高等院校财务档案信息化管理分析

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摘要：高等院校财务档案是整个学校从建立之初一直到现在所有历史的积淀，是财务审计工作的关键之处，也是财务工作具有历史连续性的保证，更是一所高校财务工作能够正常运转的依据，同时高等院校财务档案是具有严格的法律效益，任何机构和个人不得以财务工作为借口为自己谋取私利。在高科技高速发展的社会生活中，信息化早已成为了人们不可缺少的一部分，从中我们可以看出，财务档案信息化是高等院校财务管理的必然趋势。其中如何利用现代化管理方式，加速档案管理向信息化迈进，发挥财务档案的作用，是本篇文章主要探讨的方向。

关键词：高等院校；财务档案；信息化

简单来说，高等财务档案是高校在日常管理中涉及会计核算的具有保存价值的档案文件，这是学校制定来年的财务预算的重要参考依据，它可以清楚的反应学校在所有时间段的支出与收入情况，这是高校维护自身正常的财务运转的重要法律依靠。近些年，国家越来越重视我国教育事业的发展，对教育事业的投资也是大大的增加，以便促进我国教育事业更好的发展，因此，高校财务工作也渐渐的不适应当今社会的需要。继续这种情况，多个高校都将财务管理工作由以前的单调的报销、记账、结算，转为预算、计划、控制、分析、决策为主体的现代性统筹管理整个财务运转系统。而应该怎样利用现代性的管理模式，加速档案信息尽快的进入学校财务管理，从而更好的发挥财务档案对财务管理的作用，是今天我们主要讨论的方向。

1提高管理水平、加快财务档案信息化建设的进程

（1）高等学校财务档案内容一般都会按照内容涉及的方面而被划分为多个不同的种类：其中包括，党员与群众、政治、教育管理、教师的科研、学校的产品生产与科技开发、学校教学基本建设、仪器设备、出书、对外交流、财会等多个种类。其中，财务档案是所有档案中极为重要的一部分，有其不可撼动的地位。同时高等院校的财务档案主要包括支付和收入凭证、进出账的账本、员工工资表、一系列财务报表、学生的校园一卡通情况、对估算以及最后的年终报告分析、向国家缴纳的税务申报表、财务会计类相关的文献资料等。里面大量的记录了学校从一开始的所有财务计划、对其的经营、财务的收支状况、以及对这些资金的管理情况等一系列的经济行为，财务档案是整个学校经济活动的历史见证，同时它也反映了学校整体的各方面的建设情况以及教学科研过程中涉及到的经济行为，不得不说它很好的为后人讲述了一个学校的历史。（2）高等院校财务档案信息化建设的主要内容。财务档案信息化简单来说便是把承载数据的载体，由原来的纸质档换为了现在人们办公常用的电子数据存档，当然不是说淘汰了纸质档，有些特别具有价值的数据信息，我们依然会采用纸质档的方式保存它们。在档案信息化的过程中，可以很好的利用财务相关的专业知识以及数字化新型技术，把纸质档作为一个媒介，对其档案上的信息进行数字化处理，以便达到存储相关的信息、输入输出信息、管理信息、统筹数据、利用数据、研究下一年的预算等全方面档案数字化。档案信息化之后不仅能够帮助学校财务档案管理人员提高工作的效率，减少人员的工作需求量，推进学校办公现代化，同时还能减少不必要的人员工资的支出，为学校节省了一部分开支。

2加快信息化建设进程、充分发挥财政档案作用的策略

（1）完好的软件和硬件设施。要想真正意义上的做好财务档案信息化建设，就必须要完善学校的软件与硬件设备。财务档案与一般档案不同，它具有独特性，因此对财务档案管理的软件与硬件也有了不一样的要求———保密设施。财务档案管理的保密性直接影响到档案信息化建设的最终价值高低，同时也会影响到一个学校是否能正常运转。其中硬件设施包括计算机主体设备、存储空间、数据交换技术、数据库管理软件、安全防范系统等等。档案信息化设施分为两种：网络平台和硬件平台。而软件建设则指系统软件和应用软件两个部分。其中系统软件是根据计算机本身所携带的逻辑功能来方便操作员管理和操作计算机系统中每个部分的不同数据资源的作用，它包括计算机监管程序、调整程序、多国语言切换翻译、数据库管理程序、存储与安全管理等方面。由此可以看出系统软件在信息化建设过程中占据着中心位置。在档案信息化基础设施中，优秀的操作人员会将硬件设施与软件设施相互利用，平衡它们之间的力量，这也是财务档案信息化建设向着高效率、快速发展的关键步骤。在存储财务档案的房间附近，应该装备全方位无死角的电子监控设备，以此来保证房间里设施预防火灾、防湿气、防虫咬、防尘埃、防强光的照射、防纸质档发霉等一系列自然破坏，当然也是为了防患人为的破坏，比如盗窃。希望这样能大大的提高财务档案存储的条件，为档案存储打造一个安全的环境。（2）完善制度条约，必须严格执行工作规定的流程。规章制度是每个工作的保护伞，也是每个工作得以开展的必要前提条件，在整个工作流程中，每个工作人员都必须以此为行为准则，把制度随时放在心中，严格的执行每个工作规定的流程。只有这样才能保证工作能够顺利有序的开展，从而提高工作效率与水平，达到最初预想的目的。档案信息化管理，也应该拥有属于自己独特的一套办公制度规章，财务部门人员和档案管理人员应该通力合作，必要时可以向别的相关部门人员求助，根据学校的实际情况，以分组建设、分层建设、分类建设的基本政策为工作指南，对政策的实施、人员行为的制约，从而制定出一套切实可行的科学档案管理制度，其中如《高等院校财政档案工作人员规定制度》、《高等院校财政档案保存奖惩制度》、《财政档案移交规定制度》、《财政档案销毁制度》、《财政档案管理保密制度》等等一系列的制度都可以进一步规范财政档案收纳信息、整理规划、按类桂档、保存、利用等多个方面，为档案信息化建设提供了一套有效的制度保障，为学校档案信息化建设打好了制度基础。在工作过程中，应该清晰的划分工作流程，使其符合真实的实际情况。应该严格的按照规定要求，把财务档案管理各个环节的时间、程序要求作为每个工人内心的行为准则，以此来保证工作的顺利进行，按照学校统一划分的分类标准，以及统一管理要求的制度，及时高效的整理、移交档案，做好数字化管理应用。（3）提高认识，加强领导作用。高等院校的领导人是整个学校能正常运转的核心，同样也是档案管理信息化建设的核心，因此高等院校的领导人应该极为重视学校档案信息化建设工程，并将此工程纳入学校当年规划中去，建设并完善财务档案管理系统，然后根据自己学校的实际情况对其进行资金投入以及雇佣专业人才，为信息化管理提供一个高素质的专业团队，同时还应该向全校师生宣扬信息化管理的好处，使全体师生都支持信息化管理并积极投入到信息化管理建设的工程中。（4）做好安全防范工作。在高等院校财务档案管理信息化建设的过程中，学校全体师生必须全部都要树立安全防范意识，校长更应该加强信息安全保密工作，这是保证财务档案信息化建设的重要环节。在网络运行中，专业人员要使用自己的专业知识积极防范各种计算机病毒、网络黑客的入侵和干扰，有效的保护学校数据安全。

3结束语

在数据共享的今天，财务档案信息化建设早已成为高等院校管理的一种有效措施。在这种趋势之下，高等院校财务管理部门应该紧跟社会变迁的步伐，积极引入新技术，雇佣专业人员，以此来提高学校信息管理水平，使财务档案能够最大程度的发挥其自身的作用，更好的为学校服务，增强学校发展的势头。

参考文献

[1]侯贤祥.新形式下我国高校财务档案信息化建设的思考[J].会计之友，2011（7）.

[2]皋霜枫.高校财务会计档案管理探析[J].当代经济，2011（4）.

[3]陈娟娟.提升高校财务档案管理效率的策略分析[J].办公室业务，2015（7）.

作者:黄萍单位:湖南工学院