学校人事档案信息化管理思路

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摘要：人事档案管理作为教学管理的重要组成部分，是学校开展其他各项工作的基础。大数据时代下，学校人事档案管理呈现出数字化和信息化的特征，这就要求学校人事档案管理部门要改变传统的档案管理模式，深入推进人事档案管理的信息化建设，将大数据技术与人事档案管理相融合，切实发挥人事档案的价值和作用。

关键词：大数据时代；学校；人事档案；信息化管理

学校人事档案中记载着教职工的履历、个人信息、荣誉获得情况以及思想政治面貌等，这些人事档案信息和资料是学校进行人事管理、人事调动和评优晋升的主要依据和凭证[1]。大数据时代下，要更加高效、全面和准确地实现对人事信息和资料的收集和整理，提高人事档案的利用效率，就必须要将信息技术融入人事档案管理的各个环节之中，搭建人事档案管理的大数据平台，实现高效集成的信息资料处理，从而简化档案管理的流程，逐步实现由纸质档案向电子档案的转化和过渡，提升学校人事档案管理的质量和效率，为学校更好地开展人事工作提供有力的信息支持。本文就主要针对大数据时代下学校人事档案信息化管理工作开展的重要性及优化创新路径进行分析和研究。

一、大数据时代学校人事档案信息化管理的重要性

（一）提升人事档案管理效率

在传统的人事档案管理工作中，大多是采取纸质档案管理的形式，有着较为复杂的档案管理流程，对人事档案的调取和查阅造成诸多的不便，使得人事档案管理的灵活性较差。而通过人事档案管理的信息化建设，借助于计算机等设备搭建人事档案管理信息化平台，不断实现纸质档案向电子档案的转化，将各类人事信息和资料以数字化的形式存储于计算机中，能够更为方便、及时和高效地进行人事档案信息的更新和补充，同时通过关键词或目录检索还能更加精准地进行档案信息资料的调取和查阅，从而极大地提升学校人事档案管理的效率和水平。

（二）降低学校人事档案管理成本

学校在以往的人事档案管理工作中一般都会建立专门的档案室对纸质档案进行保管和存放，为了避免纸质档案被损坏，还要配备一系列的防尘和除湿设备，并安排专门的管理人员进行档案室管理，即便是采取了严格的保管措施，一些纸质档案仍会随着时间的流逝出现发霉和损毁等问题，进而影响人事档案管理的质量和效率。通过推进人事档案管理的信息化建设，能够实现人事档案信息和资料的无纸化操作，只需将信息资料录入到计算机设备中做好安全备份，就能够实现永久的保存，从而极大地节省了人力、物力和财力，降低了管理成本，也缓解了学校教育经费紧张的问题。

（三）保障人事档案信息资料安全

人事档案中记载着学校教职人员的真实履历和工作经历，这是学校进行人事调动、岗位调整、评优选优和晋升职称的重要依据。但在传统的人事档案管理工作中，人为参与人事档案信息调整的可能性较大，并且人事档案还有可能丢失和损坏，进而影响人事档案的真实性和完整性。而通过人事档案的信息化管理，可以在统一的人事档案管理信息平台中运用大数据加密技术保证人事档案信息资料的安全，防止人为篡改的可能，并且还能直接实现云存储，保证人事档案信息资料永不丢失，从而极大地提升了人事档案管理的安全性和可靠性。

二、大数据时代学校人事档案信息化管理工作的创新思路

（一）健全和完善人事档案信息化管理制度体系

大数据时代学校要做好人事档案信息化管理工作，就要健全和完善相应的制度体系，以制度为保障深入推进人事档案信息化管理各项工作的有序开展。首先，要结合当前人事档案管理部门的人员构成情况建立和完善人事档案信息化管理的岗位责任制。学校要将人事档案信息管理与传统的办公室业务、教务管理分离开来，设置专门的人事档案信息化管理岗位，细化职责分工，明确信息化管理的内容和分工，以严格的岗位责任制提升人事档案信息化管理的专业性、有效性。其次是要根据《中华人民共和国档案法》的相关规定制定人事档案信息化管理的规章细则，从信息资料的采集、分类、归档、查阅、内容补充以及人事档案交接等方面入手，实行严格的流程管理，进一步规范人事档案管理人员的工作行为，提升人事档案信息化管理的科学性[2]。最后是要制定相应的人事档案信息化管理考核与评价机制，将人事档案信息化建设质量和水平纳入到考核评价标准当中，切实提升人事档案信息化管理的效能。

（二）搭建人事档案信息化管理系统

大数据时代下，学校要借助于先进的信息技术为人事档案管理提供必要的平台和技术支撑，实现人事档案管理方式方法的创新。第一，学校要投入专项资金，完善人事档案信息化管理的各类基础设施建设，配置必要的软硬件设备，包括统一的人事档案信息化管理平台、人事档案信息管理中心以及各类计算机、扫描仪等。借助于人事档案信息化管理平台深化学校各部门、各年级组之间的沟通和联系，直接实现对人事档案信息资料的上传，人事档案管理人员需要对这些资料进行筛选和验证，就可以更加及时有效地对人事档案信息进行更新和补充。同时通过建立人事档案信息管理中心，搭建相应的人事档案信息数据库，为教职工提供跨单位、跨地区的档案管理服务，为学校的人事调动和人才资源共享奠定重要基础。而计算机以及扫描仪等设备的配置能够实现纸质档案逐步向电子档案的转化，从根本上改变传统的人工资料收集和整理的方式方法，实现人事档案管理质量和效率的同步提升。第二，学校在利用人事档案信息化管理平台进行电子档案管理的过程中要格外重视电子档案的安全性，面对复杂的网络环境，在信息化档案管理系统中，要引进相应的数字水印技术和数字加密技术，设置安全访问权限，对非法操作进行拦截，切实提高学校人事档案信息化管理的专业化和规范化水平。

（三）提升人事档案管理人员的专业能力和服务意识

大数据时代下学校要做好人事档案信息化管理工作，还必须要提升人事档案管理人员的专业能力和服务意识。首先，学校要加强对人事档案管理人员的培训，使其既具备档案管理的专业知识，又具备计算机应用能力、信息处理能力和沟通协调能力，更好地适应信息化建设的需求。其次，应要求人事档案管理工作人员要具备主动服务的意识，借助于人事档案信息化管理平台来编制人事档案检索和查询目录，为教职人员提供更为便利的档案查询服务。同时档案管理人员还可以就人事档案信息采集和整理工作中存在的问题进行汇总整理，比如教职工在进行个人履历或荣誉获得情况填写的过程中存在的不标准、不规范的问题，人事档案管理人员就可以主动提供填写模板，方便人事档案信息的补充和整理。再比如，学校要根据人事档案中的履历信息进行评优，档案管理人员也可以借助大数据筛选和提取技术，将履历信息进行罗列和对应，制作和生成履历快捷档案，方便信息的集中获取。通过上述的操作，能够有效提升人事档案信息化管理的服务质量，提升人事档案的利用价值。大数据时代下学校要做好人事档案信息化管理工作，就要从制度建设、系统完善和人才服务等多个角度入手，不断提升人事档案信息化管理的专业水平，实现技术和管理工作的融合，焕发学校人事档案管理的生机与活力。

参考文献：

[1]赵峥.大数据时代学校干部人事档案管理的信息化思考[J].文化创新比较研究,2019(01):62+65.

[2]杨贵硅.大数据时代学校干部人事档案管理的信息化思考[J].江苏科技信息,2015(25):25-27.

作者：于建 单位：朝阳市体育运动学校