档案信息化建设绩效评价探讨

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摘要:在当前的社会环境中，各行各业的发展，都离不开信息技术的渗透，尤其是在档案管理工作中，利用信息技术的内容，不仅仅可以节省一些资源的投入，同时也可以有效提升档案的利用率，所以，为了帮助大家对档案信息化的建设工作展开进一步的理解，这里就档案信息化建设的绩效评价内容展开探究，希望能够为相关人员，起到一些积极的参考作用。

关键词:档案信息化;建设;绩效评价;分析

快节奏的社会发展模式下，传统的纸质档案，暴露出了越来越多的局限性，所以，发展档案资料的信息化技术，已经成为了一种不可避免的趋势。在具体执行的过程中，由于档案信息化建设工作的耗资较大，且工程的整体结构比较复杂，所以不仅仅要求企业投入相应的物力，同时还需要企业对档案管理人员进行专业化的培训，让其能够从传统的纸质档案管理模式，顺利过渡到信息化的管理模式之中，在这个过程中，绩效评价原则发挥着极为重要的作用，相关人员可以根据这方面的内容，制定有效的工作措施。

1确立档案信息化建设绩效评价主体

1．1外部主体。在档案的信息化建设过程中，外部主体的内容包括档案的使用人员，还有一些相关的专家、学者，他们通过对档案的信息化建设工作机芯能够合理的评价，并对整套系统的使用效果，展开公正、客观的点评。由于外部主体是档案信息的服务主体，所以，无论是远程使用，还是在档案馆的内部进行使用，这些服务主体的观点，对于档案信息化建设工作质量情况，都能够起到一定的参考价值。1．2内部主体。内部主体所代表的是档案的管理人员，他们是对档案进行建设、管理和监督的主体，由于档案部门的工作人员会直接参与到档案的管理工作中来，所以他们更适合担任档案评估的主体。但是有一点需要注意那就是档案信息化建设的评估工作，不能全部由他们负责，否则评价工作的说服性会有所下降，为了确保绩效评价工作能够具备客观性和公正性的特点，不能仅仅依靠单一的评价。

2档案信息化建设的绩效评价原则

2．1评价主体全面性原则。档案的信息化管理，所涉及到的利益方较多，为了确保档案信息化建设绩效评价的有效性，对于各方的意见都要进行合理的兼顾。对于各个利益方对评价对象的相关评价指标信息，要展开有效的收集与整理，并进行合理的测算，得出具有公平性和客观性的评价结果。对于档案信息化建设的工作内容，主要的利益方有部门领导、档案管理人员、档案管理部门的上级部门，还有档案的使用者，但是为了确保建设工作的科学性与专业性，档案方面的专家也可以成为档案信息化建设绩效评价的主体人员，简而言之，档案部门、档案使用人员、档案部门的上级部门，还有档案专家共同构成了档案信息化假设测评的主体。2．2以效率为导向的原则。在绩效评价的过程中，效率是一个极为重要的指标，企业档案信息化建设工作，需要投入大量的人力、物力和时间，所以，追求效率是档案信息化建设的最终目标。如何能够在有效的时间里，利用最小的经费投入，来获取更为优质的服务质量，是绩效评价工作关注的重点，在以效率为导向的原则下，首先，要对档案信息化建设质量、服务品质进行提升，其次，则是要在档案信息化建设的过程中，帮助相关人员树立完善的成本管理意识，对每一分使用资源，进行合理的应用，避免出现浪费的情况。2．3以结果为导向的原则。对于档案信息化建设的成效，以结果为导向进行绩效评价，也是一项至关重要的手段，在强调档案信息化建设效率的过程中，根据某种工作程度，可以确保档案信息化建设倾向于一个良好的工作结果，而在引入以结果为导向的绩效评价原则时，可以对档案信息化建设的产出情况，提供又一道的保障。再设计以结果为导向的绩效评价内容时，工作人员主要倾向于对服务模式、服务效果这两个方面，还包括了档案使用者，对档案信息化建设工作的满意程度，综合这几个方面的内容，能够进一步提升档案信息化的建设质量。2．4定性定量结合的原则。将定性同定量的内容结合起来，是完善档案信息化建设的一个客观性要求，定性评价指标在档案部门的管理工作中比较产检，但是定性化评价指标，这会导致评价的结果，会遭受主观因素的影响，进而降低评价的准确性和可行性;定量能够帮助整个绩效评价更为准确、客观，进而确保整个绩效评价工作的科学性与准确性，所以，为了进一步强化绩效评价工作的质量，相关工作人员在操作中，可以在档案信息化建设的内容上，对其评价指标展开定性、定量相结合的操作，树立这项基本的工作原则，能够进一步确保绩效评价工作的合理性。

3档案信息化建设的绩效评价措施

3．1明确绩效评价的内容。针对档案的信息化建设内容，在评估过程中，要对信息化建设的内容进行明确，档案信息化建设的过程中，同以使用者为导向的目标展开合理的分析，可以进一步完善档案信息化建设的绩效评价内容。在明确绩效评价内容的时候，主要可以从以下几个方面着手:第一，是分析基础设施的建设情况，像硬件的配置、软件的安装，基础网络的覆盖率、稳定性，还有配套服务设施的建设、运营情况等，都要展开深入的统计与分析;第二，办公平台的建设情况，像数字化系统能否稳定运行，信息化档案的存储设备与相关要求标准是否一致等内容，也要进行合理的察看;第三，档案信息资源的建设情况，主要有档案数字化工序是否具备高效的特点，是否建设出了完善的数据库，数字资源的共享操作能否在短时间内完成;第四，服务质量方面的内容，信息化网站的需求是否全面，服务系统是否具备稳定性的特点，用户的使用操作是否便捷，还有就是服务设施是否考虑到了一些人性化的内容。3．2设置绩效评价的指标。设置绩效评价指标体系的时候，工作人员可以将评价的具体内容，设定为一级指标，而在一级指标下，可以根据实际管理情况，设置二级指标，如果说二级指标在评价过程中还难以展开具体的量化操作，那么可以设置三级指标，并对三级指标的相关内容，展开详细的介绍，同时量化一些设置。像在一级指标中，主要可以针对基础设施部分的展开分析，而在二级指标中，可以设置出硬件环境、软件环境、网络建设和运营管理的内容，当然这里需要注意，二级指标具有不可测性，在二级指标下，可以设置三级指标指标，分别是主要的硬件设备、硬件维护程序;数据库系统、网管系统、业务软件;网络基础设施、网络结构;外网和内网;过程管理、安全管理制度、业务操作管理和制度管理等。在设置三级指标后，还要执行量化的操作处理，这样绩效评价的可行性更好，进一步验证档案信息化建设的整体质量。3．3设置绩效评价的权重。针对档案的信息化建设绩效评价内容，权重设置还需要档案方面的有关专家参与进来。相关的参与人员，可以对各项指标进行清楚的罗列，并对相关的功能进行介绍，这里可以利用一些专业性较强的方法，将相关信息寄送给那些参与评价的档案专家，通过几轮测试后，根据专家对绩效评价权重的设置，来得出各个指标的权重，根据指标体系，还有权重设计出相应的绩效评价体系表，各个评价的主体，对于档案信息化建设的信息、资料，展开收集与测试，并最终给出相应的分数来，这样更能够强化绩效评价体系的合理性。3．4分析绩效评价的结果。绩效评价既能够对档案信息化建设的成果进行有效的检验，同时还可以对检验出的结果展开进一步的分析，对档案信息化建设的成果及时作出反馈。通过上述的检验操作流程，评价结果的分析所处角色也是极为重要。评价结果的分析，需要档案管理部门的相关领导，还有专业的工作人员参与进来，这样能够进一步提升评价结果的公正性，对于检验过程中出现的问题，大家需要对那些根本性的原因进行分析，及时整改问题，档案信息化建设的初步运行，只能检测出其中一部分的问题，所以，绩效评价结果的分析，应该呈现出常态化，在后期的档案信息化运行过程中，进行不断的完善和整改，确保档案信息化可以顺利进行，切实提升档案的信息化管理水平。

4结语

总而言之，针对档案信息化建设的绩效评价工作，相关人员应该根据实际情况，提出一些针对性较强的措施，尽可能完善绩效评价方面的实效性，提升档案信息化管理的质量，这样为行业的发展，才能做出更多的贡献。

参考文献:

［1］马旭红．档案信息化建设的绩效评价研究［J］．中国管理信息化，2017，20(03):168-169．

［2］米军．档案信息化建设的绩效评价研究［J］．中国市场，2015(37):218-219．

［3］朱丽梅．构建档案信息化建设的绩效评价指标体系研究［J］．档案与建设，2015(08):20-25．

作者:郑明伟 单位:潍坊职业学院