经济工作的，那么秘书就要对经济领域的基本知识和时下基本经济事件、动态有一定的了解，平时阅读新闻时也要有所侧重。第二，文字秘书要多关注严肃话题。当今媒体娱乐化的倾向都比较重，但作为文秘，要有意识地让自己多看一些态度严肃的报刊杂志，多关注一些贴近社会现实的话题，这样不仅能更加接近领导的涉猎范围，而且也能养成深入地分析和思考问题的习惯。第三，文字秘书要广泛涉猎文学典籍，尤其是古典文学和经典的现当代文学作品，这样不但能够锤炼文字，提高表达的准确度和美感，更重要的是能够增加文稿的文化感。有时，一大段冗长的表达也不如一两句经典古诗词来得更有味道、更有力量。最后，文字秘书要善于广泛吸收身边的信息，多多关注当地新闻，甚至听听街谈巷议，了解身边的人和事，绝不能把写文章搞成空中楼阁，远离现实。“点”、“线”、“面”结合处理信息，能改变视野的角度、高度、宽度，三者结合得当，文字工作自然更加得心应手，事半功倍。

本文作者：端华倩工作单位：天津中医药大学党政办公室