人社档案信息化管理现状及策略

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摘要：探索新的时代背景下人社档案信息化管理及其优化策略，对进一步完善人社档案信息化管理具有积极的现实意义。本文在分析了人社档案信息化管理重要性、现状及信息化管理原则的基础上，提出了人社档案信息化管理优化对策，对进一步提升人社档案信息化管理具有积极的现实指导意义。

关键词：人社档案；信息化管理；优化

人力资源与社会保障档案（简称“人社档案”）作为社会民生档案的重要组成部分，涵盖了医疗、社保、工伤、生育、就业、人才、仲裁等领域的重要民生基本信息。做好人社档案管理是“记录一生、管理一生、跟踪一生、服务一生”的重大民心工程、惠民工程。由于人社档案涉及的部门众多、业务范围广泛、专业性强，与人民群众切实利益又密切相关，因此，做好人社档案管理工作对服务和保障民生、维护社会和谐稳定发挥着重要作用。信息化时代，计算机、大数据、云计算等技术的发展及其在人社档案管理领域的应用，极大地提升了人社档案管理的信息化水平，提高了人社档案管理效率。探索新的时代背景下人社档案信息化管理及其优化策略，对进一步完善人社档案信息化管理具有积极的现实意义。

1人社档案信息化管理的重要性

1.1提高人社档案管理效率。档案管理效率的提升意味着以更少的人力、物力和时间投入，完成更高质量和更多数量的档案管理工作。推进人社档案信息化管理能够显著提高人社档案管理效率。一方面，使人社档案实体管理更加简化、更加自动化。开发专门的人社档案管理系统，能够有效简化立卷和实体档案分类，实现人社业务档案归档、鉴定、统计的自动化，减少人工劳动时间。信息技术的应用，使得人社档案查询和利用实现了数字化，代替了档案原件的利用，有效减少了人社档案原件的侵扰和损害，延长了人社档案的使用寿命。1.2提升人社档案服务水平。档案服务水平和服务能力的提升，意味着以更为恰当、合适的方式将最丰富的人社档案信息推荐给用户，以满足不断增长的人社档案信息需求。将信息技术应用到人社档案管理中，满足了公众的多元化利用需求，解决了传统档案查询利用的单一性，实现了目录数据一次输入、多次输出，可根据自身需要检索其所需人社档案信息，也打破了档案查询利用的时间和空间限制。此外，信息化技术的应用也显著提升了人社档案管理效率，尤其是人社档案查询和利用的效率。例如，改革开放后保存的上万份人社档案，通过数字化后，全部录入到专门的计算机信息管理系统中，通过输入关键词即可实现精准查询，直接打印即可，显著提高了档案查询利用的效率。1.3优化政府部门科学决策。人社档案管理中包括了人才、就业以及生育、社保等诸多领域，以人才档案管理为例，目前，市场配置机制下的人力资源市场化管理深刻地改变了就业和择业模式，加速了人才资源的流动。通过人社档案信息化管理，使得政府相关部门及时掌握本地区、各部门的人才资源数量、年龄和学历结构，以及人才资源的流动情况等，从而为政府相关部门加强人力资源配置和宏观管理提供了第一手数据资料，增强了政府部门决策的科学性。又如，通过人社档案信息化查询，科学制定就业及工资收入分配、人才队伍建设的具体政策措施，引导好下岗工人再就业，调节劳动力间的和谐关系等，都具有积极的现实意义。

2人社档案信息化管理的现状分析

2.1信息化管理制度不够完善。近年来，档案信息化及人社档案管理相继出台了《社会保险业务档案管理规定（试行）》《电子档案移交与接收办法》《电子公文归档管理暂行办法》等，但严格意义上的、符合人社档案信息化管理标准和要求的档案制度较少，人社档案信息化管理在人社档案信息收集、传输、处理、索引、查阅和管理利用等基本流程方面缺少统一的制度保障。2.2信息化管理素质不够专业。人社部门业务量大，从事人社档案管理人员较少，掌握档案理论知识又熟悉计算机信息技术应用的复合型人才更是凤毛麟角。后期的人社档案业务及信息技术的培训较少，从事人社档案管理工作人员的信息化业务素养不高，专业性不强。2.3信息化管理意识有待提升。人社档案信息化管理不仅关系档案自身的安全，也事关群众的切实利益，信息技术背景下的档案安全和保密面临着新形势、新情况，病毒、黑客对信息的窃取，以及信兰台纵横息硬件和软件的安全稳定性等都需要给予高度重视。但从现实情况来看，由于缺乏过硬的专业技能，受传统档案管理的思维模式影响，对人社档案信息安全和安全防护意识还有待进一步提升。

3人社档案信息化管理的基本原则

人社档案信息化管理是一项复杂的、庞大的系统性工程，要提升人社档案信息化管理，应本着人社档案信息资源共享，建立各部门、系统间的信息档案资源互联共享。具体来说，实现人社档案信息化管理应坚持如下原则：3.1标准化、规范化。人社档案信息化建设和管理，应采用现代信息标准，严格遵守就业部门、劳动部门，以及其他人社相关行业和领域的标准和规范，建立成熟、可靠的先进技术，合理设计人社档案信息化管理业务流程，以及人社档案信息化管理的数据指标体系，将人力资源与社会保障部、国家档案局等颁布的数据、技术标准应用于指导社保档案信息化管理工作中。3.2先进性、成熟性。人社档案信息化管理的最终目的是满足社保业务工作的高效开展，要确保信息管理系统的先进性、成熟性和稳定性，以及一定的可扩展性，即社保档案信息化管理既要满足当前业务发展需要，又能紧扣社保业务和技术发展方向，有着长期的现实应用价值，符合社保业务工作的发展趋势。3.3全面性、专业性。人社档案涉及的范围广，又具有明显的人社领域档案的专业特性。因此，人社档案信息化管理应本着完整、全面的原则，覆盖人社档案管理各个业务，确保信息化管理全覆盖。此外，还要紧密结合人社业务档案管理特点，保障人社档案管理的专业化业务发展需求。3.4安全性、保密性。人社档案信息化管理面临着较传统纸质档案管理不曾遇到的新的安全问题。黑客攻击、系统的稳定性、数字信息的易篡改等，都要求人社档案信息化管理应坚持安全、保密原则，把安全性、保密性放在信息化管理的全过程，严格信息访问身份验证和操作权限设置，利用信息系统中的日志系统、双备份以及系统的可恢复性等措施，确保人社档案信息化管理的安全、稳定。

4人社档案信息化管理的对策建议

4.1优化信息化管理制度、业务流程。从顶层做好人社档案信息化制度设计和制定，人社部、国家档案局应根据人社档案业务管理特点，制定出台人社档案信息化管理制度性规范和具体的信息化管理要求，包括人社档案数据规范、档案信息采集、归档、管理、利用和保密等标准，要保障人社档案各环节管理的规范化、标准化，开发专门的人社档案管理信息技术应用系统，包括社保系统、就业系统和资源库系统，系统中包括档案托管、档案日常管理、统计报表等档案管理，也包括退休申请、初审、终审、证明及统计报表等退休档案管理等，按照人社业务流程确保信息化管理的规范、科学。4.2优化信息化管理人才、专业结构。高度重视人才资源在人社档案信息化管理中的重要作用，不断优化人社档案从业人员的专业化、信息化知识结构。为此，一方面，要加大人才引进力度，提高人才引进标准，积极构建专业化的人社档案管理队伍，招聘具有档案专业知识，掌握一定的信息技能复合型人才；另一方面，要加强现有从业人员的信息化业务知识培训，加强与先进地区的交流和学习，通过人社业务知识、信息技术以及档案专业知识的培训，优化人社档案从业人员的知识结构，提升信息素养，为人社档案业务工作提供强有力的人才支持和保障。4.3优化信息化管理安全、保密机制。安全系数是判定信息化管理水平和质量的重要因素。人社档案的保密性要求高、涉密档案数量多，对信息安全有着更高要求。因此，应重点从硬件、软件和网络三个方面全面优化人社档案信息安全和保密。首先，积极购买正版应用软件，按照“九防”标准和要求为人社档案信息化管理营造安全的外部环境，加强信息安全技术的应用，设置访问权限、身份验证、物理隔离，加强安全保密知识培训，提升档案人员的安全保密意识，引入“密钥”“数字证书”等，切实做好人防、技防和物防，不断优化人社档案信息化管理的安全环境。

参考文献：

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作者:李雪茹 单位:文水县人力资源和社会保障局