房产档案信息化管理问题及对策

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摘要：新形势下，房产档案信息化管理是适应信息时展的现实需要。本文在分析了房产档案及其信息化管理、房产档案信息化特点及面临的问题的基础上，有针对性地提出了解决对策，进一步提升了房产档案信息化管理水平，可以为经济社会发展提供优质、高效的房产档案信息支持和服务。

关键词：房产档案；信息化；对策；新形势

近年来，随着房地产市场的快速发展，以及信息技术在国民经济与社会发展中发挥着越来越重要的作用，房产档案基础业务工作逐渐朝着信息化、现代化方向发展。因此，积极探讨新形势下房产档案信息化及特点，解决房产档案信息化管理过程中存在的问题，对提升房产档案管理的信息化、规范化水平具有积极的现实意义。

1房产档案及信息化

房产档案是指在房地产开发及管理过程中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等文件资料，是房地产物权登记的原始凭证，也是对房屋产权、房屋自然状况的详细记载的资料总称。近年来，随着我国房地产市场的快速发展，房地产档案的查询、利用数量与日俱增。房产档案在城市拆迁、房屋产权登记、房屋交易以及房产纠纷中发挥着重要作用，也是经济社会发展的重要组成部分。房产档案管理信息化是指计算机、数据库及多媒体存储等现代信息技术在房产档案管理中的应用，将房产档案信息资料转化成数字化电子信息档案，并利用计算机、数据库及多媒体存储技术对房产电子信息档案进行管理。与传统的房产档案管理相比，信息化管理使房产档案管理由纸质等实体档案向房产信息资源转变，房产档案管理的效率更高。可见，新形势下，房产档案信息化管理是适应信息时展的现实需要。

2新形势下房产档案信息化的特点

房产档案涉及当事人的切实利益，也是房地产物权变化全过程的真实记录，可以将信息技术应用于房产档案管理，使其呈现出较为显著的行业特点：2.1专业性、数字化。所谓专业性，即房产档案围绕的是“房产”活动过程中所产生的真实历史记录，是由房产所在地的房产管理部门负责登记，登记的房产档案信息内容是具有严肃性、专业性，也是后期房产登记、交易等产权变更的重要依据。所谓数字化，即现代信息技术在房产档案管理中的应用，使得房产档案已由原始凭证实体入库保存，实体与服务分离，逐渐朝着通过计算机信息技术的应用，将房产档案信息录入至数据库中，建立庞大的房产档案信息管理系统，实现集房产档案图、文、像等为一体的房产档案数字化管理，提升了房产档案服务的效率和质量。2.2动态性、网络化。所谓动态性，是指房产档案信息是不断变化着的，这与房产交易的频繁性密切相关。房产档案形成后，房屋权属会随着房产的买卖、赠予、继承等发生法律效力的变化，其所记载着的档案信息也会呈现出变更、转移等动态性变化的特点。所谓网络化，是指房产档案借助计算机网络技术，使房产档案资料的收集、整理、移交、归档和查询利用均可以在网络环境下完成，减少对房产纸质档案原件的侵扰，不仅提升了房产档案管理的效率，而且对房产档案原件起到了很好的保护作用。2.3图档性、智能化。所谓图档性，即房产档案管理的对象主要是以簿、图、档为主要内容的产籍管理为主，产籍档案利用现代信息技术及管理软件的应用，如档案管理APP软件的应用，将图档与智能化应用相结合，实现房产档案信息资料的智能化检索，也使得房屋自然状况、产权变更情况更为全面、直观地呈现，便于房产档案的管理。

3新形势下房产档案信息化管理存在的问题

3.1房产档案管理先进理念缺失。理念是行为的先导，房产档案管理人员是房产档案信息化管理的执行者。从现实情况来看，普遍存在对房产档案信息化管理的重要性认识不足，将计算机管理单纯地等同于信息化管理的情况。思想认识的偏差或错误会直接影响到房产档案信息化管理的进程。计算机信息技术的发展和应用日新月异，广大房产档案管理者若仍然囿于传统的档案管理理念中，不能与时俱进，及时将最新的计算机信息技术、大数据云计算等现代信息技术应用于房产档案管理中，故步自封，最终将会与时展相远离。3.2房产档案管理综合素质不高。房产档案信息化管理对档案从业者的综合素质提出了更高的要求：不仅要熟练掌握专业档案知识、房产业务知识，还需要掌握一定的计算机信息技术。可见，房产档案管理者的综合素质，尤其是专业素质和信息素养会直接影响到房产档案信息化管理的整体水平。从现实情况来看，房产档案管理岗位普遍存在专业人员力量不足，从事房产档案工作人员的知识较为单一，即多为建筑专业或档案专业人员，后期缺少及时的学习，计算机、档案业务以及房产业务知识的掌握不够全面，难以适应新时期房产档案信息化管理的现实需要。这不仅制约了房产档案工作的现代化进程，也影响了房产档案在经济社会发展中作用的发挥。3.3房产档案管理信息技术滞后。房产档案信息化管理不仅需要专门的库房、档案室等场地，还需要计算机、物联网、互联网以及房产档案数据库等。信息技术是支持房产档案信息化管理的重要手段，但从目前房产档案管理的现状来看，普遍还是按照传统的“接收移交档案、编目立卷、存入出库、调卷查阅”的流程。计算机信息技术的应用成为其一大短板，现代信息技术与房产档案管理的联系不紧密，且信息技术的应用和渗透多停留于数字及档案管理方面，对房产档案中的信息数据分析、编研的力度不够，缺少运用现代信息技术进行房产档案编研工作的主动性、积极性。房产档案在房地产业发展中的指导性不强，依然存在服务的滞后性、被动性。

4新形势下房产档案信息化管理的对策

4.1高度重视信息化管理工作。房产档案信息化管理要适应新时期信息技术发展的时代潮流，房产档案管理部门及领导人员在思想上要高度重视信息化管理工作，既要加大信息化管理的经费投入，为信息化管理添置必备的技术、设备，又要把信息化管理纳入整个房产档案管理考核的一项重要内容，以推进信息化进程。此外，要根据房产档案业务工作现状，实时增添档案从业人员，积极引入新鲜“血液”，不断完善房产档案信息化管理的年龄结构、知识结构。4.2增强信息化管理综合素能。广大房产档案从业者要注重自身业务素质的提升，既要熟练掌握档案专业、房产业务以及一定的信息应用技能，又要加强信息技术、设备的应用技能，增强自身的信息素养。为此，房产档案管理部门一方面要加大对现有从业人员新技术、新设备、新方法的应用培训力度，使档案工作者及时适应和掌握现代信息技术，提高自身综合业务素质；另一方面，要根据档案管理部门的实际，实时遴选一定数量的懂计算机的档案综合性人才充实到档案管理一线，提高房产档案管理的信息化水平。此外，广大房产档案从业者要主动加强学习，不断完善自身的知识结构，熟练掌握国家税收、建筑工艺、房产政策等专业知识，结合信息技术的应用，不断提高综合素能。4.3完善信息化管理技术体系。技术系统是房产档案信息化管理的支撑和助推器。具体来说，就是要积极构建房产档案信息归集、检索、咨询、数据分析和安全管理系统。一方面，积极构建房产档案信息归集系统。加快房产档案数字化建设，将馆藏房产档案资料进行数字化处理，利用计算机信息技术实现房产档案信息的检索、分类、组合，建立房产档案资料数据库。例如，利用GIS技术，实现“以图管房”“以图管档”的效果。另一方面，要积极构建房产档案信息检索系统，将房屋地址、面积、交易时间以及产权人等重要信息设置为检索条件，建立起多功能、多角度的便捷检索系统，为后期的查询利用等提供便利。此外，要建立数据分析系统。及时将归集的房产档案信息进行分析、整理和利用，为政府房产政策的制定提供参考。4.4加强房产档案信息安全。房产档案信息化管理也面临着许多非传统的安全威胁，如黑客攻击、网络数据丢失、存储硬盘损坏等。应高度重视房产档案信息安全，要积极采用人防、物防和技防等，切实提升房产档案信息化的抗风险能力。一方面，广大档案工作者要提升安全防护意识，在房产档案信息化数据信息的归集、传输、利用等各个环节都应严格遵守安全保护制度要求。另一方面，要把信息保护的安全责任细分至各个岗位及个人，养成良好的职业道德。

参考文献：

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作者:韦楚钰 单位:柳州市不动产档案管理中心