事业单位档案信息化管理策略研究

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【摘要】“互联网+档案管理”为事业单位档案的信息化管理构建了一种全新模式，其在档案信息网络化存储的基础上，提升了档案管理效率。本文在阐述事业单位档案信息化建设价值的基础上，就事业单位档案信息化管理问题展开分析，同时指出“互联网+”环境下，事业单位档案信息化管理的具体策略。期望能进一步提升档案信息管理质量，继而促进事业单位的信息化发展。

【关键词】“互联网+”；档案管理；事业单位

事业单位在我国公共事业管理和服务中起着举足轻重的作用，档案管理是事业单位发展管理的重要组成，为各项公共事务的开展和服务奠定了有效基础。信息化时代，依托互联网技术进行档案管理已经成为事业单位档案管理的内在要求。自党的十八大以来，我国相继颁布了《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》《档案信息系统运行维护规范》等诸多文件，这为各单位档案的信息化管理指明了方向。然而从当前管理现状来看，事业单位在“互联网+档案管理”应用方面存在一定问题，需进行管理方法的进一步优化。

一、事业单位档案信息化建设的价值

新经济形态下，事业单位在公共服务和管理方面的作用逐渐凸显，在公共服务与管理中，事业单位内部形成了较多的档案资料，这些资料形式较为复杂。信息化时代，通过互联网技术进行档案管理已经成为事业单位档案管理的一种全新趋势。从管理过程来看，事业单位档案信息化建设具有以下价值：其一，档案信息化管理通过计算机系统进行信息管理，其在档案管理中构建了“互联网+档案管理”的信息管理机制，这在一定程度上实现了人力、物力的有效节约，并且整个管理过程具有效率高、错误率低的特点。其二，档案信息化管理体系的建设使得事业单位档案自动化、网络化管理的趋势加强，这为档案管理和查阅提供了便利，满足了事业单位的管理与发展需要。其三，相比于传统档案管理模式，借助“互联网+”进行档案信息管理，让企业档案管理人员从繁重的手工劳动中解脱出来，职能部门工作效率得到显著提升；并且，档案信息的高精度、高效率管理为事业单位整体职能发挥创造了有利条件，有助于事业单位在社会管理和服务中的价值体现。

二、事业单位档案信息化建设问题

（一）对档案信息化管理缺乏认知。信息化管理是事业单位进行档案管理的一种全新途径，其在现代互联网等信息技术的支撑下，实现了传统纸质档案管理模式的全面创新。现阶段，仍有较多事业单位未能认识到档案信息化管理的优越性，在社会服务管理中，其对于档案信息化建设重视程度不够，这使得事业单位用于档案信息化管理系统的支出有限，企业档案信息化系统基础建设较为滞后。另外，档案信息化管理需要建立一套全新的档案管理系统，该系统需要全面的管理制度作为保证。然而，当前事业单位未能设置与之匹配的管理制度，致使档案信息化管理漏洞较多，管理效果有限。（二）档案信息化管理基础较薄弱。管理基础较薄弱是我国事业单位档案信息化管理的关键问题。其主要表现在以下层面：其一，相比于发达国家，我国进入信息化时代后，在事业单位内部，用于档案信息化管理的基础设施较为滞后，而事业单位用户计算机、网络等基础载体建设中的投入有限，制约了档案信息化建设的大范围推广。其二，在“互联网+档案管理”模式建构中，对于档案信息管理软件系统的建设相对不足，事业单位档案信息管理软件系统建设未能充分考虑本企业发展实际，这使得基于当前软件系统实施的档案信息管理功能不全，难以满足事业单位服务及管理需要。其三，事业单位档案信息化管理人才较为匮乏，管理人员缺乏必要的信息化管理理念和技能，影响了实际管理质量。（三）声像档案收集困难，资料缺乏。档案信息化管理系统应用的主要优势表现在其能以声像形式进行档案信息的传达。现阶段，声像资料已经成为信息化档案不可或缺的组成部分；相比于传统的文本档案，声像资料档案直观、清晰地显示档案信息，在各类纠纷问题解决中发挥着关键作用，这能有效提升事业单位社会服务及管理的效率。然而在档案信息管理中，声像资料的收集需要较为专业的设备，事业单位在档案信息化管理中的投入较少，这使得声像资料基本的收集设备不够完善，其在声像档案资料的获取方面难度较大，声像档案资料总体较少。另一方面，声像信息收集具有收集难度较高，收集过程缓慢的特征，这在一定程度上缩小了事业单位声像资料的整理范围，新时期，还需进行声像档案收集模式和方法的优化创新。（四）档案信息化管理安全问题突出。作为提升档案信息化系统建设质量的关键，档案信息的安全管理至关重要。对于事业单位而言，其在档案信息化建设中的安全问题主要包括如下几个方面：首先，“互联网+档案管理”是一种新兴的档案管理模式，其以互联网为载体，进行档案信息的数字存储，然而管理人员对于数字档案信息存储载体的温度、湿度、磁场环境认知较少，容易因环境因素导致存储载体损坏，影响档案管理的安全性。其次，档案信息化管理还受到网络环境的影响，即网络环境本身具有一定的开放性，事业单位在档案管理中，相关资料数据容易受网络病毒恶意攻击而受损。最后，在事业单位内部，数字档案信息在生成、归档、保存、利用过程中较为混乱，尤其是违规访问使得档案信息管理威胁增大，严重影响档案管理的安全性。

三、基于“互联网+”的档案信息化管理策略

（一）转变对档案信息化管理的认知。作为传统纸质档案管理的进一步延伸和创新，事业单位档案信息化管理具有无与伦比的优势，其能为事业单位的信息决策、管理规划和服务实施提供有效支撑。在实际管理中，事业单位档案管理人员首先应认识到档案信息化建设的必要性，然后借助于互联网技术，构建档案管理全新模式，并以此来优化自身服务和管理模式，提升事业单位工作效率和竞争能力。此外，为进一步提升档案信息化管理的效率和质量，还需建立一套符合本单位发展实际的档案信息管理制度，该制度既要考虑事业单位业务开展及服务管理需要，同时又要考虑档案管理特征，这样才能实现档案信息生成、归档、保存、利用过程的全面监管，不断提升档案管理质量。（二）夯实档案信息化管理基础条件。相比于纸质档案管理，事业单位档案信息化管理的专业性更强，其需要事业单位进行管理载体、管控人员的系统管理。就管理载体而言，应注重硬件管理和软件管理的全面优化。在硬件管理中，事业单位应加大计算机、网络交换机、打印设备等办公自动化设备的有效引入，并以此搭建档案信息化网络平台，为档案信息化管理创建有效基础。而在“互联网+档案管理”软件模式开发中，应对企业业务生产、管理服务的基本情况进行分析，然后在考虑档案管理需要的同时，综合运用大数据技术等全新科技，进行档案管理系统软件开发，从功能上满足事业单位档案信息化管理需要。电子档案管理具有特殊性，针对当前管理人员在档案信息化管理中专业素养不足的问题，应从宏观层面进行档案管理部门重构，不断优化信息档案管理组织，确保档案管理工作的有序开展。同时，应注重档案管理人员的培训，确保其具有较高的档案信息化管理认知和管理技能。此外，应建立完善的监管机制和绩效考核制度，从档案生成、归档、保存、利用过程对档案管理人员的职能发挥效果进行考核，不断提升档案信息管理人才工作的积极性、主动性，提升档案信息化管理质量。（三）加大声像档案收集及管理。声像档案资料在事业单位社会服务及管理中发挥着重要作用。照片、影片、唱片、录音带、录像带等都是声像档案的基本载体。针对这些不同载体的档案资料，在其收集、存储、管理应用中应注重以下要点：其一，相对于纸质载体档案而言，声像档案有着自身的特性，其能直观形象，活灵活现地展示信息，给人强烈的时空感和真实客观的感受。在声像档案收集中，应采用多种设备进行信息管理，同时还应注重信息重点的有效把控，实现档案本身内容的准确记录。其二，针对声像档案的管理应建设专用的库房和用具。譬如，在声像档案库房内部，应有适当的温度和湿度，同时配置防盗、防火、防晒、防虫、防尘等安全设备。其三，在声像档案应用中，应注重档案载体的有效保护，完成使用后，还应按照规定的顺序，对其进行复位，确保声像档案管理符合《档案信息系统运行维护规范》的基本要求。（四）注重档案信息的安全管理。档案信息安全管理是高质量应用的前提。首先，在实际管理中，应注重档案信息数据存储形式的管理。现阶段，基于虚拟现实技术进行档案数据备份、基于Hadoop进行海量档案数据存储是档案信息化存储管理的两种基本形式。在管理中，应注重其性状、体积、规格的系统把控，不断提升档案数据的实用价值。其次，为降低病毒及黑客的影响，应加强局域网建设，对于事业单位而言，应注重固定IP范围的有效限制。进而实现档案信息的有效保护。同时，防火墙技术在档案信息管理中发挥着重要作用，档案管理人员应注重防火墙技术的有效应用，继而通过入侵检测、信息加密来实现外部风险的有效预防。此外，还应注重档案信息的访问管理，在实际管理中，通过信息加密技术，实现系统角色的划分。该模式下，管理员、录入角色、查询角色是档案信息系统用户的几个基本分类，应就不同用户的权限进行限制，确保档案安全管理的有效性。

四、结论

档案管理信息化对于事业单位现代化管理和服务的发展具有重要作用。在实际管理中，事业单位档案管理人员只有充分认识到档案信息化管理的必要性，然后在分析档案信息管理问题的基础上，进行档案管理方式优化创新，这样才能实现“互联网+档案管理”模式的高效构建，进而推动事业单位档案管理工作的自动化、信息化、网络化发展。

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作者:胡丽丽 单位:安徽省经济信息中心