医院人事档案信息化管理路径

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【摘要】本文研究信息技术与人员档案管理工作的结合，阐述了借助计算机进行人员信息管理的必要性及不足之处，并且给出了信息化档案管理的基本要求以及完善的途径。

【关键词】医院人事档案；信息化管理；必要性；具体措施；思考

一、促进档案管理信息化的必要性

（一）为选聘人员提供信息参考。以往的传统档案管理主要是通过纸质材料进行收集与记录，这样不仅会浪费大量的人力物力，同时档案还容易出现丢失、损坏等现象。借助计算机技术对医院人员档案进行存储与梳理，这种无纸化管理能够大大方便档案信息整理工作，解决了过去档案管理方法的弊端。当医院需要招收人才时，借助互联网计算机技术，可以方便快捷地获取想要了解的人才资料，有利于尽快熟悉求职人员的基本情况，从而能够根据学历、工作经历、所获奖项等等因素快速进行判断与选择。人员信息不仅可以用于人员的选聘，还可以用于对内部人员的专业情况进行分析，以便更好地根据这些情况对人员进行培训与教育。（二）增强信息管理的有效性。在以往的信息管理过程中，由于档案信息数量大、内容繁杂，包括各种医生和护士的从业执照，以及学历、证书、获奖情况等，这就导致档案信息管理的工作量非常大，经常出现档案信息损坏与丢失的情况。相关政府部门会定期审核这些资料信息，以保证其真实可靠性。以往的纸质档案与材料移送会导致巨大的不便。计算机技术的引入为传统信息整理工作提供了极大的帮助，使人员的信息管理高效、快捷，能够随时调出所需资料进行查看，借助计算机技术，实现了医院信息管理的现代化。（三）保障人员信息的真实性。以往的医院信息管理都是依靠传统的纸质材料，但是这种方式难以适应现代化高效化的工作要求，正逐步得到改变与更新。运用计算机进行档案存储最大的优点就在于容量大，一个小小的硬盘就可以容纳庞大的数据信息，然而纸质的材料所占空间较大，同时对于存放的空间湿度、温度等环境要求较高，容易老化损坏。人员信息是一个动态变化的过程，经常需要进行补充与调整，纸质材料更改步骤繁琐，且人工填写容易出现错误，不能避免由于利益驱使偷改材料的情况。

二、目前医院人员信息管理的弊端

（一）管理手段过于陈旧。随着经济与科技的快速发展，医院越来越重视自身的各种硬件仪器设施以及医疗水平的提高，从而大大提高了整体医疗水平。许多医院在更新医疗设备时没有重视医院信息管理手段的提升，导致医院的信息管理部门仍然处于一种工作效率低下的情况。甚至有的医院信息管理部门电脑非常老旧，无法继续正常使用，卡顿程度严重，难以承担最基本的信息处理工作。（二）信息管理体系不规范。现如今许多医院的信息管理体系不规范，没有明确的要求与标准，导致医院信息管理部门员工工作时主观性非常强，缺乏必要的规范性。而且由于缺乏制度的规范，一些工作人员消极怠工，工作懒散，缺乏责任心，这个时候非常需要一个严格且强有力的制度对这种现象进行管理。只有制定了完备的信息管理体系，才能够让工作人员的活动有规可循，有制度的约束，能在一定程度上提升员工工作的主动性。（三）信息管理人员专业素质不强。影响信息管理工作的一个重要因素在于医院信息管理人员的专业素质，目前医院相关从业人员的普遍专业素质不强，有的信息管理工作者并没有学习过相关的专业知识，有的则年纪较大。这就导致这些信息管理者对于计算机技术的运用能力不佳，对于计算机技术的学习能力较差，所以短时间内难以熟练掌握各种信息的录入与查询技巧，这些都不利于信息管理工作效率的提升。（四）档案实际利用率低。人事档案信息关系到一个人的核心信息，具有隐秘性，不能轻易被他人获取与查看。所以通常个人档案都采取一种严格的封闭式存放方式，这能够大大提升个人信息的安全性与隐私性，但是从另一种角度来看，这种隐秘性某种程度上阻碍了档案信息的管理。同时，个人信息档案含有大量的信息，从一个人出生至今各个方面的重要信息都会纳入档案的记录范围内，通过档案信息的调取，能获得个人的基本情况，但是难以真正了解员工的性格、素质等方面的因素。目前医院档案信息管理工作存在着一定的僵化，内容千篇一律，不能真正体现个人的情况，也不能将其作为参考标准，实用性较差。总的来说，现在的重要问题就是如何平衡档案信息的隐私性与档案信息的信息化发展之间的关系。在保证档案信息的安全与隐私的条件下，能够将信息录入计算机中，并且能够根据需要随时提取。

三、借助计算机管理档案信息的要求

（一）保护隐私。医院的档案信息管理工作最重要的是确保信息的安全性与私密性，能够防止档案信息被无关人员盗用，保护员工的个人信息安全。利用计算机技术进行档案的存储与管理，必须要加强计算机系统的安全性，加强网络安全防火墙，避免不良病毒的入侵，防止信息被他人获取。同时，医院必须要对档案信息的建设工作加以重视，增强资金以及人力物力的投入，建立现代化、信息化的数据管理系统。从而能够从长远角度提高医院档案信息管理工作的效率，使档案信息能够真正发挥其作用。（二）严格管理。医院的信息档案管理必须要有一个严格的标准，在信息的处理归类、信息的录入以及信息的共享等方面要有具体的要求。只有这样，才能避免信息档案管理过程中的主观随意性，更好地确保数据信息的真实可靠。要着眼于医院信息档案信息化管理系统的长远发展来设计与规划，以便于使信息化管理跟上时展的步伐，确保能够长期发挥作用，大大提升信息管理工作的效率。

四、计算机技术与信息档案结合的优化路径

（一）完善档案信息管理体系。完善医院的档案信息管理体系是进行现代化信息管理的前提条件。只有在制定完备的信息管理工作规范的基础上，才能更好地对各种主观随意的工作作风进行纠正。在了解目前人事档案管理工作的基础上建立有效的管理体系，然后再明确各个工作环节及步骤，把工作具体划分到各个人员身上，建立失职追责制度，从外部对工作人员的行为进行约束。同时，为了保障档案信息的安全性与保密性，必须要对每次档案信息的调取与查看进行记录，并且要具体记录查看的范围与时间，从而保证档案处于严格的管理与监控之下，严格保障医院人员的信息安全。（二）定期完善信息管理的相关设施。要想促进医院档案信息管理的现代化与信息化，必须要有一定的硬件设备作为条件与基础，所以必须要有计算机以及信息管理的软件与系统。要定期排查计算机设备的有效性，对问题设备进行更换与维修，对于软件系统要及时加以更新，从而保障信息管理工作的高效进行。并且，可以安排信息管理工作人员去信息管理好的医院学习，借鉴其优秀的管理模式与管理制度。（三）建立信息管理人员的教育与培训制度。当前许多医院的档案信息管理工作者并非专业人员，所以档案管理工作能力不佳，效率难以提升，所以要加强专业人才的聘用，选择具有熟练计算机技术以及信息管理经验的有关人才。建立人员的定期教育与培训制度，加强员工的专业知识储备，对员工进行专业能力的培训，对员工进行思想道德方面的教育，使其具有较高的责任感，提高工作的积极性。同时，必须要通过一定的奖惩制度对员工的工作水平进行考量，鼓励上进员工，惩罚消极、怠工的人员。（四）提升档案信息管理的保密性。要想保障档案信息化管理过程中的安全性，必须要对计算机系统的安全性进行加强，确保计算机的安全性，不受其他电脑病毒的入侵，从而保障数据存储以及录入过程中的保密性。并且要提高档案信息工作人员的意识，让其认识到档案信息的重要性及其泄漏的严重后果，从而增强工作的责任感与使命感，自觉在工作过程中保护信息的安全。同时，档案管理人员在具备熟练的计算机使用技术的基础上，定期对计算机的安全性进行检查，及时察觉风险并进行完善。（五）坚持档案信息管理的及时性。由于每个人都是不断变化发展着的，所以档案信息需要不断进行更新、补充、完善。具体需要进行三个方面的工作：首先，加强档案信息管理系统的建设。根据需要可以引进国内外先进的档案信息处理技术，对过去的档案信息进行大规模的录入与更新，工作完成之后，可以通过互联网便捷地对这些档案进行管理。其次，要及时对人事档案进行更新与补充。由于医院的人事档案需要记录每个人的工资情况、职位变动情况、奖惩情况以及职称情况，这些内容总是处于不断变化之中，所以要定期对数据信息进行完善与更新，保证档案信息的时效性与准确性。再次，要重视人才的培养与教育。加强人才的教育与培训，提升信息管理人员的计算机使用能力，及时对新进人员以及调走的人员档案进行处理。

五、结语

总的来说，医院的信息管理部门必须要深入了解医院信息管理工作的情况，再结合有关医院信息化管理的成功案例，对自身的信息管理工作进行创新与提升。此外，还应该注重信息管理员工的教育与培训，提升其专业能力，制定完善的信息管理制度，使医院的信息管理工作符合规范，全面提高医院的现代化信息档案管理能力。

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作者：谢瑶 单位：四川大学华西医院